Cortesia comum não é tão comum - Telefone Blunders 10 no Diário Negócios

Como os jovens, muitos de nós foram ensinados telefônico básico
etiqueta. Estas lições nos ensinou os componentes básicos de
realização de uma conversa por telefone - educação,
atenção, respeito e cortesia comum
Infelizmente, parece que essas lições foram esquecidas
por muitos de hoje &';. S empresas. Para muitos, a filosofia
parece dizer que &'; s mais fácil de abrir mão dessas práticas e,
vez disso, escolha para lidar com o serviço ao cliente
consequências mais tarde. Parece que o verdadeiro custo para a linha de fundo é de
não de qualquer conseqüência. Por que, em um momento de cada vez
aumento da concorrência localmente e no exterior, juntamente com a
conhecimento dos clientes e' grandes expectativas, que alguém iria
estar dispostos a ignorar e subestimar esta
básica habilidade mais serviço ao cliente?

Common Sense
O bom senso ea lógica aren &'; t tão comum. O senso comum diz
habilidades de telefone sólidos não pode ser tida como certa e
mostra nossos clientes nós valorizamos eles e seus negócios.
Aqui estão alguns erros telefônicas comuns e soluções de senso comum
para manter sua empresa no caminho certo . Mesmo se você
ter sido culpado de praticar alguns ou todos esses erros,
assumir o comando agora e remodelar o seu foco para criar uma organização
focada no cliente.

1. Sem Call Back
eu estou me referindo a chamadas de um colega de trabalho, colega de trabalho,
fornecedor, ou alguém com o qual você tem um pé
relação de negócios. As razões para as pessoas optam por não
retornar uma chamada podem incluir o seguinte:

* “ I don &'; t têm qualquer nova informação para compartilhar &";
* “ I &'; m esperando. so-and-so para voltar meu chamada ou responder a minha
e-mail &";.
* “ I don &'; t têm uma necessidade para este serviço agora &"; . (Embora eu mundo Mai no futuro)
* “ I &'; não sou a pessoa com quem preciso falar &";.
* &Ldquo; Eu haven &'; t tomou uma decisão ainda &";

Infelizmente, quando você percebe que foram negligentes e
atrasado para uma chamada de volta, pânico e constrangimento em conjunto e
você sente que &'; s mais fácil de pato, esquivar, e dança em torno de um pouco
do que fazer a chamada. Isso só agrava o problema e
doesn &'; t aliviar seu mal-estar.

A solução é pegar o telefone. Começar por pedir desculpa por não
chamando de volta. Não dê desculpas, tais como, “ Eu era ocupado &"
; Em vez disso, ser honesto e franco, que vai um longo caminho
para a construção e manutenção de relações comerciais sólidas
e sua reputação. Em seguida, proceder para resolver o negócio
na mão. No futuro, a começar com a intenção positiva de
atender chamadas em tempo hábil. Se você don &'; t ter qualquer
notícias e não há nenhuma alteração de circunstâncias, que o chamador
sei. Informá-lo quando você pretende ligar de volta, ou
fornecer uma data futura, quando o chamador pode contatá-lo –
e não se esqueça de pegar o telefone.

2. Prematura Voice Mail
Imagine que você chamar uma empresa um dia depois do Dia do Trabalho e ouvir
a seguinte mensagem, “ Obrigado por chamar ABC
Company. Você alcançou o balcão de Jane Doe. I &'; ll ser
fora do escritório de negócios, de 3 de julho a 15 julho
Por favor, deixe uma mensagem &".; O que significa esta mensagem desatualizado
realmente dizer sobre você a seus clientes? Por um lado, ele diz que eu &'; m
ocupado demais para alterar uma mensagem de voz, por isso, talvez, eu &'; m muito
ocupado para conhecer e atender suas necessidades de negócios. Lembre-se,
sua mensagem representa-lo em sua ausência. Certifique-se de todos os
mensagens são oportunas e refletem uma imagem profissional. Se
o cliente precisa de assistência imediata, não se esqueça de indicar quem
eles podem contactar, juntamente com um número de telefone.

Outro erro voicemail está permitindo que uma caixa de correio para preencher a
capacidade para que a caixa won &'; t aceitar mais nenhuma mensagem. Eu
conheço pessoas que propositadamente fazer isso apenas para que eles won &'; t
receber mais chamadas, o que se traduz em sua mente para
não ter mais trabalho. Isto é muito pouco profissional e
prática inaceitável. Verificar o correio de voz
periodicamente ao longo do dia de negócios. Salve mensagens quando
necessário. Se você espera que você não estará disponível por um período prolongado de tempo
, estado quando você espera para verificar
mensagens e retornou as ligações. Se você encontrar a sua caixa de correio muitas vezes
enche mais rápido do que você pode manter-se, considere ter um operador ao vivo
aceitar suas chamadas.

