Accounting Software Sucesso: A escolha de um parceiro de implementação

A escolha de um parceiro de implementação para o seu novo Sistema de Contabilidade Restaurant
Além de selecionar o sistema de contabilidade apropriado, uma das decisões mais importantes que você &'; ll fazer durante o curso de uma atualização do sistema de contabilidade é o de seu parceiro de implementação. Normalmente, esse será um fornecedor de software de contabilidade, um valor acrescentado revendedor (VAR), uma empresa de CPA, um consultor independente, ou outro conselheiro confiável.  
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É claro que muitos usuários tentar conduzir a implementação do sistema de contabilidade-se . Eu só recomendaria que se você tiver experiência na versão atual do software e um conhecimento profundo do ambiente indústria que você está trabalhando dentro de . Em meus relacionamentos com os clientes eu sempre apontar que eles normalmente sabia de suas necessidades e meio ambiente, e eu sabia que o software. No entanto, nenhum de nós “ didn &'; t sabe o que nós didn &'; t sabe &" ;, por assim dizer. Então eu poderia ser capaz de sugerir funcionalidade ou de processos de negócios do software acomodados que fez seu trabalho mais fácil e alavancou seu investimento em software. Da mesma forma que muitas vezes iria empurrar-me para obter o software para fazer as coisas que talvez não era &';. t projetado para fazer, pelo menos à primeira vista,   ; É realmente uma relação simbiótica. I don &'; t acho que houve alguma vez uma instalação em que eu não &'; t aprender alguma coisa com o cliente, como eu também transmitiu meu conhecimento do sistema de contabilidade que lhes Restaurant .
Normalmente, um vendedor de sistemas de contabilidade terá um processo de certificação para treinar instaladores em um ou mais níveis de certificação. Isso pode incluir “ Consultant Certified &" ;, ou outro estatuto formal. Verifique com o fornecedor para ver o que suas certificações são, e talvez obter uma lista instaladores certificados em sua área. Muitas vezes o indivíduo ou empresa que tenha ajudado pela fase de diligência e aquisição devido poderá ser o fornecedor de serviços defacto. Isso faz algum sentido, uma vez que espero ter adquirido muito conhecimento do seu negócio durante todo esse processo. No entanto, se você não tiver certeza das suas qualificações faz sentido fazer uma pequena pesquisa. Também um pouco de competição amigável entre instaladores concorrentes pode dar-lhe alguma influência na obtenção de mais valor para seu orçamento do projeto . Art
Outro aspecto importante é a forma como muitas implementações do sistema de contabilidade tem o prestador de serviços realizados ? A maioria dos instaladores será capaz de fornecer-lhe a 3 referências &ndash requisito; e você deve seguir-up com os . Mas será que o instalador tem experiência em sua indústria ? Eles já instalou a versão mais recente do software ? Será que eles têm vários instaladores certificados na equipe ? Quanto maior a sua amplitude de experiência em ambientes semelhantes aos seus; maior a chance para uma instalação suave Restaurant .
Uma questão que também freqüentemente encontrado envolvido suporte técnico. Em alguns casos as nossas perspectivas de inquirir sobre se nós fornecemos suporte 24/7, 365 dias por ano . Isso sempre me pareceu um pouco exagerado – apenas o maior de fornecedores podem oferecer que . Mas certificando-se que vários métodos de suporte disponíveis, talvez incluindo um tech &'; s número de telefone celular para emergências, é apropriado. Estes métodos alternativos podem incluir na base de conhecimento on-line ( que está disponível 24/7/365), adequada ajuda on-line, manuais, 800 suporte por telefone, suporte de e-mail, e guias de usuário personalizadas !. Este último item é particularmente útil para a formação contínua de novos funcionários ou quando o treinamento cruz é necessária. Restaurant
Claro que você &'; ll deseja concluir uma análise das necessidades. Se você não tiver concluído um, muitos vendedores têm um eles vão orientá-lo através . Em fato, mesmo se você acha que sabe o que você precisa, às vezes ajuda para conversar com o fornecedor para ver o que os seus outros clientes têm feito para tornar seus sistemas mais eficientes. Veja um exemplo de um documento de análise de necessidades em AcccountingSoftwareSuccess.com. E usando a ferramenta de seleção em AcccountingSoftwareSuccess.com o ajudará a identificar muitas das suas necessidades mais tarde você pode discutir com seu fornecedor Restaurant .
