Negócios Organizador Dica - Aumenta a moral e eficácia através da partilha de arquivos Referência

Apresentação de papelada é muitas vezes a tarefa o mais não gostado e evitadas em um escritório. Muitas pessoas acham que é muito demorado e complicado para encontrar um lar para toda a sua papelada para que ele acaba se acumulando aqui e ali e em toda parte, tornando as coisas piores. A boa notícia é que não é tão difícil como muitas pessoas pensam de estabelecer e fácil de usar e manter sistema de arquivamento

O primeiro passo é entender como simples pode ser &ndash!; você sabia há apenas três tipos de arquivos que você nunca precisam? Um sistema de arquivamento eficaz tem apenas três tipos de arquivos: ação, de referência e de arquivo.

Os arquivos de Ação
Seu arquivo de acção é qualquer coisa relacionada a projetos que você está trabalhando no momento, estes são os arquivos que você acessa com freqüência. Certifique-se de que esses arquivos estão perto de sua mesa e de fácil acesso e re-arquivo depois de tê-los usado. Muitos de nós acumular esses tipos de arquivos em nossa mesa por medo de perdê-los, mas uma vez que você configurar um sistema de arquivamento bom você pode esquecer que o medo para o bem!

Os arquivos de referência
arquivos de referência não são acessados ​​tão frequentemente como arquivos de ação, mas eles ainda são arquivos importantes que você precisa para agarrar. Estes tipos de arquivos don &'; t necessariamente tem que estar certo em sua mesa, mas eles não devia o &'; t ser demasiado longe.

Arquivo Arquivo
arquivos arquivados são arquivos que não são necessários, com alguma regularidade, se em tudo. Esses arquivos podem ser mantidos em uma sala de armazenamento, ou onde quer que haja espaço e eles estarão seguros. Ficheiros arquivados são principalmente arquivos que você mantém “ apenas no caso &" ;, mas geralmente não acabam por ter de acesso.

Todos os três tipos de arquivos são importantes para o seu escritório, mas para este artigo vamos nos concentrar sobre os benefícios da criação de uma boa – compartilhado - sistema de arquivamento de referência.

Sua empresa &'; s biblioteca de recursos é composto de arquivos de referência. Quanto tempo você já viu perdido, desperdiçado ou mesmo, à procura de um pedaço de material de referência? É fácil imaginar como muito mais produtivo cada membro de seu escritório poderia ser se eles rápida, fácil acesso a todos os arquivos de referência de que precisavam.

Além do benefício de uma maior eficiência, a partilha de um sistema de referência de depósito central pode unir um escritório. O trabalho em equipe é estimulada quando os recursos são compartilhados, a fim de beneficiar todos os membros do escritório.

Se você está pronto para configurar um sistema de arquivamento de referência compartilhada a primeira coisa que você precisa fazer é escolher um sistema de arquivamento que irá atender às suas necessidades de espaço de trabalho atual e sua cultura corporativa.

É uma boa idéia para encontrar uma localização central, fora de qualquer um &'; s espaço de trabalho individuais para localizar o seu sistema de arquivos de referência. A localização central irá tornar mais fácil para que todos possam ter acesso aos arquivos de referência, e mantê-lo longe de qualquer um &'; s espaço de trabalho indivíduo vai eliminar quaisquer interrupções que poderiam ocorrer de outra forma.

Uma ótima maneira de garantir o sucesso de seu novo sistema de arquivamento é obter o maior número possível de pessoas a bordo, com a implementação. Comece por ter uma sessão de treinamento breve no sistema de arquivamento que você escolher para que todos estejam claras sobre como ele funciona. Então, uma sessão de brainstorming organizador de negócios para trabalhar os detalhes, como onde ele será localizado e como ela será mantida. Uma vez que toda a gente vê o quão fácil pode ser para gerenciar arquivos de referência, e como muito mais produtivo que pode ser, eles finalmente fará uso desses arquivos de referência importantes Restaurant  !;