Por que uma planilha do Excel não é suficiente se você quer realmente ser produtivo

Isn &'; t é engraçado como nós descobrir coisas na vida que não tínhamos ideia fosse possível? Muitas vezes, nós don &'; t sabe que nós don &'; t sabe, mas às vezes nós sabemos que nós don &'; t sabe e que &'; s quando chegarmos a manter uma mente aberta e ficar ansioso para aprender. E quando você &'; re o único a fazer o ensino, it &'; s diversão para abrir mais alguém ' &; s mente para as possibilidades. It &'; s diversão para iluminar o caminho

Isto é algo que começa a desfrutar regularmente quando eu ensinar as estratégias de Taskology ™ em conjunto com a utilização do Microsoft Outlook ® e eu tenho que fazer isso todos os dias com meus clientes privados. Mas enquanto eu can &'; t trabalhar de 1: 1 com todos, (que é por isso que eu &'; estou começando minha Taskology ™ Boot Camp em breve!), Eu posso usar meus e-zine e artigos de blog para tentar iluminar o caminho para os outros que don &' ; t ainda sei que há &'; sa melhor maneira de gerenciar seu dia usando as ferramentas que eles já têm

Eu falei recentemente com um profissional aqui em Baltimore que tinha frequentado uma das minhas apresentações.. Ele &'; s interessado em tomar sua produtividade dia de trabalho para o próximo nível e ele estava perguntando sobre o meu e-book, “ Mais Feito … ! Agora &"; Ele se perguntou se ele iria ajudá-lo com sua tarefa de gestão.

Antes de eu respondi, eu cavei um pouco mais profundo e pediu-lhe algumas perguntas sobre o que exatamente ele estava fazendo hoje para gerenciar suas tarefas. Em vez de responder diretamente a minha pergunta, primeiro ele queria me dizer que ele se considera muito organizado e produtivo e que ele &'; s ler uma série de livros que o ajudaram em sua produtividade, que parecia ótimo! Então, ele me acompanhou através de uma lista de outras práticas de dia do trabalho que ele estava orgulhoso de e que parecia que eles estavam trabalhando para ele e eu comecei a me perguntar por que ele precisava falar comigo em tudo!

Eu ficava perguntando mais perguntas sobre o que não era &'; t trabalhando para que eu pudesse descobrir onde eu poderia ajudá-lo e além de descobrir que ele &'; d criado uma pasta de e-mail para todos que &'; s nunca lhe enviou um e-mail (uma prática que eu completamente desaconselham, por sinal) eu tenho a resposta à minha pergunta de gerenciamento de tarefas: ele &'; s usando uma planilha Excel para manter o controle de suas tarefas

Aha.! Este é um que eu haven &'; t ouvi em muito tempo. E sim, o meu e-book ajudaria

Então eu comecei por elogiar o – e I &'; ll elogiar qualquer um de vocês também que fazer a mesma coisa – porque pelo menos você &'; re recebendo o seu para-dos, lembretes e projetos fora de sua cabeça e para outra coisa. Quer se trate &'; s, em papel ou em uma planilha como o de Excel, it &';! Sa bom começo

Mas há assim muitos benefícios a usar uma lista de tarefas eletrônico – como a do Microsoft Outlook ® – que superam em muito os benefícios de usar uma planilha do Excel. Você &'; ll ser capaz de economizar mais tempo, esvaziar sua caixa de entrada mais rápido e usar um mais fácil, lista de tarefas mais simples que &';. S parte de um sistema integrado maior

Quando você usa uma planilha do Excel, aqui &'; é o que você &'; re ausente e por que você &'; re vai querer deixar cair este sistema como uma batata quente

Você pode &';.. t esvaziar sua caixa de entrada facilmente
Desde many-to dos, lembretes, informações do compromisso, e informações de contato estão esperando por você em sua caixa de entrada, it &'; s essencial para ser capaz de transferir facilmente dados de seu e-mail para outro importante “ baldes &"; em seu sistema de e-mail integrado, como calendário, contatos e lista de tarefas

