O Tickler Arquivo A tecnologia Low - Papel alta produtividade e Ferramenta de Gestão do Trabalho

Você deseja um milagre, ou talvez você está esperando que o “ a organização de fadas &"; aparece enquanto você está dormindo, para lidar com as pilhas sempre que se acumulam de papel em sua mesa? Let &'; s enfrentá-lo, por enquanto; o escritório sem papel é apenas um mito.

Você pode ter pensado que o seu PDA (Blackberry, Treo, iPhone, etc.) iria cuidar de cada detalhe de sua vida, mas ainda assim você ainda tem as pilhas de papéis . O PDA gerencia eletronicamente: livros calendário, endereço, telefone móvel, integração de software contato pessoal, listas de compras, cópias eletrônicas de documentos, etc. O arquivo de apontamentos administra fisicamente papel: ingressos para o jogo ou teatro, formulários ou papelada necessária para um dia específico .

Então, o que é um arquivo de referência rápida, você pergunta?

Um arquivo de referência rápida é um sistema de arquivamento datado, que elimina as pilhas, arquivos e listas que atravancam sua vida. O sistema é composto de 43 pastas: uma para cada mês, rotulado de janeiro a dezembro e um para cada dia do mês, rotuladas 31/01, que cria um sistema de papel e gerenciamento de tarefas perpétua rotação. Visite o seu arquivo de referência rápida diária e você nunca terá que se preocupar em fazer algo novo.

Quanto mais maneiras que eu encontrar a utilizar o sistema, mais fácil a minha vida fica. Não é apenas um lembrete, mas também um lugar para colocar todos aqueles sempre presente “ de coisas a fazer &"; mas “ não &" ;, agora papéis.

suprimentos necessários

Uma caixa de pastas de arquivo 3-guia
Etiquetas para cada mês, janeiro – Dezembro
rótulos para cada dia do mês, 1 – 31
Sete jacaré, rotuladas segunda-feira – Domingo
Recipiente para as pastas 43

Os criados

O recipiente pode ser qualquer coisa que você gostaria de se ajustar o seu escritório d é cor. Ele deve ser alto o suficiente para suportar as pastas, pelo menos, 5 ou 6 polegadas de altura e 6 ou 7 polegadas profundo

Use apenas o lado esquerdo com guias pastas para os dias do mês, e rotulá-los 1 – 31.

Use apenas o meio com guias pastas para os meses do ano, e rotulá-los janeiro – Dezembro de

Rotular os 7 jacaré com os dias da semana

Os arquivos diários estão no começo da frente com o arquivo para amanhã &';.. S data. (Se hoje é domingo, 15 de junho, em seguida, o primeiro arquivo seria “ 16 &"; com o “ ter &"; clipe sobre ele.)
As pastas diários subsequentes, (“ 17 &"; por “ 31 &";) representam os dias restantes do mês. O próximo arquivo atrás do último dia do mês será o seguinte arquivo mês, neste caso “ &" ;, Julho e atrás seria os arquivos diários “ um &"; através de “ &" ;. 15 O restante dos arquivos mensais, &"; &" agosto; através de “ Junho &"; vai estar por trás disso.

Como fazer o trabalho para você

Criar um novo hábito. Todos os dias, verifique o seu arquivo de referência rápida. Fazê-lo primeira coisa na parte da manhã, ou como o planejamento do dia seguinte antes de sair do escritório. Escolha o melhor momento para você e fazê-lo todos os dias. Se você sabe que vai ser afastado por um dia ou alguns dias, basta verificar todos os arquivos dia antes de sair, para que você possa sair do escritório sabendo que você não se esqueceu de lidar com quaisquer itens importantes ou sensíveis ao tempo .

