Telefone Competências - Dicas Telefone para escritórios profissionais

A impressão de formulários de chamadas telefônicas quando eles primeiro contato com o Office Professional pode ter uma influência directa sobre o seu sucesso. O secretário de ocupado ou recepcionista pode adotar rapidamente atitudes e hábitos no telefone que são, para dizer o mínimo, desestimulando a seus clientes. Aqui oferecemos algumas dicas de telefone núcleo habilidades e técnicas para refrescar sua equipe do escritório.

Muitas vezes me surpreende que um profissional vai pensar nada de gastar enorme quantidade de dinheiro na aquisição de suas qualificações e criação de escritórios elaborados, e ainda serão relutantes em gastar um mesmo uma pequena quantidade de Telefone Treinamento de Habilidades para o seu pessoal. Na minha qualidade de consultor e instrutor telefónico Skills, tenho visto escritórios aumentar as suas receitas em 30% ou mais através da introdução de algumas das melhores práticas de base e alguns núcleo Telefone Treinamento de Habilidades.

O nível de habilidade Telefone de todos que interage com os clientes pode ser tão importante para o sucesso quanto a qualidade dos serviços profissionais.

O Impacto da Experiência do Cliente
É importante que todos em seu escritório aprecia a importância de seu papel em cada interação com o cliente. Cada um tem o poder de ganhar ou perder clientes. Um cliente pode tomar a decisão de ir para um concorrente ou para ficar com o seu serviço baseado em uma experiência negativa no telefone com um membro de sua equipe. Isso quase certamente não vai ser intencional, o agente tinha um baixo nível de conhecimento das pequenas coisas que contam com um telefone.

O objetivo com cada cliente é atender e exceder as expectativas. Isso irá garantir uma experiência positiva que vão continuar a cair o cliente de volta. A experiência negativa poderia muito bem significar que o cliente irá para outro profissional. &'; &' expectativas Reunião; significa identificar claramente o que um cliente vai esperar – neste caso, em uma interação telefone – e entregar esta. Falha em identificar um desses elementos essenciais no telefone irá desencadear uma experiência negativa.

Em um nível muito básico, mas extremamente importante, uma saudação pobre irá desencadear uma experiência negativa, e um, dando boas-vindas calorosa saudação irá incentivar o nosso interlocutor.

Disparo uma experiência negativa em o
telefónico Coisas que rapidamente desencadeiam uma experiência negativa no telefone incluem –

1. Ninguém home – o telefone toca e anéis. A melhor prática é a resposta dentro de 3-4 anéis
2. A Escola Professor Voice Mail - Um, mensagem de correio de voz burocrático longo dando-lhe ordens diretas Sims 3. A canção Secretário &ndash Cante; cujo cumprimento é tão automático que você pode &'; t ouvir uma palavra página 4. O Obama &ndash reversa; em vez de &'; Sim, você pode &' ;, o autor da chamada é recebida com, &'; Você pode &'; t &' ;, o &'; Podemos &'; t &' ;, o &'; Ganhamos &'; t ser capaz de o &'; e assim por diante
5. The Voice &ndash computador; a pessoa fria, impessoal que me faz lamentar chamando a todos!

Como fazer essa impressão positiva
assegurar que sua equipe perceber que seu Office Professional QUER Clientes, que parte de seu papel é incentivar nossos clientes a querer ficar com a gente. Concentre-los sobre o uso de todas as suas habilidades para influenciar positivamente o cliente. Don &'; t importuná-los e procurar defeitos sobre problemas se você haven &'; t explicou claramente o que você quer de cada um deles. . Louvor e incentivar o bom uso das habilidades de telefone, e dos procedimentos de melhores práticas

habilidades de telefone chaves & dicas são –
1. Um cumprimento positivo quente – Mudar a sua saudação regularmente, de modo que ele ainda está fresco. &'; Bom dia &'; ou &'; Boa tarde &'; é muito mais acolhedor que outras saudações. O formato geral é &'; Bom dia, Jones Consultoria, Mary falando, como posso ajudá-lo &';?
2. Ter uma positiva mensagem de correio &ndash Voz; se o correio de voz está pegando a chamada, garantir a sua mensagem é positiva, curto e acolhedor. Sims 3. Obter o Caller &'; s nome e usá-lo – deixando de usar o nome, ou usá-lo de forma inadequada vai dar aquele frio &'; computador de voz &'; efeito. Usando o Caller &'; s nome faz a chamada calorosa e pessoal página 4.. Dê acenos positivos verbais – que o chamador saiba que você está ouvindo &'; &' ;, Sure &'; Não tem problema, &'; I &' ;, veja &'; Eu entendo &' ;, repetindo volta informação, etc.
5. Confirme compreensão – resumir o cliente &'; s pedido ou consulta. Isso garante que você compreender, e também soa muito profissional para o cliente. &'; Certamente, você gostaria de um compromisso o mais rapidamente possível &';
6. Mantenha o interlocutor informou – que eles saibam que você está fazendo, usando um tom ativo, mas amigável. &'; I &'; ll basta olhar para cima Mr Jones diário que data &hellip para; Sim, eu tenho agora &';
7. Use linguagem definida positiva. Use palavras positivas como feliz, bom, melhor e assim por diante. &'; Será que bom som &'?; é muito melhor do que &'; Isso é OK &'?; As palavras mais utilizadas positivos, a melhor impressão seu cliente terá. Linguagem igualmente, mais definido como &'; imediatamente &'; ou &'; definitivamente &'; também vai construir a confiança em sua organização.
8. Se você deve indicar uma negativa, sempre terminar com uma opção positiva. &'; Infelizmente, nós don &'; t tem um compromisso para esse dia, eu poderia sugerir a semana seguinte &';?
9. &'; Sugerir &'; que o cliente faça alguma coisa, em vez de dar ordens diretas agressivos. &'; Você poderia por favor enviar … &' ;, o &'; Seria ótimo se você pudesse … &'; &'; É importante que façamos … &';
10. Confirme todas as reuniões, arranjos e acordos no final da chamada e por e-mail – isso evita mal-entendidos e parece muito profissional.
11. Ter uma calorosa, perto positivo. Lembre-se que as pessoas se lembram o primeiro e os últimos impressões sobre o telefone.
12. Grave notas ou arranjos imediatamente.

Qualquer Office Professional seria sábio para atualizar telefónico Habilidades e Etiqueta 2 ou 3 vezes por ano. Isso pode ser feito com um workshop onde a equipe discute melhores práticas e partilha as suas próprias dicas e técnicas. Lembre-se, cada um desses membros da equipe realmente faz a diferença para o seu sucesso Restaurant  !;