Muitas perspectivas de utilizar um processo de RFP para angariar respostas do fornecedor. Se você fazer isso manter uma coisa em mente – alguns dos melhores vendedores don &'; t respondem. Eles don &'; t tem que . Eles ficam ocupados mantendo seus clientes felizes com o trabalho faturáveis ​​ ! A exigência de um fornecedor para completar uma extensa RFP com centenas de questões básicas, tais como &ldquo ; faz-lhe imprimir cheques sistema &"?; Sucos seus recursos, e alguns dos melhores recusa a responder. Eles também apontam que, sem um diálogo sobre as capacidades do sistema contra necessidades você não ser fazer as perguntas certas (“? Já pensou em EFT para pagamentos a fornecedores &";). Se você insistir em usar uma RFP, mantê-lo breve e destacar as capacidades única únicas que podem diferenciar os sistemas de . Melhor ainda, use a ferramenta de seleção em AcccountingSoftwareSuccess.com. Isso &'; s precisamente o que fazemos
Depois de rever a análise das necessidades que você pode querer o fornecedor para fornecer um relatório sobre os resultados indicando onde seus sistemas de resolver as suas necessidades, onde eventuais lacunas pode estar entre as suas necessidades e sua solução, e como eles recomendaria abordando essas lacunas (tais como soluções de terceiros ou programação personalizada).

Cada implementação bem sucedida começa com um plano de projeto sólido, e você deve se certificar de que o seu parceiro utiliza um . Pode ser tão simples como uma planilha de passos seqüenciais, ou tão elaborado como um gráfico de Gantt ou de PERT . Mas fazer existe uma certeza, e que todos estão de acordo em relação ao cronograma e responsabilidades. Todo mundo sabe que um plano de contas será exigida  . ; Mas quem vai projetá-lo ? Quem é que vai configurá-lo ? E se o instalador, quanto tempo eles estão o orçamento eo que esse custo ? Há realmente deve ser várias partes para a implementação plano. Restaurant
O primeiro é o que nos referimos como o “ Roteiro &" ;, ou o cronograma geral e processo do processo inteiro, incluindo due diligence, aprovação, aquisição, conversão, etc.   ; Um bom parceiro irá antecipar o tempo necessário para isso e definir as expectativas em conformidade. Demasiadas vezes um instalador vai dizer: “ Nós podemos fazer uma implementação em 3 semanas &ldquo ;, mas significa que eles podem fazer uma instalação em 3 semanas! . Isto pode não ser o tempo adequado para as etapas acima mencionadas. Portanto, seja realista, e exigem que o instalador ser tão bem. Restaurant
A segunda parte do plano é o gráfico ou planilha que mostra as tarefas individuais – Projeto plano de contas, Enter Vendors, converter saldos iniciais, etc Estes terão responsabilidades associadas de tarefas e prazos. Novamente, verifique se não há buy-in e acordo de todas as partes envolvidas, e são atribuídos os recursos adequados . Art
Finalmente, existem os papéis de trabalho. Estas são as ferramentas a equipe usa em realmente executar a obra, e assinar fora lá conclusão. Estes incluem uma cópia do gráfico finalizado de contas , um balancete de saldos iniciais, uma lista de fornecedores iniciais de set-up, etc. cópias de exemplo de todos estes documentos são fornecidos na seção whitepaper de AcccountingSoftwareSuccess.com Restaurant .
um tanto original , mas conceito muito valiosa é a de um piloto sala de conferências. Isso envolve a criação de um totalmente funcional (ou quase isso) modelo, trabalhando da ldquo definitiva &; ir ao vivo &"; sistema de . É feito em um ambiente de teste (por exemplo, uma sala de conferência) e as transações são processadas, os procedimentos são marteladas e documentada, os relatórios são projetados, etc. Ao fazer isso, você trabalha fora os erros e ter um processo mais testado para rolar para fora aos usuários finais na data go-live. Restaurant
Claro que com o instalador no local e todos tendo acesso ao “ a tudo pros &" ;, tende a ir bem . It &'; s quando seu mentor deixa que as coisas podem dar errado. É por isso que, além de seu suporte contínuo você deve agendar uma avaliação de 30 e /ou 90 dias, bem como uma revisão anual, como parte do projeto inicial. O tempo para descobrir que os acréscimos de folha de pagamento não estão limpando como esperado é no Período 1, não Período 13. . O benefício para este investimento mínimo não pode ser exagerada Isso geralmente pode ser feito até mesmo remotamente para minimizar a despesa.  
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A equipe que você se reúnem para participar de sua implementação é tão importante para o seu sucesso como é o aplicativo que você selecionar. Certifique-se de segurar o seu sucesso, incluindo estes passos importantes na o seu plano de implementação
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