Obtendo Email Under Control

Como gerenciar o fluxo de mensagens de email que a maioria de nós precisa interagir com em uma base diária é um desafio crescente
Ninguém &';. S de volume está diminuindo. Que “ besta está fora do celeiro, &"; e nós &';! re não vai ser capaz de empurrá-la de volta em
Então, recebendo um aperto nele com uma boa abordagem sistemática é fundamental para se manter sã

Se você estiver em uma pequena minoria de. pessoas actualmente em condições de manter menos do que uma tela cheia de e-mail a maior parte do tempo (porque o volume está baixo e /ou você processá-los rapidamente e de forma consistente), seu sistema é provavelmente muito bem como está. Se você regularmente têm muitos mais do que os residentes no seu e-mail in-box, você &' (centenas, milhares?); Re perigosamente sujeitos a stress e dormência em relação ao seu mundo de comunicação digital

Devido ao volume de discreta. mensagens e a velocidade com que elas aparecem, e-mail parece ser um demónio original, jogue com uma vida própria. Em essência, no entanto, de e-mail não é diferente do que um desktop bandeja de entrada ou um atendedor de chamadas – que &'; s simplesmente uma caixa de coleta para comunicação de entrada e informações que precisam ser avaliados, processados ​​e organizados conforme o caso. E-mail controle envolve o mesmo desafio como gerir o seu físico em bandeja – muitas vezes demasiado coisas que nós don &'; t ter o tempo ou inclinação para processar e organizar como se trata de modo que facilmente se torna um pântano de “. Encenado &"; ou “ pendente &"; itens – olhou, talvez até mesmo ler, mas não decidiu sobre ou efetivamente organizado (eu ter descoberto até 7000 e-mails ainda purulentas em um cliente &'; s em bandejas).

O Desafio Big

Como é simplesmente um e-mail in-box, ele precisa ser esvaziado regularmente para ser maximamente funcional. “ Vazio &"; não significa terminar todo o trabalho incorporado em seus e-mails – isso significa tomar decisões sobre o que cada um significa e organizá-lo em conformidade. Os mesmos procedimentos se aplicam a qualquer in-box – se ele &'; s a bandeja em sua mesa ou sua secretária eletrônica. Eles devem estar processando estações, e não caixas de armazenamento. Uma vez que o volume no computador é muito maior do que um de áudio ou à base de papel “ na, &"; no entanto, coloca-lo a zero parece particularmente difícil. Mas não há nenhuma luz no fim do túnel, se você está apenas deixando as coisas se acumulam lá. Demora menos esforço para começar cada dia ou dois de zero em sua caixa de entrada do que faz para manter a “ bolhas amorfas &"; de amarelo e desorganizado “ stuff &"; que deve ser continuamente reler e reavaliados para que eles significam.

Noções básicas

Vimos centenas de maneiras únicas pessoas vêm-se com a gerir o seu e-mail e muitos trabalham muito bem – contanto que nada se perde, o inventário não continua a aumentar, e alguém pode facilmente ver os e-mails que eles precisam para tomar medidas sobre. Aqui estão alguns procedimentos básicos que normalmente trabalham para todos:

Use a tecla DELETE
A facilidade com que o lixo as coisas do nosso correio físico doesn &'; t parecem traduzir para o computador para muitos! pessoas – talvez porque e-mails don &'; t ocupam muito espaço físico e eles são tão facilmente estacionado em algum lugar que &'; s não imediatamente na nossa cara. Eles &'; re ocupar espaço psíquico, no entanto, e exclusão de tudo o que nós don &'; t realmente precisa, como nós encontrá-lo, é crucial para gerenciar o dilúvio. Quando em dúvida, jogue fora. Se você &'; ve deixar e-mails se acumulam, purga é a primeira coisa a fazer. Às vezes é mais fácil de limpar a casa, clicando no botão “ A partir &"; botão que vai classificá-los por sua fonte –.! muitas vezes você pode despejar vários de uma vez que maneira

