Comunicando-se uma mudança na do seu projeto Go-Live Data

Seu projeto go-live mudou – o que agora? Independentemente das razões para a mudança (e vamos enfrentá-lo ", a data mudou" geralmente é interpretado como "a data caiu"), há seis passos que você deve tomar quando se comunicando uma mudança no go-live data do seu projeto:

1. Considere o contexto.
É importante considerar o contexto em que a mudança está ocorrendo. Se é no início da lifecyle projeto, a mudança não pode ser crítico, porque não há tempo suficiente para ajustar o plano do projeto. No entanto, pode minar a confiança das pessoas no processo de planejamento do projeto. Por outro lado, se o projeto já está em andamento, você precisa ser claro como os novos impactos data da entrega dos componentes e benefícios que foram prometidos na fase de iniciação do projeto.

2. Considere o público.
Como acontece com qualquer comunicação, primeiro você tem que considerar o seu público. Quem vai ser no fim de recepção da presente comunicação? Na maioria dos casos, você terá vários grupos, incluindo as partes interessadas do projeto, os membros da equipe do projeto e outras pessoas impactadas pelo projeto. Cada grupo tem suas próprias necessidades e você tem que considerar como a mudança afeta cada grupo.

3. Criar a mensagem.
É crucial ser clara e consistente sobre a mensagem de que você está se comunicando. Qual é a razão para a mudança? Será que a data posterior ajudar a tornar o projeto mais bem sucedido, dando mais tempo para o levantamento de requisitos ou personalização ou treinamento? Ou é a alteração relacionada com orçamento ou disponibilidade de recursos?

Tenha cuidado com ter uma mensagem de "oficial" que é diferente da razão "real" para a mudança. Muitas vezes, o motivo real vai pingar para fora na organização de qualquer maneira e minar o ambiente de confiança que você está tentando criar. Honestidade – especialmente adiantado em vez de depois a verdade é descoberta - é a melhor política.

A mensagem deve ser clara e concisa – não mais do que algumas frases. E deve ser adaptada a cada audiência: "aqui é a razão para a mudança e aqui está como ela afeta você."

4. Escolha um porta-voz.
Quem comunica a mensagem depende da estrutura do plano de comunicação e de governação do seu projeto. Também depende do público. Por exemplo, se o patrocinador do projeto comunica regularmente status para o comitê do projeto de governo ou da placa, eo gerente do projeto normalmente se comunica com o resto da organização, em seguida, os indivíduos devem comunicar a alteração para seus respectivos públicos como parte das atualizações de status regulares.

Se tiver havido pouca comunicação sobre o projeto, você pode fazer esta comunicação o primeiro de uma série de atualizações regulares do projeto. O patrocinador do projeto poderia introduzir a primeira atualização e, em seguida, o gerente de projeto ou outra pessoa designada poderia continuar com as seguintes atualizações.

5. Considere como a mensagem será comunicada.
Há muitas maneiras que você pode se comunicar a alteração, a partir de uma reunião especial do todo-empresa para uma linha em seu relatório mensal status do projeto. Você deve seguir o processo que você tem delineado no plano de comunicação do seu projeto e também considerar que a forma como você se comunica a mensagem é tão importante, se não mais, do que o que você se comunica.

Por exemplo, se você realizar uma sessão especial all-empresa para anunciar a mudança de data, as pessoas vão ter a sensação de que a mudança é um grande negócio. Por outro lado, se você acabou de colocá-lo na última linha de uma atualização do projeto que é postado em um site raramente visitado, as pessoas podem ou não vê-lo ou pensar que você está tentando esconder isso.

Se a mensagem for comunicada por pessoa, estar ciente de comunicações não-verbais do falante, como o contato visual, expressão facial e tom de voz. Estes elementos não-verbais deve transmitir sinceridade, confiança e empatia: "Eu estou dizendo a verdade, eu sei o que estou falando e eu me importo como isso afeta você." Também decidir com antecedência como as questões serão tratadas e por quem.

6. Follow-up após a comunicação.
É importante que haja o acompanhamento freqüente após a comunicação para garantir que as pessoas receberam a mensagem e responder a quaisquer perguntas ou preocupações. Esse feedback vai ajudá-lo a determinar o que /como se comunicar em seguida. Canais informais de comunicação são valiosos aqui, porque as pessoas podem ser mais aberto sobre suas percepções do projeto quando eles estão em pé em torno do bebedouro ou no estacionamento do que quando estão em reuniões formais status do projeto.

mudanças do projeto acontecer. Comunicando-se uma mudança na data go-live do projeto não tem que atrapalhar seu projeto. Pode ser uma oportunidade para rever (ou criar) planos de comunicação, gestão de riscos e gestão de mudança do seu projeto. Tendo estes planos em vigor ajudará a garantir que as alterações não interromper o projeto ou dificultar o seu sucesso final.

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