3 pontas fáceis para manter suas Informações do Cliente Organizado

Para muitos solopreneurs uma grande parte de seus negócios está a trabalhar one-on-one com os clientes, e isso significa ter uma maneira de manter todas as suas informações cliente organizada e de fácil acesso.

Neste artigo Eu estou indo para compartilhar com vocês as minhas três principais dicas para manter tudo em conjunto, de modo que você pode facilmente acessar as informações do cliente e saber exatamente onde seus clientes estão em seus programas.

1. Física: criar um cliente Contact Sheet

Para a maioria dos empresários haverá um arquivo do cliente físico que você vai precisar para criar. Uma das maneiras mais simples de criar este arquivo está usando uma pasta de arquivo em papel pardo em que você simplesmente deixar cair a sua papelada em. Este arquivo irá conter coisas como a forma de contrato de seu cliente, formas de avaliação, ou detalhes de quaisquer projetos que você estará trabalhando.

Criar uma folha de contato do cliente que contém o seu cliente nome, endereço, email, telefone, fax e quaisquer outras informações de contato que você deseja manter um registro de é um modelo útil para ter. Você simplesmente imprimi-lo e preenchê-lo cada vez que você assumir um novo cliente.

Uma vez que você imprimiu a folha de contato do cliente, grampeá-lo à tampa interna esquerda da sua pasta cliente. Desta forma, sempre que você precisar acessar informações do seu cliente que você acabou de virar abrir o arquivo ea informação é logo ali.

Eu tenho mantido uma faixa de informações de contato do meu cliente desta forma por vários anos, e encontrar muito útil - mais do que armazenar os dados por via electrónica (que eu também faço). É muito mais fácil de pegar o arquivo, abra-a e encontrar a informação que eu preciso de imediato do que está a abrir o software, localizar o registro do cliente e encontrar a informação - que está assumindo que o PC está ligado e eu não tenho a esperar por ele para arrancar!

2. Digital: Criar pastas Cliente

Como a maioria de sua comunicação é provavelmente feito via e-mail com documentos frente e para trás, você também vai querer criar uma pasta de cliente individual no seu PC. Pode não ser necessário imprimir tudo o que seus clientes enviar-lhe, mas você precisa para armazenar as informações de modo que é mais fácil para você encontrar.

Um par de lugares onde você vai querer criar clientes individuais pastas são:

Em seu programa de e-mail. Para cada um dos meus clientes me criaram sua própria pasta de e-mail para que qualquer e-mails que são enviados de /para o meu cliente vai para a sua pasta de e-mail individual. Isso me permite manter o controle de nossas comunicações com facilidade, ao invés de ter que vasculhar centenas de e-mails que entram em minha caixa de entrada todos os dias.

Dica: No Outlook, você também pode configurar regras para que e-mail é automaticamente filtrada para a pasta de e-mail cliente apropriado - poupando montes de tempo

Na sua pasta principal cliente!. Eu sou um grande crente na criação principais sub-pastas /para gerir o meu sistema de arquivamento - tanto para arquivos baseados em papel e PC. (Se você foi um membro do meu programa Easy Organização Escritório você sabe que eu te dizer passo a passo como fazer isso.) Então, se eu tenho um dos principais clientes pasta, em seguida, dentro da pasta principal Vou criar pastas individuais do cliente . Eu, então, usar essa pasta para armazenar todos os documentos que enviam e recebem de meus clientes. Mais uma vez ter tudo em um só lugar faz para acesso rápido e fácil

Dica:. No Windows, você pode alterar o ícone de pastas individuais por isso, se você for mais de uma pessoa visual que você pode ter ícones diferentes para clientes diferentes.

3. Todos os clientes: Cliente Rastreamento Spreadsheet

Depois de ter seus arquivos de clientes pessoa física e digital criado, você vai querer pensar sobre a utilização de um cliente planilha de monitoramento. Se você é um treinador ou outro serviço chances profissionais são os seus programas centrais estão a trabalhar one-on-one com os clientes durante as sessões (telefone ou em pessoa), por isso faz sentido para você ter um sistema de rastreamento de onde seus clientes estão em seus programas .

Nos estágios iniciais do seu negócio pode ser fácil para você manter o controle sobre a poucos clientes, mas como seu negócio cresce e você está trabalhando com mais e mais clientes, você rapidamente vai encontrar-se oprimido se você não tem algum tipo de sistema de monitoramento no local.

Se os clientes reservar um certo número de sessões com você criar uma planilha simples que tem nomes de seu cliente na coluna da esquerda, e um coluna ao longo do topo para cada sessão vai permitir que você veja facilmente quantas sessões que já tenham reservado e quantas sessões que eles deixaram.

Através da criação de uma planilha de monitoramento do cliente que mostra de relance exatamente onde seu clientes estão em seus programas lhe dará uma visão "grande figura" do seu negócio

(c) 2010 Tracey Lawton
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