Como começar a organizar o Microsoft Outlook com uma caixa de entrada vazia

Microsoft Outlook é uma ótima ferramenta para usar para organizar seu e-mail e tempo. Outlook tem muitas funções que lhe dará grandes vantagens em se manter organizado. Este artigo é parte de uma série de artigos que irão ajudá-lo como começar a organizar o seu Microsoft Outlook

Talvez você &';. Tenho usado Outlook por algum tempo agora, mas você haven &'; t vindo a tomar vantagens de qualquer uma das funções votos . Você já percebeu que é hora de começar a organizar o seu Microsoft Outlook? Está transbordando sua caixa de entrada? Em seguida, ele &'; s tempo para começar. E o melhor lugar para começar é uma caixa de entrada vazia.

Comece por fazer uma rápida limpeza de sua caixa de entrada, é aqui como. Primeiro, crie uma pasta para e-mails antigos. Clique direito na caixa de entrada, e selecione nova pasta. Escreva e-mails antigos no campo Nome e clique em OK. Agora mova qualquer e-mail em sua caixa de entrada, que é de duas semanas de idade ou mais. Este isn &'; t o fim da estrada para este e-mail, você ainda tem que resolver isso. Agende um pequeno pedaço de tempo todos os dias para resolver através de sua pasta de e-mails antigos até que você &'; ve esvaziado. Isto significa que você &'; ve agiu em, arquivado ou eliminado todos os seus e-mails antigos. Shift + Delete irá apagar permanentemente todos os e-mails você &'; ve selecionado. Você pode manter-mails que foram excluídos por uma semana para duas semanas antes de removê-los permanentemente.

O seu email não é um sistema projetado para o arquivamento. Você pode ter deixado um e-mail em sua caixa de entrada porque você precisava de o acessório conectado a ele. Quando você receber um e-mail com um anexo, você deve salvá-lo fora de seu e-mail imediatamente. Você pode salvar esse anexo de email usando um dos dois métodos. Você poderia abrir o e-mail, clique em “ salvar apego &"; no menu arquivo, ou você pode clique direito sobre o anexo e, em seguida, selecione “ &" salvar como ;. Quando você salvar o seu apego dar-lhe um nome que irá lembrá-lo que o conteúdo do que é. É um desperdício de seu tempo para ter de abrir vários anexos que procuram o que você precisa, porque de nomes de arquivos obscuros. Quando você está organizando Microsoft Outlook é importante para salvar os arquivos que você precisa fora de seu serviço de e-mail para que você possa efetivamente esvaziar sua caixa de entrada.

Se ela se sente como um e-mail inteiro deve ser guardado e arquivado você pode fazer isso de duas maneiras. A primeira é que você pode salvá-lo como um documento do word. Para fazer isso, você está literalmente vai copiar e colar a partir de um e-mail em um documento. Ou se preferir, você pode passar por um processo diferente para salvar o e-mail em meus documentos. Primeiro, selecione o e-mail que você quer. Em seguida, selecione “ &" ;, arquivo seguido por “ &" salvar como ;. Procurar “ os meus documentos e " ;, ou um local diferente em seu computador se você quiser. Digite o nome do arquivo que você escolheu, que deve identificar claramente a sua mensagem de e-mail. No “ salvar como &"; tipo de campo, clique na seta para baixo e escolha Outlook Message Format (* .msg), e depois salvar. Você &'; notará no ícone ao lado para o arquivo em meus documentos irá mostrar-lhe ter salvo um e-mail

Organizar Microsoft Outlook deve começar com uma caixa de entrada vazia claro.. No futuro lembrar sua caixa de entrada não é um sistema de arquivamento! Depois de ter limpado sua caixa de entrada de seus e-mails antigos, agindo sobre eles, poupando-lhes, ou excluí-los parar o problema ocorra novamente. O Assistente de regras no Microsoft é um ótimo lugar para começar. Isso irá ajudá-lo a organizar seus e-mails recebidos em pastas apropriadas para que eles são mais fáceis de classificar e agir. Então, você nunca vai ser enterrado no e-mail de novo! Dê o primeiro passo e começar a limpá-los para fora hoje Restaurant  .;