Gerenciando Seus papéis: Entrada, Saída, e tudo no meio

Criar um sistema que sincroniza com o ciclo de vida do papel

Não importa o quão organizado o resto de seu escritório pode ser, &';. s fácil sentir que as coisas estão fora de controle quando sua mesa é coberta com papéis. Embora você possa ter ouvido rumores de que o chamado “ mundo sem papel &"; tem chegado, você e eu sabemos que temos mais o papel que para nós do que nunca. Se você se sentir como o papel é uma dor na bunda, você &'; re não sozinho. Mas a boa notícia é que se você colocar os sistemas certos no lugar que você pode obter os documentos em seu escritório sob controle.

A fim de avançar com estratégias de como lidar com papel, precisamos entender que o papel tem um ciclo de vida de sua própria:

1. Papers entrar em seu escritório — impressa a partir do computador, através do correio, ou talvez trazidos de reuniões ou conferências.
2. Você classificar os papéis — você colocar as contas em uma pilha, revistas e periódicos em outro, correspondências você precisa escrever em um terceiro Sims 3.. Você processar os papéis — você pagar contas, ler revistas, ou escrever cartas.
4. Você arquivar os papéis — papéis que você &'; re mantendo a longo prazo são colocados em seu armário de arquivo ou uma caixa
5.. Você remove os papéis —. Você soltar o lixo eletrônico na lixeira ou destruir documentos sensíveis

Estes cinco estágios — em, tipo, processo, arquivar e fora — são a estrutura básica para sua estratégia de gerenciamento de papel . A chave para gerir o seu papel é fazer com que o espaço dedicado para cada etapa em seu jornal &'; s do ciclo de vida: uma caixa de entrada para todas as coisas que são novos; a “ quente área de arquivos &"; para lidar com a triagem e as etapas de processamento; uma área de arquivo para todos os papéis que você quer agarrar a longo prazo; e uma caixa de saída para papéis que estão deixando o seu espaço inteiramente. Let &';. S olhada em cada um destes em um pouco mais detalhadamente

O primeiro é uma caixa de entrada. Isso pode ser simplesmente uma cesta, caixa ou bandeja de onde você coloca todos os trabalhos recebidos — mail, impressões, etc .-- mantendo tudo em um só lugar para que ele doesn &'; t se perder em meio ao caos de sua mesa. Quando ele &'; s tempo para você realmente sentar e processar os seus novos papéis, você don &'; t tem que perder tempo procurando seu espaço. Além de recolher os seus documentos recebidos, nesta primeira fase é completamente livre ação

É claro que muitos papéis exigem alguma ação de sua parte —. Uma assinatura, uma resposta, um pagamento. Este é o lugar onde a maioria das pessoas &'; s sistemas tendem a cair. Normalmente haverá uma “ To-Do &"; pilha, mas que isn &'; t sempre útil porque nós simplesmente temos muitos tipos diferentes de ações que precisamos tomar em qualquer papel. Eu acho que &'; s útil ter um hot área de arquivos: Isso pode ser simplesmente uma caixa de arquivo desktop, talvez 6 &"; 8 &"; profundo, que está prontamente disponível em qualquer loja de material de escritório. Dentro desta caixa de arquivo, você teria uma série de ficheiros suspensos; isso permite que você quebrar o seu To-Dos para as diferentes ações que você precisa tomar, com palavras específicas para cada ação que seus papéis representam — “ Call &"; para mensagens de telefone, “ sinal &"; para trabalhos que exigem assinaturas, “ Calendário &"; para eventos você precisa adicionar a sua programação, “ A correspondência &"; para as cartas, e assim por diante. Agora, quando você passar por sua caixa de entrada, você pode classificar seus documentos para as ações específicas que cada papel necessita. Isso torna muito mais fácil para que você possa realmente tomar essas ações: agora você pode pegar o “ Call &"; pasta e fazer todas as chamadas telefônicas ao mesmo tempo, ou tomar o “ Registe &"; pasta e assinar todos os documentos de uma só vez. Ao invés de passar por uma pilha de To-Dos e indo e voltando e mudar as marchas, agora você &'; re racionalização como você &'; re lidar com o seu papel. A criação deste sistema deve poupar-lhe um monte de estresse, muita frustração, e espero um pouco de tempo, bem

Uma vez que você &';. Ve tomado medidas em seus documentos via sua área de arquivos quente, haverá alguns que você precisa para agarrar. Aqueles vai em seus arquivos — uma caixa de arquivo, armário de arquivo, ou gaveta de arquivo. Este é o seu longo prazo, a área de armazenamento a frio. Você pode nomear esses arquivos que quiser — o que quer que faz mais sentido intuitivo para você

É claro que nem todo papel que você agir com necessidades a serem armazenados.. Alguns de seu papel terá de ser reciclado, desfiado, ou enviados de volta ao mundo. É útil ter uma lixeira e um triturador ao lado de onde o seu novo e-mail ou papel vem em Para os papéis que precisam para voltar ao mundo (correio de saída ou documentos entre escritórios), it &';. S melhor ter um correspondente caixa de saída junto à sua caixa de entrada. Este seria o lugar onde tudo o que você &'; re levando de volta para o mundo viveria até que você &'; re realmente deixar Restaurant  .;