Arquivo
Use um sistema de armazenamento simples para coisas que você deseja manter como arquivos e informação de apoio . Se você &'; re um “ em caso de dúvida, mantê-lo &"; pessoa, que &'; s bem, mas don &'; t tê-lo entupimento sua bandeja de entrada. Faça pastas de referência em sua barra do navegador e arquivar esses tipos de e-mails por lá. It &'; sa muito mais fácil perder o controle deles entre os 500 ou 1000 em sua caixa de entrada do que em uma pasta que você pode nomear. E sua função de pesquisa pode facilmente encontrar mais nada com uma palavra-chave. Evite o uso de pastas aninhadas que você tem que clicar em aberto para encontrar o arquivo. Uma simples lista ordenada-alfa – por tópico, tema ou pessoa – é geralmente suficiente e mais fácil de lidar em fuga. Eliminá-los quando você tem pequenas janelas de tempo com nada melhor para fazer

Concluir a < Os 2 minutos!
A regra infame 2 minutos é crucial para o gerenciamento de e-mail. Qualquer coisa que você pode lidar com em menos de 2 minutos, se você &'; re nunca vai fazê-lo em tudo, deve ser feita a primeira vez que você vê-lo. Leva mais tempo para lê-lo, fechá-lo, abri-lo e lê-lo novamente do que seria para terminar a primeira vez que aparece. Em um ambiente de e-mail pesado, não seria incomum ter, pelo menos, um terço deles requerem menos de 2 minutos para despachar.

Organizar e-mails que requerem ação e follow-up! Se
você &'; ve excluídos, arquivados, e terminou sua < E-mails de 2 minutos, você &'; re deixou com apenas dois tipos: (1) aqueles que necessitam mais de 2 minutos para lidar com e (2) aqueles que representam algo que você &'; re esperando na dos outros. Uma maneira simples e rápida de obter o controle é criar mais duas pastas na sua barra do navegador – “ Ação e" e “ Waiting For &"; e arquivá-las em conformidade. Essas pastas devem ser visualmente distinto de suas pastas de referência e deve sentar-se no topo de sua lista de pastas, o que pode ser feito, tornando-os todos os tampões com uma pontuação prefixo como o símbolo @ ou um hífen (o que irá classificar as pastas ao topo .)

Se você &'; ve excluídos, arquivados, acabado, ou classificadas seus e-mails em pastas-lembrando de ação, você &'; re deixou com um vazio na bandeja. Agora, pelo menos, será muito mais fácil para analisar e avaliar um inventário mais completo de seu trabalho na mão; e você &'; ll encontrar it &'; muito sa mais fácil focar – em e-mail ou em qualquer outra coisa

O desafio em curso

Você deve constantemente rever e-mails acionáveis.. Depois de conseguir sua bandeja de entrada para zero, ele vai se sentir fantástico. Mas você pode &'; t ignorar o lote de Ação e-mails você &'; ve organizado. O problema com os computadores como ferramentas de lembrete é o out-of-sight síndrome-out ofmind. Se você &'; re não revê-los regularmente o suficiente, eles vão começar a roer em sua psique, criando ainda mais a evasão e sentimentos ruins. As pessoas saem e-mails em sua bandeja de entrada para começar, pela mesma razão que eles acumulam coisas em sua mesa, pensando, “ Se ele &'; s na frente de mim, eu ganhei &';. T perder ou esquecer it &"; Claro, esse hábito aparentemente prática de cuing visual é posta em causa pelo volume e ambiguidade do que &'; s nas pilhas. Eles criam dormência em vez de clareza. It &'; s muito mais fácil avaliar a sua carga de trabalho com e-mails acionáveis ​​organizados em um só lugar. Mas é necessário o bom hábito de verificar on-los regularmente para se sentir bem sobre o que você &'; re não fazendo com eles no momento

Tudo isso leva tempo e energia mental.. Fingindo que você pode obter de e-mail sob controle sem dedicar os recursos pessoais necessários para fazê-lo leva à frustração e stress. Estas melhores práticas ajudam a tornar o processo o mais eficiente possível, mas a liberdade que vem de tê-los sob controle ainda não é livre. Assim como as pessoas aprenderam a aceitar tempo de viagem como dívidas que pagam para viver e trabalhar onde &';. D preferem, eles devem integrar o tempo e energia para lidar com e-mail em seu estilo de vida e de trabalho

Abordagens personalizadas

Como o software de gestão de pessoal continuou a evoluir, tanto na área de trabalho padrão, bem como as miríades de pequenas aplicações criativas e add-ins, as possibilidades de variações de como gerenciar e-mail abundam. Eles podem ser codificados, colorido, e apresentado automaticamente. Eles podem ser classificados por remetentes priorizados. Eles podem ser diferido para recuperação em momentos posteriores. Eles podem ser transferidos e fundem-se tarefa e à-as funções de gestão em outras partes do software.

