Comunicando-se rápida e facilmente

Em hoje &'; s trabalho de informação e de sobrecarga de comunicação, eu correspondo com muitas pessoas através de muitos meios de comunicação a cada dia. Este artigo fornece dicas para se comunicar com os outros de uma forma rápida e fácil, levando a um maior controlo sobre o seu tempo e comunicações

Mail move o país, e CEPs mover o e-mail. - Bem, talvez não mais. No entanto, a maioria das mensagens que você recebe, seja na forma de e-mail, fax, ou notas, requerem a sua resposta. O mais rápido e mais facilmente você responde, melhor o seu dia, semana, carreira e vida vai ser - e quanto mais você vai estar no controle de seu tempo. Há muitas opções disponíveis para você para rapidamente lidar com mensagens de resposta.

O que você quer enviar e por quê?

Se você estiver na venda ou um tipo de posição em que você iniciar o contato com os clientes ou potenciais clientes, em seguida, seu e-mail e mensagens são pró-ativo na natureza. Você está enviando informações ou literatura projetado para obter outro interessado no que você pode oferecer-lhes no caminho de bens ou serviços. É provável que a maioria das informações e mensagens que você enviar para os outros representa uma resposta a um pedido que eles fizeram, ou uma obrigação que você precisa para cumprir.

tratamento da correspondência rapidamente

Muitas vezes a correspondência que você gostaria de abordar rapidamente cai no esquecimento; você tem que cuidar de muitas outras coisas. Um elemento chave ao responder a mensagens de economia de tempo é este: Quando uma resposta não exige protocolo formal do negócio (ou seja, quando você sabe que a outra parte também), ou apenas o item merece breve respeito, há muitas maneiras de lidar com a correspondência rapidamente.

1. Algumas pessoas usam mensagens pré-impresso, tais como, "Desculpe a informalidade, mas eu sinto que é mais importante para responder prontamente do que oferecer uma resposta mais formal que levaria muito mais tempo."

Pergunte às pessoas como se sentem quando recebem essas respostas, ea grande maioria vai concordar que eles preferem ter uma resposta rápida, informal que responde a sua pergunta, do que esperar semanas por uma resposta formal.

2. Manter as informações de endereço do remetente nos envelopes de correio que você recebe. Depois disso, você pode usar seus endereços como sua etiqueta de endereço de volta para eles, e evitar ter que envolver a sua impressora, copiadora ou papel de etiqueta. Tais endereços podem ser cortado ou arrancado com borda de um governante.

Quando eu receber um pacote de alguém, eu cortar a etiqueta do seu envelope e anexá-lo aos documentos que vieram para dentro com um clipe de papel grande ou removível fita. Quando eu estou pronto para dar uma resposta, o partido etiqueta de endereço já está disponível

Muitas vezes, quando você não pode obter uma resposta de outros, é porque eles estão sobrecarregados -. Sistemas que não tenham elaborado para prontamente respondendo à informação e mensagens que eles recebem. Muitas vezes, a sua incapacidade de responder em tempo hábil (ou em todos) tem pouco a ver com o mérito de seu pedido. É um resultado da sua ineficácia pessoal ou ineficácia da sua organização.

3. Encomendar um batedor de borracha de sua loja de material de escritório que diz "velocidade de resposta." Eu tenho um tal batedor. É de grandes dimensões e impressões em vermelho brilhante. Quando você receber uma carta que merece uma resposta rápida, carimbá-lo com "resposta rápida" e oferecer sua resposta no espaço na parte inferior da carta. Alternativamente, você pode imprimir etiquetas que dizem "resposta rápida" e apor-los à página.

tinta profundo, corajoso, vermelho aparece como preto quando submetidas via fax, então você tem a opção de envio de fax a carta. Você pode até mesmo copiar e enviar a carta. Tais técnicas permitem que você obtenha uma resposta à outra parte rapidamente, e dar-lhe um registro da correspondência que foi transmitido. Tal resposta é útil para o destinatário, bem como, porque apresenta simultaneamente a sua mensagem e sua resposta. Pense em quantas vezes você ter escrito a alguém, e eles responderam, mas você não consegue se lembrar por que você iniciou a correspondência.

