Anthony Ricigliano - Business Communications Eletrônico

Como melhores práticas de TI estão rapidamente a transição de boas idéias para requisitos legais, as empresas estão descobrindo que a manutenção e arquivamento de comunicações ligados às empresas é uma necessidade em oposição a um agradável de se ter. Para ser claro, o arquivamento não é o mesmo que fazer o backup de seu servidor de e-mail. Um backup é normalmente usado apenas para restaurar o sistema após uma falha ou para voltar a um estado anterior. Um arquivo é semi-permanente de armazenamento de documentos de missão crítica e outros e-mails que são necessárias para ser mantido para o cumprimento regulamentar ou outras razões. Let &'; s dar uma olhada mais de perto essa preocupação crescente:

Regulamentos Indústria

Certas indústrias são obrigadas por lei a manter registros de determinadas operações por períodos de tempo muito específicos ou enfrentar penalidades rigorosas. Para complicar este assunto, uma empresa individual pode enfrentar um conjunto diferente de regulamentos sobre o estado federal e até mesmo nível local,,, internacional. Embora essas leis don &'; t geralmente se referem especificamente aos e-mails, este meio é agora reconhecido como o mecanismo padrão para negociação informações e documentos. Em vez dos bancos de armários de arquivo que foram vistos em uma época passada, as empresas com estrita Anthony Ricigliano Indústria exigências regulatórias devem agora ser a manutenção de um banco de servidores dedicados, não só para o armazenamento de e-mails críticos para os negócios, mas também fornecendo uma busca fácil e rápido e método de recuperação

As empresas que don &';. t respeitar as regras quando se trata de manter cópias de documentos legais e transações financeiras correm o risco de penalidades impostas por organizações como a Securities and Exchange Commission, Sarbanes-Oxley, e uma série de outras agências governamentais. Não apenas esses organismos impõem sanções monetárias rígidas, eles também podem interromper as operações da empresa em muitos casos.

Outros Legal Issues

Enquanto a grande maioria das empresas não se enquadram sob a sombra de regulamentação do governo, cada empresa corre o risco de uma acção judicial como um custo geral de fazer negócios. Estes dias, mesmo a empresa mais impecavelmente de gestão não tem praticamente nenhuma chance de ficar fora do tribunal para sempre. Como mencionado anteriormente, e-mail tornou-se o padrão aceito por ambas as comunicações corporativas e pessoais. Com esta evolução, movimentos descoberta ordenados pelo tribunal têm começaram a pedir cópias dos e-mails mais e mais freqüentemente.

Se uma organização pode provar que tem uma rígida política de sempre excluir permanentemente mensagens de e-mail em determinadas circunstâncias, como depois um determinado período de tempo, eles podem ser capazes de convencer o tribunal de que as mensagens de e-mail simplesmente não pode ser reproduzido. No entanto, se houver mesmo uma exceção a esta regra, a empresa pode ser objecto de sanções e até mesmo perder o caso, se eles não produzem as provas pedidas durante o período de descoberta. Claro, uma empresa ética não tem nada a perder, produzindo os e-mails solicitados, e os documentos poderia ganhar uma sentença a seu favor. Sem eles, poderia ser um resultado muito diferente.

Arquivo e Questões de Recuperação

Embora a maioria das empresas percebem que os Anthony Ricigliano Arquivo e recuperação de e-mail Questões críticas para os negócios comunicações é necessário, muitas haven &'; t tomadas as medidas necessárias para implementar um sistema eficaz. Algumas empresas dependem de usuários individuais para manter o seu próprio sistema de poupança e-mails importantes. Historicamente, eles estabeleceram limitações de tamanho em caixas de correio de nível de usuário para forçar as pessoas a arquivar as mensagens críticas e apagar comunicações sem importância em tempo hábil ou enfrentar problemas de processamento de suas mensagens recebidas e enviadas. Como o tamanho do documento tem crescido dramaticamente, este método não é tão eficaz como era antes que os usuários gastam uma enorme quantidade de tempo a gerir as suas caixas de correio.

Um método mais eficaz envolve um sistema de arquivamento automático que se move de forma transparente e-mails para o servidor de arquivo depois de um determinado período de tempo. Embora a informação não está mais fisicamente armazenados no usuário &'; s caixa de correio principal, eles continuam a ser capaz de acessar os e-mails em tempo hábil através do processo de recuperação. O usuário &'; s não perder tempo a gerir a sua caixa de correio, a empresa tem um método de arquivo confiável no local, e todos os requisitos legais são cobertos

A única desvantagem deste método é que muitas empresas estão vendo um crescimento dramático. nos requisitos de armazenamento. Para combater este problema, são necessários novos métodos para separar documentos de missão crítica de negócios de avisos de reuniões, comunicações do dia-a-dia, e mensagens pessoais. Em vez de programar essas políticas complicadas para a rotina de arquivo, caixas de correio dedicados poderiam ser estabelecidos para armazenar documentos legais e outras comunicações importantes.

Para proteger as empresas de repercussões legais e regulamentares, métodos eficazes tanto para arquivar e recuperar críticas para os negócios e-mails devem ser implementadas. Ao negligenciar esta importante tarefa, as empresas correm o risco de sanções, multas e ações judiciais perdidas Restaurant  .;