Se você configurar e começar a se acostumar com um sistema simples de pasta para e-mails de recurso, você pode encontrar alguma especializado subcategorias útil. “ Read /Review &"; pode ser uma pasta para FYI do tipo e-mails (embora versões impressas de os longos são mais fáceis de controlar do que na tela). “ de Print &"; pode ser útil se você não está em uma impressora regularmente. Algumas pessoas acham que tomar o tempo para editar as linhas de assunto de seus próprios e-mails armazenados para refletir a ação específica que precisa tomar é útil.

Melhores Práticas

Mas não importa como você ajustá-lo ou quão legal as características únicas e bons truques são de que você pode explorar e até mesmo integrar funções como consistentes em seu sistema pessoal, os princípios fundamentais da boa gestão do fluxo de trabalho deve ser seguido para promover o controle relaxado da besta:

Mantenha-mails acionáveis ​​e nonactionable em locais separados
It &';. é demasiado complexo e estressante para o seu cérebro constantemente tem que re-tipo-lo cada vez que ele olha para ela. Um sistema funciona muito melhor do que o seu psiquismo para isso. Os e-mails arquivados em pastas de referência que ainda representam coisas para fazer produzir ansiedade; e-mail in-bandeja no que só é necessária para informações recuperáveis ​​irá embaçar o seu foco. Porque a maioria das pessoas don &'; t ter um bom sistema de ação-lembrança por si só, eles estão tentando fazer a sua referência pastas um sistema para recordar o que fazer, e que nunca realmente funciona. Se de referência e de acção lembretes são coisas separadas, permite muito mais liberdade e facilidade com a manutenção de material de referência, tanto quanto você quer. Ele simplesmente se torna uma biblioteca

Mantenha-o limpo
Resíduo parece auto-gerar, mas doesn &';.. T de auto-destruição! Apagar o que você pode, para começar, e limpar seus arquivos de referência regularmente, como as coisas ficam fora de data e perdem o seu valor para você.

Mantenha-avaliação.
Como acontece com qualquer ação lembrete sistema, se você don &'; t revisar e reavaliar os lembretes de ações que você pode precisar de tomar, sua mente vai levar para o trabalho; e ele doesn &'; t fazer esse trabalho muito bem. Você &'; ll, em seguida, evitar olhar para o seu sistema e não realmente confiar em qualquer coisa que você &'; re fazendo por causa dos acordos ocultos com si mesmo, você &';.. Ve negligenciado renegociar

Seja bom para o teclado
Nós seria negligente em não lembrando de um dos fatores mais importantes na gestão de e-mail – o quão rápido você digita e como você é fácil com teclas de atalho e códigos. Não só é pobre velocidade de digitação ineficiente, cria-se uma resistência a se envolver com e-mail que mina as melhores intenções para chegar em cima dela. Se você &';. Re não até pelo menos 50 palavras por minuto, chegando lá com um bom tutor de digitação poderia fazer um mundo de diferença

Recomendamos usar a abordagem mais simples que você pode conviver com, aderindo a estes básico melhores práticas, especialmente se você &'; re um pouco começando do zero em obter esta área sob controle. Se você é relativamente sofisticado em sua gestão de e-mail já, ea criação de procedimentos mais complexos para si mesmo que realmente tornou mais simples, que &'; s fantástico. O desafio, porém, é para mantê-lo atualizado, completo e consistente – e não exige mais tempo e pensei que vale a pena a recompensa que você pode obter. Seu processo tem que ser tão básico e quase automático que você irá mantê-lo mesmo quando você don &'; t sentir como fazê-lo

E-mail, como qualquer ferramenta poderosa, pode ser uma bênção ou uma maldição.. E se a ferramenta vai com o trabalho, você precisa para investir em tudo o que é preciso para usá-lo com sabedoria e segurança. É um grande potenciador de produtividade, mas quando se chega longe de você, it &';.. Sa risco ocupacional grave Restaurant