Organizando seu Espaço de Trabalho

Muitas vezes recebemos perguntas sobre as áreas de trabalho pessoais: “ O que é a melhor maneira de organizar um espaço na mesa, estantes, e todo o meu escritório? O que gadgets ou ferramentas especiais pode me ajudar a organizar o trabalho de forma mais eficiente? Com que frequência devo limpar e organizar it – assumindo que ele doesn &'; t ficar limpo assim que &'; s limpos &";?

Vou compartilhar meus pensamentos sobre transmissões e do espaço de trabalho de logística, mas tenha em mente que, a fim de entender como tudo se encaixa e para fazer este trabalho, você deve estar familiarizado com os meus documentos no Diagrama de Fluxo de Trabalho, General Arquivo Referência, o arquivo de apontamentos, eo Weekly Review. Todos estes estão disponíveis no site da davidco.com

A área de trabalho deve funcionar como um cockpit – todos os controles de fácil acesso, conforme necessário, permitindo foco máximo sobre o trabalho na mão, rápido over-visualização de trabalho a ser feito, e fácil processamento ad hoc de todas as formas de entrada (a partir de e-mail, correio de papel, telefone, e conversa ao vivo .)

hardware básico

Here &'; sa kit de ferramentas básicas:
1. In-cesto (cesto superior)
2. Work-in-progress cesta Sims 3. De pé prateleiras de arame para pastas de arquivo (work-in-progress
apoio) página 4. Out-cesta
5. Computador
6. Printer (ter um na mão direita – que &';! Ll poupar horas)
7. Relógio
8. Telefone /atendedor de
9. Captura /Tools &ndash de comunicação; almofada de escrita, grampeador, fita
; bandeja de mesa e suportes para canetas, post-its,
clipes de papel, tesouras, carimbos.
10. Labeller (para arquivos)
11. Novas pastas de arquivos (lotes, na mão!)
12. Armários (dentro do alcance)
13. Banco de dados de telefone /endereço
14. Calendário
15. Suprimentos pessoais (melhor em na-mão gavetas):. Recargas para
instrumentos de escrita, baterias, cartões de visita, papel de carta, envelopes
, fones de ouvido, CDs em branco,
pequenas ferramentas, e assim por diante

Área de trabalho FUNCIONALIDADE

Dois tipos de materiais pertencem em sua área de trabalho, e ele &'; s muito produtivo para classificá-los de acordo:
1. O que pertence lá permanentemente
2. O que está em trânsito e incompleta

A maioria das pessoas têm distinções vagas (se houver) e físicos visíveis entre estas duas categorias muito diferentes em seu ambiente – o que tem ação necessária eo que doesn &'; t, porque ele pertence lá. Em nosso treinamento de fluxo de trabalho com os executivos, a primeira atividade que tê-los fazer é classificar para fora o que fica onde está eo que ainda precisa de atenção. Muitas vezes, também, há muitas coisas que devem ser expurgados para fora do ambiente. Às vezes, uma infinidade de ultrapassada “ stuff &"; podem se acumular, obstruindo gavetas e cantos e recantos da mesa Portal Imobiliário

Material

Os únicos itens que pertencem permanentemente em sua área de trabalho são permanentes:. suprimentos, material de referência , decoração e equipamentos. Qualquer outra coisa que vai em primeiro lugar na caixa de entrada para ser processado e, em seguida, é tanto jogou, fez cócegas, arquivado ou codificados em seu sistema de ação lembrete
“. Suprimentos e" – tudo que você precisa, e usar-se, em uma base regular – escrita e impressora papel, selos, clipes de papel, tecidos, tintas, etc. Art “ O material de referência &"; – seus arquivos, pastas de anel, diretórios, manuais, listas de códigos, etc. Art “ Decoração &"; – d é parede; cor, arte, plantas, fotos de família, nostalgia, desenhos animados, etc. Art “ Equipamentos &"; – móveis, telefones, computadores, PDAs, impressoras, grampeador, abridor de carta, canetas, carregadores, projetores, pastas, etc.

