Manipulando eventos inesperados

Eles são a perdição de todos os horários, o destruidor de todos os planos. Eles são o terror de gerentes e coordenadores em todos os lugares. Eles trazem o organizador de joelhos.

Eles são eventos inesperados.

Eventos inesperados tomar um tempo valioso e energia e dinheiro. Eles usam os recursos que foram planejadas para outra coisa. Então, como vamos permitir e plano para o inesperado? Como podemos incorporar o que não prevemos em nossos planos? Fazemos isso por meio de duas estratégias:. Tampões e flexibilidade

Tampões

Um tampão é alguns recursos que não estão alocados. Estes são recursos que temos disponíveis para nós, mas nós não usamos em nossos planos. No orçamento, nós chamamos isso de um "fundo de emergência", que é o dinheiro que temos em uma conta, mas que não faz parte do nosso orçamento. Na gestão do tempo, estes são blocos de tempo que estão no calendário, mas que não são parte da programação.

Quanto deve estar em um tampão? O montante é flexível, dependendo de onde estamos no plano. Um "fundo de emergência" deve ser suficiente para um período de tempo sem qualquer resultado; por exemplo, se nós estávamos trabalhando em orçamento mensal de uma família, deve haver dinheiro suficiente para um mês de despesas sem qualquer rendimento. Se nós estamos trabalhando em uma agenda semanal, devemos ter bastante tempo livre para um ciclo de atividade, dizer um conjunto de tarefas ou um conjunto de reuniões. Desta vez não tem que ser tudo em um bloco, mas devemos ser capazes de vê-lo em nossa programação.

Por exemplo, digamos que nós estávamos trabalhando em um projeto de construção, como a remodelação de uma casa. Temos um número de pessoas trabalhando de forma coordenada, como um eletricista e um encanador e uma equipe de carpinteiros. Trabalhamos uma semana de seis dias na casa. Para cada semana, devemos ter um buffer de um dia (10 horas) de tempo Sem marcação entre a equipe. Nem todo mundo tem 10 horas de tempo livre, mas podemos ver um total de 10 horas. Em seguida, progride ao longo da semana, que o tempo pode ser encurtado, até que no último dia (dia 6) temos talvez 2 ou 3 horas não planeada. Se tentar agendar cada hora de cada dia para cada pessoa da equipe, estamos arriscando toda a programação de eventos inesperados. Ao colocar algum tempo livre na agenda, que são mais propensos a lidar com o inesperado.

Flexibilidade

A outra ferramenta para lidar com o inesperado é a flexibilidade, a capacidade de adaptar-se às novas circunstâncias. As tarefas previstas no plano deve ocorrer em um agendada, forma planejada. No entanto, precisamos ter algumas tarefas que podem ser movidos ao redor. Dessa forma, quando ocorre um evento inesperado, podemos passar essas tarefas ao redor para dar espaço para manipular o evento inesperado.

Vamos voltar para nossa casa remodelação. Algumas tarefas têm que ser feitas em determinados momentos, como se preparando para um inspetor. No entanto, outras tarefas podem ser movidos, como a construção da varanda da frente. Se algo inesperado acontece, podemos atrasar a construção da varanda até mais tarde na semana; este movimento nos dá o tempo para lidar com o imprevisto.

Planejado para o Unplanned

A idéia fundamental é que haverá eventos e necessidades não planejadas, por isso precisamos a pôr de lado recursos para lidar com a não-planejada. Para agendar todos os recursos, em particular o tempo todo, é completamente o risco de ter a nossa agenda explodir quando ocorre o inesperado. Este é um risco enorme, e um que é desnecessário. Embora não possamos lidar com tudo, podemos lidar com a maioria, se planejar para o não planejada Restaurant  .;