O que incluir em arquivos de pessoal para os novos membros do pessoal

Uma vez que você tomar a decisão de contratar um novo funcionário, você &'; ll quer garantir que um arquivo pessoal é desenvolvido para ele /ela, e que contém a documentação necessária e todos outros materiais pertinentes. Incluindo a documentação adequada em um arquivo de pessoal pode proteger tanto o empregador eo empregado, legalmente ou não. A lista a seguir aponta quais os documentos que devem ser incluídos em um empregado &'; s arquivo:

1. A contratação de carta – esta carta documenta o empregado &'; s data, salário inicial, localização do escritório (se a organização tem mais de um cargo) duração do período probatório, e qualquer outra informação que a organização exige começar. Esta carta pode ajudar a proteger o empregado e organização, como ele define claramente as condições para o emprego.

2. Formulário I-9 - Prova de cidadania dos EUA, exigido por lei federal. Todos os empregadores devem ter funcionários preencha este formulário e apresentar a documentação apropriada. Duas formas de identificação são necessárias para verificar a nacionalidade (por exemplo, motorista &'; s licença e certidão de nascimento)

3.. W-4 – O funcionário preencher este formulário, que é exigido por lei federal. Concluindo, é necessário para que o seu empregador reter o imposto de renda federal correta do seu salário. Este formulário também inclui "chefe de família &"; informações e documenta o número de dependentes do funcionário será alegando

4 Documento de verificar que o funcionário leu e compreende todas as políticas e procedimentos (regulares e de pessoal) este... formulário deve ser assinado e datado pelo empregado

5 Employee &';... aplicação s, carta de apresentação, currículo, e /ou referências Esta informação fornece um instantâneo do empregado &'; s história de emprego e pode ser útil quando escrita e subvenções que apresentem

6 forma informações de contato de emergência –... Este formulário deve incluir os nomes, endereços e números de telefone de pelo menos dois indivíduos que possam ser contactados em caso de uma emergência

7. Uma cópia de todas as licenças ou certificação necessários. Por exemplo, se um empregado é contratado para preencher uma posição assistente social licenciado, você vai querer uma cópia de sua licença atual.

8. A empregado &'; s descrição do trabalho, que deve incluir a posição &'; s funções de trabalho essenciais (exigidos pelas Americans with Disabilities Act), responsabilidades e expectativas de trabalho (por exemplo, de viagem, de noite e de trabalho de fim de semana)

9.. Uma cópia do empregado &'; s metas e objetivos durante a sua /seu período de estágio. A condição para o emprego permanente pode ser condicionada à conclusão dessas metas e objetivos

As informações que devem ser incluídas no empregado &'; s arquivo após o período de estágio é a seguinte:.

1. As metas anuais e objetivos que o empregador eo empregado desenvolver em conjunto. O colaborador deve compreender claramente que ele /ela será avaliada na realização destas metas e objetivos.

2. A avaliação do desempenho anual, datado e assinado por ambos o empregador eo empregado. A avaliação deve identificar o empregado &'; s pontos fortes e fracos, e identificar as etapas da ação (com prazos) o funcionário pode tomar para corrigir as deficiências específicas

3.. Informações ação disciplinar, se for o caso.

4. Informações rescisão, se for o caso. Quando um funcionário deixa a organização, deve haver documentação relacionada com o empregado &';. S data de término (para o corte de seu /sua verificação final), e das condições em que ele /ela à esquerda (por exemplo, demissão, disparo)

5. Um registro do empregado &'; s acumulados e usados ​​licença de férias, licença médica, ou outros tipos de licença (por exemplo, júri, maternidade)

6.. Seguro fornecido ou adquirido pelo empregado (por exemplo, assistência médica, odontológica, visão, vida, de curto prazo ou a longo prazo deficiência).

7. 401 k ou outras informações de plano de aposentadoria.

8. Documentação sobre comissões internas e externas com as quais o empregado está envolvido. Participação nas reuniões das comissões pode ser uma parte do empregado &'; s metas e objetivos anuais

9.. Registro de treinamento – arquivos pessoais devem conter qualquer tipo de formação o trabalhador completou. O treinamento pode incluir a leitura de materiais relacionados com o trabalho, a formação interna (por exemplo, palestrantes convidados em reuniões de pessoal, membro da equipe que apresenta aos seus /suas colegas), e treinamento externo (por exemplo, o treinamento fornecido por outras agências, workshops, conferências, teleclasses, teleseminars, webinars). Conservação de cópias dos certificados de formação poderá ser necessária para atender aos requisitos de licenciamento ou certificação

A garantia de que cada funcionário &';. Arquivo pessoal s contém a documentação adequada ajuda a proteger o empregador eo empregado, garante que o empregador adere a todos governamental e organizacional requisitos e fornece informações de contato de emergência no caso de o empregado está envolvido em um acidente. Como a maioria das informações em arquivos pessoais são confidenciais, certifique-se de que esses arquivos são mantidos em um local fechado e seguro

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