mantê-lo atualizado

It &'; s vezes um exercício digno para exorcizar o suprimentos, material de referência, decoração e equipamentos que realmente aren &'; t mais tempo. Muitas coisas que começam como funcional nessas categorias tornou obsoleto, inútil, ou extraviado simplesmente pela passagem do tempo. It &'; s bom para limpar regularmente e reorganizar a mesa, gavetas, prateleiras, balcões, e arquivos. It &'; s muito fácil ir inconsciente de coisas só porque ele &'; s lá, minando o sentido de utilidade ativo no seu ambiente. Se você tem coisas que você ainda ao redor &'; re não tenho certeza se você pode precisar de novo (como diversos acessórios eletrônicos), considere colocá-los
mais longe de você em caixas de armazenamento de plástico etiquetados “ Diversos engrenagem, &"; que você pode então reavaliar posteriormente quanto à sua relevância.

Apresentação de Styling

É importante prestar atenção à logística de depósito em sua área de escritório, porque, além de mobiliário , requer mais espaço e movimento físico para executar. Arquivamento de referência geral (incluindo também os arquivos de projetos em andamento suporte) deve ser de fácil acesso. Você deve eliminar qualquer resistência a apresentação de um único pedaço de papel para fora do, se ele &' in-basket; s potencialmente informações úteis. (Veja meu artigo sobre Arquivo Geral Referência.) Se você tiver seu escritório e seu mobiliário e
sua disposição herdada, você pode ser vítima de elegância estética e funcional inconsciência. Questão corporativa padrão são sideopening armários que exigem arquivos de suspensão, que aren &'; t tão fácil de usar como os tipos frente-abertura com blocos deslizantes que mantêm arquivos na posição vertical. A maioria das pessoas precisa de quatro gavetas cheias de arquivos para seu próprio depósito de referência geral pessoal, se eles têm um sistema bastante fácil de usar para todo o material de referência variado à base de papel que poderia ser keepworthy. Qualquer material de referência que pode levantar-se por si só vai em suas prateleiras, como livros, manuais grossos e ligantes (devidamente rotulados). Qualquer outra coisa que deve viver em seu próprio arquivo em ordem alfabética em seus armários

In Transit e material incompleto

O material móvel na área de trabalho consiste em:.
1. Entrada a ser processado Página 2. Lembretes de Ação

Processamento de entrada

Área de trabalho deve ser organizado para tornar mais fácil para processar a entrada em momentos aleatórios (e-mail, correio de voz, correio de papel, etc.) em A -Cesta e seu e-mail devem ser todos facilmente processo capaz enquanto você &'; re em espera em uma chamada em conferência, ou à espera de alguém para andar em seu escritório. Assim, não só o telefone eo computador, mas também a caixa de entrada deve estar na mão &'; s alcance. A caixa de entrada pode e deve realizar tudo o que ainda não está organizada, por isso não há necessidade de ter um “ &" mesa bagunçada ;. Claro, eu espalhar minhas coisas para trabalhar em um projeto ou com um cliente ou para uma reunião, mas quando quero me concentrar em outra coisa, eu preciso re reunir-tudo e quer re-file-lo como adequado ou atirá-lo em “ em &"; até que eu possa chegar a ele de novo. Claro que um bloco de notas ou alguma forma de fácil
anotações dispositivo deve ser sempre bem à mão, no caso o telefone toca ou eu quero verificar o correio de voz, ou alguém aparece para o escritório e me deixa saber algo que eu poderia quero fazer algo com mais tarde.

Ação Lembrança

As ferramentas de ação e lembretes em um espaço de trabalho consistem em (1) calendário, (2) lembranças de as- logo-como-eu-pode obter-se-it ações, e (3) uma visão geral dos projetos e resultados de longo horizonte. Estes podem ser em qualquer hardware que você pessoalmente escolhido como o mais logisticamente eficiente para a sua vida e estilo de trabalho. Eles poderiam estar em um planejador de folhas soltas, uma aplicação de software, e /ou pastas e cestas baseados em papel.

