3 Passos para Indo Paperless

Uma das minhas áreas de especialidade na minha produtividade e organização do trabalho de consultoria é o gerenciamento de papel – ajudando meus clientes a determinar as melhores maneiras de processar, gerenciar e armazenar o papel em suas vidas e no seu trabalho. Eu realmente gosto de trabalhar com papel e processamento de informações (hey, I &';? Ma organizador profissional, à direita), mas eu sei que a maioria das pessoas lá simplesmente don &' fora; t. Muitos clientes ao longo dos anos têm-me perguntado sobre o “ vai sem papel, &"; sem realmente saber o que isso significa. It &'; &' algo que eu s; sempre fui curioso sobre, mas precisava de uma desculpa para tentar implementar.

Paperless significa processamento e armazenamento de menos papel do que um tinha anteriormente. Meio livre de papel, bem, estar completamente livre de papel – algo que eu acho é muito difícil de ver com os montantes absolutos de papel que parecem fluir em nossas caixas de correio, não importa o que fazemos. Indo sem papel, no entanto, é absolutamente factível, e não tão difícil, como eu &'; ve descobriu em primeira mão

No início de 2009, eu comecei o ano com uma boa quantidade de papel em meu escritório -. três gavetas de arquivo cheios de documentos importantes, e cerca de quinze ligantes de materiais de seminários, aulas e conferências. Para alguns, algumas gavetas de arquivo de papel e algumas pastas sortidas pode não ser muito em tudo, enquanto para outros, pode parecer como uma montanha de papel! Para mim, grande parte desse trabalho foi de arquivo, e um grande candidato para a redução sem papel. Assim, em janeiro deste ano, fiz uma resolução para ir como papel-menos possível, com o objetivo de reduzir o meu papel armazenado por 75% ou mais. Mas como? Aqui estão os passos que eu usei para reduzir o meu papel:

Whittle-lo. I &'; sou muito bom em manter meus arquivos para baixo ao essencial, mas mesmo que eu era capaz de limpar cerca de 15% do meu papel armazenado por capina através de meus documentos antigos e remover o que já não era útil ou relevante. It &'; s mais fácil para trabalhar em uma gaveta (ou até mesmo uma parte de uma gaveta) de cada vez para evitar ficar sobrecarregado. Mantenha uma lixeira e um saco ou caixa para triturar acessível, e passar por cada arquivo, pasta, pasta ou documento com um olhar frio, duro e manter apenas o que você realmente precisa do – e misture o resto. Você deve ser deixado com apenas seus documentos chave. Ponha de lado qualquer docs incomuns como avisos governamentais oficiais (certificados obras, nascimento /falecimento /casamento /divórcio).

Digitalize. Mantendo o papel que &'; s deixou simplesmente isn &'; t necessário se você pode encontrar formas alternativas de armazenamento da informação – que &'; s as informações que &'; s valioso, não necessariamente o papel. Especialmente na era das buscas fáceis em nossos computadores, por vezes, faz todo o sentido para centralizar suas informações no seu computador, tanto quanto possível. Para mim, eu decidi que, enquanto grande parte das informações que eu queria manter foi extremamente valiosa, o papel real necessário para ir – assim digitalização foi a resposta. Para facilitar o processo, eu escolhi uma solução scanner /software de alta velocidade da empresa de Neat, chamado NeatWorks ADF. Quando você &'; re fazendo um grande projeto de digitalização, como um presente, você realmente precisa de um scanner projetado para digitalizar documentos de várias páginas, assim como software que podem ajudar a facilitar o processo. Eu recomendo uma solução que pode digitalizar para PDF, além de um banco de dados proprietário. Uma vez que os documentos são digitalizados e backup, você pode rasgar ou reciclar os originais.

Guarde-o. Lembre-se dos docs incomuns deixamos de lado mais cedo, como certificados do governo, documentos de empréstimo à habitação, e outros errata? Definitivamente digitalizar os demais, mas eu sugiro manter os originais em algum lugar seguro, como uma caixa de cofre ou segurança. Enquanto você pode obter cópias deles novamente das agências responsáveis, it &'; s geralmente um monte de problemas para fazer isso, e simplesmente mais fácil para manter uma pequena quantidade desses papéis na mão.

Ao fazer o que eu &'; ve descrito, eu era capaz de reduzir drasticamente a quantidade de papel que eu &'; m armazenamento. Na verdade, tudo foi editada para baixo a caixa de arquivo de uma área de trabalho de cerca de sete polegadas de profundidade – que &'; s-lo. Não gavetas grandes arquivos ou caixas, há pilhas de papéis. Uma caixa, não mais – todos os antigos documentos sumiram agora, com o espaço vazio deixado em sua esteira.

Quais são as suas estratégias de redução de papel? Você já tentou ir paperless Restaurant ?.