4. Se você está enviando uma resposta a um outro partido, insira uma de suas próprias etiquetas de endereço. Isso ajuda a outra parte se manter em contato com você. Junto a minha etiqueta de endereço com quase toda a correspondência Eu mail. Se você antecipar mais contato com a outra parte, você pode até querer incluir etiquetas de endereço extra.

Depois disso, você vai começar a notar feliz que você receber respostas da outra parte mais prontamente, e que eles " re usando as etiquetas de endereço que você as tenha fornecido. Isto diz-lhe que eles compraram em seu sistema. Você treinou com sucesso um correspondente para ser mais hábeis em se comunicar com você, então agora você e para o outro benefício do partido.

5. Encomendar um carimbo de borracha ou criar uma etiqueta que facilita as suas respostas de fax também. Tal batedor ou o rótulo deve incluir o seu nome, telefone e número de fax. Você poderia carimbar ou afixar este rótulo sobre a correspondência que você recebe. Isso funciona bem e evita o uso de papel de fax do destinatário.

Quando você receber faxes a partir de uma máquina de fax free-standing, metade do tempo a outra parte usa-se uma página inteira anunciando que um fax está chegando, então usa outra página para enviar-lhe uma mensagem de seis ou oito line. Toda a comunicação poderia ter tomado um terço de uma página.

Quando você inicia um sistema de rotulagem, você deixar a outra parte sabe que você respeitar o seu tempo e recursos. Além disso, você manter seus custos para baixo. Custa muito menos para um terço ou metade de uma página enviado por fax para passar por cima dos fios do que duas páginas.

Se você estiver usando um fax modem, os mesmos princípios se aplicam. Mantenha suas informações de identificação fax concisa e perto do topo da primeira página. Mantenha sua mensagem breve. Isso mantém a sua transmissão custa para baixo e, na verdade, aumenta as chances de uma resposta. Muitos de seus correspondentes já recebe muitas mensagens, e eles são mais propensos a responder a aqueles que são breves e concisas.

6. Para mais correspondência em papel, use a parte de trás da página que você recebe. Faça uma cópia da frente e de trás para seus próprios arquivos em papel, se necessário. Às vezes você pode consolidar a correspondência que você recebeu, consolidando assim a correspondência que você enviar. Se alguém lhe envia uma carta de duas páginas, mas você só precisa de responder a um parágrafo chave, clipe nesse número, incluí-lo no topo da sua transmissão, e oferecer a sua resposta abaixo.

7. Sinta-se livre para numerar os pontos na correspondência que você recebeu, e abordar cada ponto na sua resposta. Isso irá reduzir o tempo e energia que leva para que você possa oferecer uma resposta. Caso contrário, você ficar preso ter que escrever: "Com base em sua declaração no número dois ... você disse XYZ, eu sinto que ... ABC. No ponto quatro você afirmou que ... jkl".

Quando você numerar os pontos na correspondência que você recebe, normalmente você pode resolver tudo em uma página. Enquanto os negócios e protocolo organizacional pode muitas vezes exigir respostas formais, sua missão é tentar oferecer tantas respostas informais como você pode. Respostas formais que levam duas páginas ou mais, exigir cópia de edição. Além disso, quando tornar-se imerso em tal correspondência prolixo, o tempo é sugado para fora do seu dia e vida.

8. Seja à procura de maneiras de combinar o seu aparelho de fax ou modem de fax, impressora e copiadora, para gerar rapidamente e eficientemente respostas apropriadas para as mensagens que você recebe, ao invés de deixar a correspondência se acumulam.

9. Formas de design para lidar com a comunicação de rotina. Melhor ainda, ver se alguém em seu escritório já criou uma tal forma, ou atribuir a tarefa a alguém. Muitas lojas de materiais de escritório transportar livros com formas correspondência pré-concebidos. Eles são vale a US $ 10-15, uma vez que é provável que você economize tempo suficiente no primeiro dia você usa essas formas para mais de justificar a compra.

Em uma era de informação e sobrecarga de comunicação, muitos profissionais de carreira indicam que eles precisam de mais tempo para realizar suas tarefas. Esse tipo de pensamento mantém escravizados para o relógio. Mais tempo não está em seu caminho, nem é a solução, se você ainda não está operando de forma eficiente Restaurant  .;