Organização de escritório: 5 passos para configurar o seu Núcleo de Sistemas

Para muitos solopreneurs eles pensam que uma vez que &'; ve estabelecer-se no mundo dos negócios que &'; s tudo sobre marketing, marketing, marketing. Mas não &'; s uma peça muito importante do quebra-cabeça que você precisa ter no lugar antes de iniciar a sua comercialização … e que &'; s sua gestão

Construir um negócio rentável bem sucedido a longo prazo não é sobre o "marketing" seu negócio, é sobre a "gestão" seu negócio - a comercialização vem uma vez que você tem seus sistemas de gestão existentes &hellip. ; este é um conceito muito importante, e uma vez que você &'; tenho que lidar com isso, o marketing se torna muito mais fácil

Você não pode começar a comercializar o seu negócio, se você não consegue encontrar a informação que você precisa, don! 't sabe que você está no mercado para, e não sei onde você está no seu negócio

Então o que eu &';. gostaria de compartilhar com vocês hoje está o meu top 5 passos para a criação de sua organização de escritório núcleo sistemas.

1. CRIAR seu sistema de arquivamento em suporte de papel. Ter um sistema de arquivamento eficiente no lugar lhe permitirá encontrar a informação que você precisa, quando você precisar dele! Primeiro de tudo investir em seu armazenamento de arquivamento, quer que &'; sa armário dedicado ou caixas de depósito de plástico. Tenha em mente que você vai precisar de espaço de armazenamento duas vezes tanto quanto você acha que &'; ll necessidade. Ao configurar o seu sistema de arquivamento que &'; s importante que você projetar um sistema que se adapta ao seu estilo.

2. Enfrentar a pilha de papel usando o meu super-simples Sistema Two-Step. Esta é uma maneira rápida e simples de resolver suas pilhas de papel. O objetivo é fazer com que todos os papéis de sua mesa e chão e quer tê-los arquivados para quando você precisar deles de novo; em um especial &'; ação &'; pasta que você trabalha durante a sua atribuído &'; acção foco &'; Tempo; ou muito simplesmente jogou! Você ficaria surpreso com a quantidade de papéis que você está segurando-se que quando você olha para trás a eles que você encontrar ou estão fora de prazo ou simplesmente não relevante para as suas necessidades de negócios mais.

3. CRIE seu sistema de PC de arquivamento. Uma vez que você &'; tenho as duas primeiras etapas concluídas, esta terceira etapa, na verdade, torna-se bastante fácil. Seu PC é também um grande armário de arquivamento, por isso faz sentido para replicar seu sistema baseado em papel para o PC. Se você tiver criado arquivos principais categorias, em seguida, crie uma pasta na sua categoria principal &'; Meus Documentos &'; pasta em seu PC, e criar sub-arquivos nesta pasta principal, se necessário. Repita esse processo para todas as suas principais categorias de arquivamento.

4. Organize sua caixa de entrada. Os e-mails! Outra fuga de tempo enorme se não organizados corretamente. Use o mesmo sistema novamente para armazenar e gerenciar todos os seus e-mails. Em vez de todos eles entrando em uma enorme caixa de entrada que &'; s totalmente desorganizada, quebrar sua caixa de entrada para baixo em diferentes pastas e mover o email relevante para essa pasta. Siga o mesmo sistema como para o seu papel e sistemas de arquivamento baseadas em PC. No Outlook, você pode criar regras de e-mail, para que e-mails são movidos automaticamente para a pasta apropriada como eles vêm em sua caixa de entrada. Consistência é a chave para um sistema de arquivamento eficiente. Mantendo ao mesmo sistema irá torná-lo muito mais fácil para você gerenciar.

5. Criar um PC e arquivo back-up do sistema. Agora que você &'; ve gastou tempo criando todos esses sistemas IT &'; s vital que você também tem um back-up do sistema do PC no lugar. Você simplesmente não pode dar ao luxo de perder qualquer um dos seus documentos vitais quando você executa uma empresa de serviços de solo. Na verdade, eu aconselho ter dois sistemas em vigor &ndash back-up; uma no local e um externo. O local back-up pode ser através de um disco rígido externo, e fazer backup offsite serviço pode ser através de um serviço de backup automático.

Faça um plano hoje para obter esses sistemas centrais no lugar e seu negócio vai começar a tornar-se sem esforço e fun – isn &'; t que um pensamento emocionante

(c) 2009 Tracey Lawton
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