A primeira coisa que normalmente acessada em questão é o calendário (e um relógio), para que você saiba onde você tem que ser quando hoje. Ela significa o “ paisagem hard &"; para o seu dia, e assim deve ser o dispositivo e as informações mais facilmente e de forma consistente avaliação. O próximo mais acessível para avaliação precisam ser as listas de ação e lembretes, pasta ou cestas. (“ Gee, I don &'; t tem que ser na reunião por mais 15 minutos ... o que eu poderia lidar com e desça meu prato entre agora e, em seguida, &";?) As listas de projetos, objetivos, metas, visões, pode-quero-a &'; s, etc. só precisa ser acessível o suficiente para que, no Weekly Review, eles são lidos de forma adequada para a calibração eficaz do seu foco operacional intuitivo

Manter o sistema

Se o espaço de trabalho é organizado de forma adequada, de acordo com os princípios reais do fluxo de trabalho (como I &'; ve descrito acima) que &'; s não é grande coisa para mantê-lo. Por uma questão de fato, o mais hermético do sistema é, mais fora de controle você pode deixá-lo chegar! Se você &'; re em um rolo real (fazer dinheiro a rodo hoje), quem se importa o quão limpa sua mesa é ?! Com um sistema claro no lugar, não é só fácil de fazer as coisas de volta no controle, ele &'; s realmente divertido. Sem o sistema, ele &'; s frustrante, e ali permanece sempre uma vaga sensação de estar fora de controle porque o jogo hasn &';. T sido totalmente estruturado

O Weekly Review deve ser o tempo para obter as bordas de volta, certifique-se que tudo está no lugar, pronto para mais um teste bem sucedido. Mas &'; s também um ótimo hábito e princípio – em caso de dúvida, limpar uma gaveta! (There &'; s outro rolo vindo!)

DAVID &'; S Pessoal Escritório ESPAÇO (! Venha ...)

na minha mesa

1. Dois dos meus Fedon empilhamento bandejas – um top para IN eo
debaixo de um para o “ de apoio de ação &"; materiais
2. Dois Fedon stand-up racks de suporte do arquivo de arame, para os meus arquivos do sistema
plástico e work-in-progress arquivos de suporte
projetos ativos atuais e reuniões em pé) Sims 3. Laptop no estande do replicador de portas, ligado a: rede,
impressora, unidade de armazenamento externo, e sincronizar
conectores para PDA, iPod, câmera digital, etiquetadora,
scanner e gravador digital página 4. Bandeja extra single Fedon empilhamento para encurralar uma régua de energia
com carregadores diversos
5. Titular Fedon para highlighter /abridor de carta /tesoura
6. Duas bandejas Fedon organizador com clipes de papel,
grampo removedor, selos, post-its, canetas, armazenamento em massa USB
varas, lip balm
7. Grampeador
8. Fita Scotch distribuidor
9. Almofada legal
10. Globo do mundo (pequeno, para a decoração)
11. World Atlas (Smythson)
12. Labeller (Brother PT-18)
13. Scanner (small – Canon)

No Desk

1. Pequenas gavetas: caneta recargas, removedor de grampos, baterias,
cartões de visita, lanterna, recargas NoteTaker carteira, talões de depósito, fone de ouvido USB.
2. Gavetas mais profundas: fornecimento de novas pastas de papel manilha de arquivos, pequenas ferramentas, variado acessórios de viagem, etc.

sobre o balcão atrás de mim

1. Heavyweight grampeador Página 2. Impressora /fax /copiadora (HP 2840) Sims 3. Fedon bandeja de empilhamento para OUT
4. Fedon empilhamento bandeja para Ler /Review – revistas, artigos

Meus arquivos

Na minha mesa:
1. Arquivo de referência rápida
2. Arquivos pessoais financeiros (AZ)

No prazo de alcance:
1. Arquivos da empresa DAC pessoais (A-Z)
2. Arquivos de referência gerais (AZ)

Também ...

1. Dois armários de metal com pequenas gavetas para artigos de papelaria, impressora verifica, envelopes

E em prateleiras variado e no armário

1. Livros
2. Impressora papel Sims 3. . Aumentar a engrenagem Restaurant