Preparando-se para o Retiro de Planejamento Estratégico - Um Checklist

Cada organização sem fins lucrativos devem conduzir o planejamento estratégico em uma base regular, como planos estratégicos delinear o que etapas da ação a organização vai tomar no futuro para sustentar e fazer crescer o seu funcionamento, ao aderir à sua missão. Muitas organizações de concentrar a atenção sobre a realização da sessão de planejamento estratégico e desenvolvimento de um plano, mas não alocar tempo suficiente para se preparar para o retiro de planejamento. Ter tempo para preparar adequadamente para uma sessão de planejamento estratégico pode ajudar o evento real para correr muito mais suave e eficiente, resultando em maior produtividade. Este artigo fornece uma lista de itens a considerar na preparação para seu próximo retiro de planejamento estratégico.

1. Comunique-se aos membros do conselho que é uma de suas responsabilidades primárias para definir a direção para a organização, através de planejamento estratégico. Descrições de cargos membro do Conselho de Administração deve incluir essa responsabilidade, e os potenciais membros do conselho devem estar cientes disso antes de vir a bordo.

2. Se a sua organização já tem um plano estratégico no lugar, rever o que metas e objetivos foram concluídos. Se houver restantes metas e objetivos que não foram abordados, mas são relevantes para a estabilidade da organização e crescimento, verifique se eles são distribuídos aos membros do conselho antes da sessão de planejamento

3.. Recolher o máximo de entrada de sua equipe, membros do conselho, e outras partes interessadas antes da sessão de planejamento estratégico. Isto é geralmente feito através de uma análise SWOT, onde as partes interessadas identificar os pontos fortes e fracos da organização interna, bem como as oportunidades e ameaças externas que a organização pode estar enfrentando. Os interessados ​​também podem ser convidados a identificar quaisquer tendências no campo que podem impactar a organização, positiva ou negativamente. Esta entrada é valioso para o processo de planejamento estratégico, pois pode identificar as áreas que precisam ser desenvolvidas ou tratadas. Os resultados da análise SWOT deve ser compartilhada com a placa antes do retiro de planejamento.

4. Decidir quando e onde você irá realizar a sessão de planejamento estratégico, permitindo que pelo menos um dia inteiro para o retiro de planejamento. Certifique-se de que o local está em um ambiente tranquilo e confortável, onde os membros do conselho podem relaxar. Interrupções devem ser mantidos a um mínimo.

5. Pesquisar e contratar um facilitador. Pergunte aos seus colegas sobre bons facilitadores eles usaram no passado, especialmente aqueles com um fundo no campo sem fins lucrativos. Reúna-se com o facilitador antes da sessão de planejamento para desenvolver a agenda da sessão, e para discutir o processo de planejamento e resultados esperados. Certifique-se o facilitador tem cópias de documentos importantes a ler para ele /ela pode entender a missão da organização e visão, programas e serviços, e questões importantes, antes do retiro de planejamento.

6. Discutir e tomar todas as providências necessárias alimentares. Decida quais as refeições você está indo para fornecer (dependendo do seu orçamento), e selecionar um fornecedor se a instalação não funcionar uma cozinha. Certifique-se de que você fornecer, pelo menos, dois entr é. Opções e, e não se esqueça de pesquisar seus conselheiros com antecedência para ver se eles têm quaisquer preocupações ou necessidades dietéticas

7. Decida o que você vai precisar no retiro de planejamento em termos de equipamentos, ferramentas e suprimentos. Você quer ter computadores e uma impressora disponíveis, você vai precisar de um retroprojetor e tela, ou será um flip chart suficiente? Será que a instalação fornecer papel e canetas ou você terá de fornecer esses fornecimentos? Faça uma lista dos itens que você vai precisar, montá-los um dia antes da retirada, e certifique-se que todo o equipamento é operável.

8. Pergunte aos seus membros do conselho se eles precisam de qualquer tipo de alojamento especial. Por exemplo, se alguém é deficiente visual ou cegos, eles podem precisar de seus materiais de planejamento em letras grandes ou Braille. Da mesma forma, se eles usam uma cadeira de rodas, eles podem precisar de uma tabela que é maior em

9. Determinar quais os documentos que você deseja que seus membros do conselho de ler com antecedência. Distribuir esses documentos via e-mail ou correio regular, dependendo do que pedir os membros da diretoria. Além disso, certifique-se de que esses mesmos documentos estão disponíveis no retiro de planejamento, para efeitos de referência ou no caso de alguém se esquece de seus materiais. Documentos que você pode querer membros do conselho para ler antes do retiro de planejamento podem incluir, mas não estão limitados a:

a. Artigos de Incorporação e Estatuto Social

b. As declarações de missão e visão

c. Políticas e procedimentos regulares e de pessoal

d. As descrições de trabalho e ferramentas de avaliação de desempenho

e. Brochuras, newsletters, outros materiais de marketing

f. Descrições de programas e de serviços, de elegibilidade critérios /requisitos, formulários, estatísticas, relatórios, etc.

g. Relatório anual (s)

h. Orçamentos anteriores aprovadas e orçamento atual, relatórios de receitas e despesas, o lucro e as declarações de perda de

i. Documentos de planeamento estratégico anteriores

j. Relatórios de auditoria anteriores e atuais

k. Contratos, concessões, acordos

l. Cópias das páginas do site

Tomando o tempo para se preparar para a sua próxima sessão de planejamento estratégico pode ajudá-la a fluir mais suavemente, executado de forma mais eficiente, e ser mais produtivo. Este artigo forneceu uma lista de itens a serem considerados quando se preparava para um retiro; você pode pensar em outros itens também. O ponto importante é reservar tempo suficiente ao se preparar para o seu retiro de planejamento. Uma lista de verificação pode ajudá-lo a organizar e lembrar aqueles itens que precisam ser atendidos com antecedência, resultando em um retiro de planejamento mais produtivo e bem sucedido

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