Qual é a linha inferior? Como enviar e-mails que cortar à perseguição & Reduzir o seu E-mail Carga

As chances são boas que você &'; re receber toneladas de e-mail como todo mundo, mas você já parou para pensar se você &'; re contribuindo sobrecarga para o e-mail porque você &'; re envio muitos e-mails ou se o que você &'; re envio estão redigidos de forma eficiente e eficaz

Você está enviando o tipo que chegar à linha de fundo rapidamente ou você está adicionando às quantidades infinitas de frente e para trás e-? cordas de correio lá fora?

Eu vejo muitos tipos de contribuições de sobrecarga de e-mail quando eu trabalho com os clientes. Meu cliente ou seus colegas, chefes e funcionários são muitas vezes …

Copiar pessoas à morte quando eles don &'; t precisa saber
Abusando da lista de distribuição empresa com muitas piadas ou anúncios
Enviando e- mails que são muito longos
Enviando e-mail quando a informação poderia esperar para a próxima reunião ou relatório semanal
Enviando e-mail quando deveriam estar usando o telefone

Eu vejo tudo isso situações e mais como eu trabalho com meus clientes, que são em ambos os lados da cerca, como sobrecarregado e também sobrecarregar outros.

Mas uma das coisas que eu vejo com muita frequência é meus clientes, que estão em posições de liderança , fazendo perguntas de outras pessoas em um e-mail quando eles devem ser mais pró-ativa e mais directiva

Eles digitar e-mails que aren &';. t tão eficiente e eficaz quanto poderiam ser, porque &'; re não pensar adiante sobre todos os possíveis cenários ou os resultados de sua primeira pergunta e eles &';. re não fraseado seu e-mail de tal forma que incentiva o progresso rápido ou chega a uma conclusão mais rapidamente

Isso faz com que muito mais e-mails para serem enviados e para trás do que o necessário

Here &';. é um exemplo de uma experiência com um dos meus clientes e hellip;

Meu cliente queria se um documento carregado para a empresa Intranet . Ele não era &'; t certeza se ele estava lá, mas estava certo de que ele queria carregado se não fosse &'; t já está lá. Ele expressou seu e-mail original para a outra pessoa dizendo:

“ Você já viu esse documento na intranet? Você sabe se ele &'; s &" lá;

Eu o parei e lembrou-lhe que ele disse que realmente queria este documento sobre a empresa Intranet – e nós &'; re assumindo que queremos o mais recente, up-to-date versão – então por que fazer uma pergunta sim ou não

Você está realmente enviando um e-mail que receberá os resultados efetivos mais eficientes

Se você &';?? re 80% ou mais certeza de que &' ; s já está lá, então vá em frente e pedir o seu sim ou não questão. Caso contrário, se poderia ser 50/50, obtendo um “ não &"; vai deixar você ter que enviar e-mails adicionais para obtê-lo carregado e verificado. E até mesmo um “ sim &"; poderia levantar novas questões como o “ É a versão correta &";?

Então, por que não ir direto ao ponto

Basta enviar um, proativa e-mail direto e pedir que seja carregado e verificado por ser a versão correta. Eu recomendei esta mensagem em vez disso, depois de uma saudação adequada:

“ Por favor, carregar este documento para a empresa Intranet se você don &'; t vê-lo lá. Certifique-se que &'; s a versão mais atualizada e deixe-me saber quando a nossa equipa pode acessá-lo &";.

… e ser feito com ele

Esta nova mensagem abrange tudo possível. cenários e doesn &'; t deixá-lo com o progresso retardado no caso foi uma “ não &"; ou “ sim, mas eu don &'; t saber se ele &'; s o caminho certo &";.

No final, os mais proativas seus e-mails estão redigidos e quanto menos você enviar, a menos que você &'; re probabilidade de receber em troca e tem que gerir, o que eu sei que você &'; d apreciar. Então, vá direto ao assunto … bottom-line IT … mantê-lo curto e doce e outros apreciarão receber e administrar menos, também Restaurant  !;