Mas uma planilha isn Excel &';. t parte de qualquer outro sistema, por isso não &'; s nenhuma conectividade entre as tarefas e os e-mails ou algo mais. E não, eu &'; não estou falando sobre o uso do sistema de bandeira, que pode &'; t ficar. I &'; estou apenas falando sobre ser capaz de transferir facilmente informações e anexos para uma tarefa quando necessário, o que para os meus clientes é o tempo todo

Este é um passo essencial que você simplesmente pode &';. T fazer sem quando quiser para ser mais produtivo e que &'; sa passo que você pode &'; t fazer quando usando uma planilha do Excel. Quando você &'; re preso com esta limitação, it &'; sa muito mais difícil de se livrar de e-mail para o bem, priorizar todas as suas tarefas, e ser mais produtivo
Você pode perder tempo você pode &';. T dar ao luxo de desperdiçar <. br> Se você &'; re usando uma planilha do Excel para gerenciamento de tarefas, tempo precioso está vazando fora de seu dia. Existem várias maneiras que você pode economizar tempo usando uma lista de tarefas existente em seu sistema de e-mail, especialmente como a do Microsoft Outlook ® ;.

Se você tem que re-prioritize (leia-se: re-sort) suas tarefas na planilha do Excel cada vez que você adicionar uma tarefa, você &';. re perder tempo

Se você muitas vezes re-classificar sua lista por vários parâmetros, tais como data de ação, data de vencimento, descrição, projeto, programa, trabalho , cliente ou algum outro parâmetro cada vez que você quiser ver as suas tarefas de forma diferente, você &';. re perder tempo

Se você tem (ou quer) Formato /re-formatar a sua planilha Excel quando você adicionar novo informação, você &'; re perdendo tempo. Você pode encontrar-se com as muitas opções de formatação disponíveis para você:. Embrulho, centralização, justificando, colorir, ou a escolha de tamanhos de fonte, texto em negrito ou sublinhado

Usando, uma lista de tarefas eletrônico existente significa a formatação já está feito para você e elimina a necessidade para ele, o que simplifica o processo. Isto significa: menos tempo gasto na formatação e mais tempo realmente fazer suas tarefas
Uma planilha do Excel não é tão aerodinâmico ou de fácil leitura
O que quero dizer com isso..? Bem, quando você &'; re olhando para uma planilha do Excel que você &'; re olhando para cada bit de informação, incluindo a tarefa, sua data de ação, você &'; re “ devido &"; data (se houver), as notas se você tem uma coluna para o “ notas, &"; e várias colunas para coisas como projeto, programa, trabalho ou cliente, se você adicionou os. A menos que você &'; re esconder linhas, você &'; re provavelmente olhando para um monte de informações – mais do que você realmente precisa

Não só é muito desta informação desnecessária quando se utiliza o Taskology ™ método de gerenciamento de tarefas, mas usá-lo com o Outlook alivia a necessidade de olhar para tudo isso poluição visual em uma planilha. There &'; s já, uma estrutura fácil de ler existente para um Taskology ™ lista de tarefas. It &'; s aerodinâmico, concisa e ordenada. Você só precisa ver as suas tarefas para o hoje, enquanto simplesmente escondendo dias futuros com um clique do mouse

E para hoje &';. Tarefas s, tudo que você precisa para ver se a tarefa ea data acção eo resto, como suas notas, e-mails e outros detalhes relacionados, pode ser escondido até o momento em que você realmente trabalhar nessa tarefa. Não há necessidade de ver toneladas de poluição visual, que pode ser difícil para os olhos, perturbador e muito mais do que você precisa ver ou pensar sobre

Então, se você &';. Re usando uma planilha do Excel – ou papel – para a sua lista de coisas a fazer, considerar a mudança para uma lista de tarefas em um sistema eletrônico que você já tem. Começar a reduzir a quantidade de tempo que você gasta utilizando a lista e, em vez gastar mais tempo fazendo o que &';.. S na lista Restaurant