Cada dia puxar a pasta que corresponde ao dia &'; s data. Lei sobre esses conteúdos, pagar as contas, enviar as cartas, etc, ou movê-los para outro dia &'; s de arquivo, se você não pode chegar a eles imediatamente. Esta é a chave para manter as pilhas de papel em sua mesa de acumular novamente

Re-arquivar a pasta dias atrás no dia anterior &';. S pasta, que vai estar por trás do próximo mês &'; s pasta e mover o pinça com a parte de trás do dia dos clipes semana. Você está criando um calendário perpétuo que você lembra o que você precisa fazer, e quando fazê-lo.

Coloque os itens ou eventos que se estendem para além do mês corrente, no mês &'; s apropriado arquivo. Quando o arquivo mês seguinte chega à frente, (julho) levar o conteúdo e delegá-las aos arquivos diários para esse mês, de modo que cada tarefa será feito em tempo hábil, sem você ter que pensar sobre isso, ou ter todos aqueles itens em uma pilha em sua mesa onde você acha que você pode vê-los.

O que colocar na sua Tickler

As possibilidades são infinitas, e lista a seguir lhe dará uma idéia de como este sistema irá simplificar a sua vida

Contas a pagar – Contas que você recebe e envia através do e-mail deve ser colocá-lo na pasta de dia 5 ou 6 dias antes da data de vencimento, para que haja tempo para a entrega. Se é um pagamento automático você pode ter uma nota perpétua no arquivo dia apropriado para lembrá-lo para deduzir o pagamento de seu talão de cheques

&ndash Mensal Lembretes; Por exemplo, um cartão de 3 x 5 poderia dizer “ arquivos de computador de backup &"; e você registrá-la em um arquivo diário todos os meses para dar-lhe esse lembrete de cada mês.

Siga-up telefonemas – Você já não precisa manter todo o arquivo do cliente sobre a mesa para lembrá-lo de fazer essa chamada. Basta escrever uma nota e registrá-la no revolvimento

Bilhetes de avião e documentos de viagem e ndash; Arquivo tudo o que você precisa para sua viagem, incluindo o passaporte

Os produtos que você precisa para tomar medidas sobre – Eventos que você quer RSVP para, cadastre-se para seminários em tempo para o início pássaros desconto, agendar compromissos

&ndash manutenção do lar; Coisas que precisam ser feitas em torno da casa, como a substituição dos filtros de aquecimento e de ar condicionado podem ser agendadas no arquivo de referência rápida, e quando a tarefa estiver concluída, re-arquivado para a próxima hora agendada para a tarefa.

Espaço reservado para maiores itens – Se o item é grande demais para ser armazenado no arquivo de referência rápida, a “ ponteiro &"; a esse item pode ser criado em um cartão de 3 x 5, e colocado no arquivo de revolvimento

Aniversários e outras datas especiais – Mais uma vez, o 3 x 5 cartão pode ser usado com a pessoa &'; s nome e data de aniversário e arquivada na pasta mensal apropriado. Agrade para lead-time apropriado para obter cartões, presentes, arranjos feitos

Review “. &Rdquo talvez; ações – Para os itens que você está pensando, mas querem esperar para decidir sobre, como um próximo seminário para participar, ou novo projeto que você deseja começar. . Arquivar um lembrete, ou o folheto para mostrar-se em uma semana, ou duas semanas quando você tem mais informação, mais dinheiro, ou mais tempo para agir sobre ela

Esses itens pendentes que você don &'; t querem esquecer – O revolvimento é o lugar perfeito para o aviso de renovação DMV recebido em junho que exige uma verificação de poluição atmosférica, mas não é devido até agosto, a papelada e informações de rastreamento para uma remessa FedEx, um projeto de lei com problemas de pagamento que eu você pode estar à espera de uma resposta a, e ontem &';! s itens que não foram concluídas

A beleza do sistema é que ele pode ser adaptado qualquer número de maneiras de fazer isso atender você. Torná-lo seu próprio. Divirta-se com ele. O Tickler é o seu novo melhor amigo Restaurant  !;