Top Cinco dicas para correr Produtivo & Reuniões Eficazes

Você já esteve em uma reunião onde há uma agenda, mas não é seguido? Ou, onde você discutir a mesma questão repetidamente, sem resolução? Se você respondeu sim, você são a maioria. Ao longo da minha carreira, eu me sentei através de centenas de reuniões que eram improdutivas e um desperdício de tempo. No entanto, com planejamento e execução adequada, você pode organizar uma reunião bem-executado. O seguinte artigo fornece algumas dicas para desenvolver e executar reuniões eficazes:

1. Decida por que você quer ter uma reunião. Qual é o objetivo da reunião? O que você está tentando realizar, endereço ou resolver? Se você pode lidar com o problema sozinho ou com outra pessoa, em seguida, uma reunião não é necessário. Apenas agendar uma reunião quando você precisa de entrada de um grupo maior de pessoas ou têm um problema que precisa ser discutido com um grupo específico de pessoas, como o seu /equipe de liderança de gestão ou um comité designado.

2. Se você determinar que uma reunião é necessária, desenvolver e compartilhar uma agenda com os que estarão presentes na reunião pelo menos uma semana de antecedência. A agenda deve especificar os itens a serem discutidos, o tipo de resultado que você espera em relação a cada item (por exemplo, a necessidade de entrada suficiente para tomar uma decisão, quer desenvolver um plano de ação), o tempo previsto para cada item da agenda, o iniciar e terminar a hora da reunião, e como a reunião será realizada (por exemplo, face-a-face, teleconferência). Distribuir a agenda uma semana de antecedência lhe dará os participantes da reunião a oportunidade de fazer todas as perguntas ou solicitar informações complementares antes da reunião. Ele também irá ajudar os participantes a ser preparado para a reunião, liberando um tempo valioso durante o encontro real para chegar ao cerne da questão.

3. A pessoa que dirige a reunião (facilitador) devem aderir aos itens da agenda. Se alguém levanta uma questão que não está na agenda ou não relacionado com os temas da agenda, coloque-o no “ &" estacionamento; O parque de estacionamento serve como um lembrete para discutir essa questão em um momento posterior, mesmo que seja no final da reunião ou em uma próxima reunião.

4. O facilitador deve também certificar-se que o tempo alocado para cada item da agenda é honrado. Duas sugestões para fazer isso incluem:

a. O estabelecimento de uma regra, de antemão, que as pessoas não podem repetir o que outro indivíduo já disse. Eles podem, no entanto, oferecer novas idéias ou sugestões, fazer perguntas ou para fins de esclarecimento.

b. Pedindo contributos de cada participante primeiro antes de permitir que um indivíduo que já falou a falar novamente. Isso garante que você ouvir todos &'; s perspectiva, e impede que indivíduos prolixos monopolize a conversa.

As sugestões acima devem avançar a agenda, assegurando que a reunião termina na hora indicada na ordem do dia.

5. Uma vez que a reunião terminou, distribuir os minutos em tempo hábil, geralmente dentro de uma semana após a reunião. A acta deve reiterar os temas da agenda, o que foi decidido, que medidas serão tomadas medidas, que foi atribuído a um passo de ação específico, e quando os passos de ação precisam ser concluídas. O facilitador ou uma pessoa designada deve acompanhar com os participantes da reunião para garantir que eles completem suas atribuições na acordados prazos. Quando as pessoas tomam acção, impulsionando as coisas para a frente, isso incentiva as pessoas a participar nas reuniões futuras, como eles podem ver o progresso e sucesso.

Ao seguir as cinco dicas acima mencionadas, você deve ser capaz de executar reuniões que são mais eficientes e eficaz. O desenvolvimento de uma agenda específica e compartilhá-lo com antecedência, aderindo à agenda, fixando prazos para cada item da agenda, assegurando que a opinião de todos foi solicitado, e acompanhamento para garantir que todos tenha completado suas tarefas em tempo hábil pode tornar as reuniões mais produtivo e bem sucedido. Quando as pessoas assistem às reuniões bem administradas e ver que progresso está sendo feito, eles são mais propensos a assistir e participar nas reuniões futuras

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