3. Despreparo
Alguma vez você já teve um telefone chamador e dizer: “ Eu preciso tão-e-
assim &'; s &" número; Você oferece a informação em cima da sua cabeça
só para ter o chamador interrompê-lo e dizer: “ Hold on
um minuto. Deixe-me obter um algo para escrever &"; Por que as pessoas chamam de
para obter informações específicas e ainda estão despreparados para
levar a informação para baixo? O interlocutor já desperdiçado
sua /seu tempo e seu. Todas as necessidades de telefone sempre a
tem três itens ao lado dele: uma caneta, papel e um espelho. (Veja
o próximo item a respeito de porque você precisa do espelho.)

4. Sem Espelho
O que você vê é o que o cliente recebe. Manter um espelho
ao lado de seu telefone permite que você veja o que seus clientes ouvir.
Um sorriso caloroso pode ser ouvido através do telefone. Se uma chamada tem
vêm em um momento ruim, é melhor permitir que o chamador deixar uma mensagem de
do que o risco de tomar as suas frustrações sobre o chamador.

5. Hanging Up Before The
Cliente Quando você desligar o telefone antes que o cliente faz, você corre o risco
os comentários auditivos clientes que aren &'; t significou para
seus /suas orelhas. “ Isso Jim é um idiota. Como ele ousa tentar
regatear preços, depois de três meses de negociações! Oh, oi,
Jim. Eu não &'; t perceber que ainda estavam na linha &"; Oops, como
embaraçoso! Eu pessoalmente tenho ouvido algumas
muito interessante e conversas embaraçosas iniciados antes eu desliguei,
e posso garantir-vos que eu tomei meu negócio em outro lugar porque
dele.

6. O Noisy Hang Up
Você já ouviu o crepitar antes – uma página é enviada através
o sistema de endereço público e no final da mensagem que você
ouvir o que soa como um arremesso de peso jogado no Olímpico
jogos. Quando o telefone é desligado, isso soa como se o
aparelho foi jogado no meio da sala. A melhor e mais tranqüila
solução é clicar no botão gancho de liberação ou switch
primeiro e depois colocar o aparelho para baixo no lugar.

7. Tag telefone
Um grande jogo de tag telefone não só desperdiça tempo, ele pode ser
francamente frustrante. Reduzir o número de “ tags &";
e deixar uma mensagem que informa chamadores especificamente quando você
pode ser alcançado ou quando você &'; ll ser fora do escritório (para que eles
don &'; t chamar, em seguida, ). Acredite ou não, algumas pessoas chamam de
propósito quando você &'; re out – Agora, por que eles nunca querem
fazer isso?

8. Falando rápido
eu um ex-New Yorker e eu costumo ter nenhum problema
compreender o orador mais rápido. No entanto, I &'; ve tinha
pessoas que eu nunca conheci deixam-me uma mensagem com um telefone
número que é falado tão rápido como um leiloeiro. Lentidão
Deixe uma mensagem assumindo a outra pessoa doesn &';! T sabe
como soletrar seu nome ou já sabe o seu número. A
mensagem adequada inclui o seu nome e número indicado duas vezes
– uma vez no início da mensagem e novamente no final muito
. Dessa forma, se eu can &'; t compreender ou quer confirmar a
informações, posso fazê-lo sem reproduzir a mensagem sobre
e outra vez. Certifique-se de falar devagar e claramente. Don &';
t ser tímido sobre soletrando qualquer peça de informação para maior clareza.

9. Não escolher para investir em um Headset
Juggling uma caneta, papel e telefone, enquanto estiver digitando em um teclado
com o telefone embalou na dobra do seu
ombro duro e dolorido pescoço apenas isn &'; t produtivo. Facilidade
sua dor e investir em um fone de ouvido de qualidade e tornar a vida mais fácil
Você &';. Ll encontrar você pode localizar informações, escrever, ou simplesmente ouvir
com facilidade. Enquanto você &'; re no que faz, pegar um extra para seu telefone celular
também.

10. O mau uso do viva-voz
O uso de um viva-voz é útil quando a marcação, à espera de
segurar, e teleconferências. Há momentos, no entanto, quando
é mal utilizado e abusado. Exemplos disso são quando
informação privada é gritou na caixa de alto-falante tão alto que
todos em um raio de uma milha pode ouvir ou ter uma conversa
viva-voz sem informar o chamador que
outros estão em O quarto. Don &'; t sempre assumir o chamador doesn &'; t
mente estar no alto-falante. Peça permissão antes. Além disso,
sempre informar quem está chamando antes de pronunciar uma palavra que alguém
(se for caso disso, que) está presente na sala com você para dar aviso
justo.

erros telefónico são negligenciados e muito comum.
A partir de hoje voltar ao básico. Identificar e corrigir erros de telefone Comprar e você &'; ll brilhar como uma classe mundial
prestador de serviço ao cliente Restaurant  .;