4 Fundamentos para aliviar a carga em sua caixa de entrada

Eu amo trabalhar com entusiastas, profissionais percorridos. A pedido de um dos meus clientes, um advogado em Baltimore, eu trabalhei com um de seus associados, um membro jovem, enérgico da empresa.

Além de ensinar a parte do Produtiva Sistema &trade Dia Sucesso gerenciamento de tarefas ;, nós nos concentramos um pouco sobre como ele consegue seu e-mail. Enquanto isso associado não tinha &'; t milhares acumulados e milhares de e-mails em sua caixa de entrada ou na pasta, no entanto, ele ainda tinha mais de 2.000 em sua caixa de entrada no dia em que trabalharam juntos

Quando terminamos ficando a sua caixa de entrada para baixo. a 0 (e eu lhe ensinou a mantê-lo assim), ele me lembrou para cobrir algumas dicas com você novamente para ter certeza de que &'; re no caminho certo quando se trata de gerir o seu e-mail – uma daquelas ferramentas que você acha que é um amigo um dia e um inimigo próximo. ícone piscadela 4 Fundamentos para aliviar a carga em sua caixa de entrada

Aqui estão 4 fundamentos eu quero que você lembre-se de ajudá-lo a aliviar a carga em sua caixa de entrada

1. Sua caixa de entrada não é um armário de arquivo, nem um To-Do List

sua caixa de entrada destina-se a trazer e-mail IN. It &'; s não significava viver ali para sempre e sempre. O que vem em de voltar novamente. It &'; s não é diferente do que a caixa de entrada física em sua mesa para documentos, arquivos e outros e-mails recebidos. It &'; s também não é diferente de correio de voz para o telefone do escritório ou seu telefone celular. Toda esta informação não é suposto a se acumular. It &'; s pretendia continuar fluindo para a frente a sua próxima estação temporária ou local permanente

2.. E-mail pode ser a desordem também

Assim como todos os outros bits de entrada acima mencionados de dados, o seu e-mail podem acumular-se e tornar-se a desordem, como papel e arquivos podem em sua mesa. Então lembre-se esta bit seguinte: “ A desordem é decisões desfeitas &";. Está a evitar ou diferir decisões quando você deixa suas muitas caixas de entrada encher-se com coisas

E-mail é feito para ser lido, a menos que você sabe imediatamente que &';. S lixo ou spam. Caso contrário lê-lo, então pare. Tomar uma decisão sobre o conteúdo do e-mail e ele &';. Utilidade para você s

Quando eu trabalhava com meu cliente, o associado, ele reconheceu imediatamente que muito do que ele tinha mantido agora era inútil ou sem sentido desde que foi relacionado com as tarefas concluídas e os projectos e tempo tinha passado.

Verifique sua caixa de entrada de e-mail. Quão longe você está segurando e-mails? Um ano? Dois anos? Mais? Como é esta informação útil para você?

3. Melhor prevenir do que Desculpe

Às vezes, &'; s verdadeiro … você tem que segurar e-mail para todo o sempre, devido a regras e regulamentos existentes em seu trabalho, carreira ou indústria jurídicas, financeiras e /ou outros. No entanto, mesmo que &'; s verdade, que doesn &'; t significa que esses e-mails são mantidos melhor em sua caixa de entrada ou em pastas do lado esquerdo. Não desculpa. Eles precisam ir para outro lugar

Se você don &';. T referência mais velhos e-mails muito – ou em tudo – uma vez que a tarefa, trabalho, projeto, programa ou cliente trabalho é concluído, considere armazenar e-mails e anexos em outros lugares.

Consolidar informações em seu disco rígido de acordo com projeto, trabalho, departamento, programa ou cliente. Ou você pode arquivá-los em seu sistema de e-mail por ano ou em outra estrutura que ajuda você encontrá-los rapidamente quando você realmente precisa fazer para encontrá-los mais tarde.

4. Por agora ou para mais tarde

Se você don &';? T já tem algumas pastas criadas no lado esquerdo da tela, este é um bom lugar para armazenar e-mails ativos e em curso. Enquanto o associado eu trabalhei com muitas identificados e muita informação velha, obsoleta ou inútil em sua caixa de entrada, alguns deles eram, ao mesmo tempo, útil. Então, uma vez que seus e-mails tornaram informações de referência, que eles precisam para sair da caixa de entrada.

Embora seu trabalho está em andamento, você pode configurar pastas à esquerda, sob a caixa de entrada para rastreamento e armazenamento de trabalhos em curso ou projetos. Mas … manter o destino final desta informação em mente, especialmente se você &';. re significou para estar salvando todas as informações do cliente, por exemplo, em seu disco rígido de acordo com as diretrizes da empresa ou como cópias em papel em uma gaveta de arquivo

Don &' ; t usar as pastas de e-mail como um trampolim se a informação é realmente significou para ficar em outro lugar em uma base mais permanente. Se isso &'; s o caso, então, com poucas exceções, it &'; s melhor para obter esses e-mails e seus anexos ao seu local permanente de imediato, em vez de deixá-los acumular. I &'; ve visto este “ trampolim &"; abordagem sair pela culatra mais de uma vez e a frustração eo tempo perdido foi incrível Restaurant  .;