Run-Away reuniões são o Top perda de tempo no trabalho

Uma nova pesquisa nacional considera que “ fugitivo &"; reuniões são o maior perda de tempo no local de trabalho. Mais de 27 por cento dos trabalhadores entrevistados disseram reuniões são o maior culpado pela ineficiência e falta de produtividade.

A pesquisa foi desenvolvida pela equipe do escritório, um serviço de pessoal especializado em profissionais administrativos qualificados. Com respostas de 613 homens e mulheres, todos maiores de 18 anos, os resultados são parte da “ Escritório Carreira Team Desafio, &"; um projeto para ajudar os profissionais administrativos avançar suas carreiras

Com hoje &';. s níveis de pessoal magras, há uma pressão crescente para os funcionários para gerir o seu tempo de forma eficaz. No entanto, muitos empregadores realmente sabotar a gestão do tempo com reuniões fugitivos e interrupções. Industry Week chama reuniões “ a Grande Crime de Colarinho Branco &"; estimar, eles perdem 37 bilhões de dólares por ano

Algumas &';. bandeiras vermelhas &'; que pode indicar uma reunião mismanaged:

• Ninguém no comando. Se a liderança da reunião isn &'; t claro, há uma tendência para os participantes a perder tempo, pontificar seus pontos e não tirar conclusões

• Não começar a tempo. Esta prática &'; trens &'; funcionários para vir tarde e esperar mais tempo para socializar.

• A falta de objetivos ou agenda. Com nenhum propósito ou agenda para acompanhar claro, é fácil para a reunião de sair da pista. Os participantes podem não ser claro quanto ao que precisa ser discutido ou por quanto tempo

• Lista de convidados demorado. Como regra geral, quanto mais as pessoas em uma reunião, a menos trabalho realizado. Quando a lista de participantes é extensa, muitas vezes é porque não há um foco em não excluir ninguém, não porque cada membro &';. Participação s é necessário

• Apenas parte da rotina. Regularmente reuniões agendadas podem perder valor que as circunstâncias e as mudanças de pessoal. Todas as reuniões de rotina devem ser periodicamente avaliado para determinar se eles devem ser mantidos em tudo.

Para saber como tornar as reuniões mais produtivas, entrei em contato com Chris Clarke-Epstein,
CSP, que escreveu o livro, eu Can &'; t Tome a sua chamada agora, I &'; m Em Reunião. O ex-presidente da National Speaker &'; s Association, ela trabalha com os clientes para ajudar os funcionários a aprender mais rápido e trabalhar melhor. Ela oferece ideias concretas para fazer suas reuniões mais eficazes

• Idéia # 1: Não cada reunião deverá ter lugar. Os momentos certos para agendar uma reunião quando são conflitos precisam ser resolvidos, grupos de pessoas precisam começar a trabalhar em conjunto ou informações precisam ser compartilhadas ao mesmo tempo. As reuniões são uma atividade de grupo para que eles possam ser eficazes quando um grupo precisa de chegar a um consenso ou comício em torno de uma ideia ou plano

• Idéia # 2: A pessoa que chama a reunião tem mais para fazer do que reservar o quarto. Eles precisam considerar também outros aspectos logísticos, incluindo; tempo, o equipamento necessário, e de alimentos /bebidas. Eles precisam assumir a propriedade do conteúdo, incluindo a preparação de uma agenda e distribuição de materiais de revisão. É importante ter um sistema para acompanhar as atribuições e monitorar os resultados da reunião

• Idéia # 3: Reuniões não são melhores que as pessoas irão eles. Segundo o Centro de Warton de Pesquisa Aplicada, a principal causa de reuniões improdutivas não é ter as pessoas certas no atendimento. Os participantes mais eficazes em qualquer reunião são: pessoas que têm a informação que você precisa, as pessoas que podem tomar decisões, e as pessoas que irão implementar as decisões

•. Idéia # 4: O que fica gravado numa reunião tem uma chance de ser feito. Todas as reuniões precisam de algum tipo de coletivo, acordado memória. Sem documentação, o consenso pode evaporar rapidamente. Notas da reunião precisa para resumir as decisões tomadas, relacionar as ações acordadas, fixar a prestação de contas e documentar os prazos para todas as ações

• Idéia # 5: Reuniões que terminam sem atribuições estão condenados a ser repetido. Os grupos são frequentemente muito bom em tomada de decisões e na implementação incrivelmente pobre. Não precisa ser uma pessoa identificada para implementar cada decisão dentro de um prazo específico. Assista a certeza de que todo mundo está ficando algumas das responsabilidades

• Idéia # 6: As equipes que avaliam suas reuniões têm melhores reuniões. Aqui dois ou três minutos, no final de cada reunião para avaliar o processo. Use cartões de índice e responda às seguintes perguntas: Were a reunião &'; s objectivos cumpridos? S formato eficaz; &' a reunião foi? Foi a reunião de valor?

O verdadeiro valor de qualquer reunião é o que realmente acontece após a reunião tem lugar. Ganhe certeza de que os indivíduos sejam responsabilizados pelo cumprimento resultados. E lembre-se, se você don &'; t medi-la, ela ganhou &'; t acontecer Restaurant  .;