Seu escritório desorganizado custando-lhe dinheiro é?

John é um ocupado,, self-employed contratante do encanamento. Sua empresa mantém no campo cinco a seis dias por semana, assim que a única vez que ele tem que cuidar da papelada é à noite e nos fins de semana. Ele divide seu escritório em casa com sua esposa, que trabalha fora de casa, mas gere as contas domésticas deste espaço de escritório também. Todos os detalhes de sua pequena, mas crescente negócio de gestão são até John.

John é um pequeno empresário típico trabalhar a partir de sua casa, e como John, você pode estar perdendo dinheiro, porque você não tem sistemas de escritório simples e eficiente criados a fim de gerir papelada. Você pode estar pagando multas por pagamentos atrasados, a papelada importante poderia ser perdido em pilhas de correspondência fechada, e, em seguida, há o tempo perdido apenas tentando encontrar coisas. Seu escritório de pequenas empresas é o núcleo do seu negócio, o centro onde as novas encomendas e documentos estão sendo gerados diariamente.

Uma pesquisa da IDC, uma provedora global de inteligência de mercado e serviços de consultoria para a tecnologia da informação, telecomunicações, e mercados de tecnologia do consumidor, afirma que existem entre 34,3 milhões e 36,6 milhões de domicílios home office nos Estados Unidos sozinho. Estes incluem escritórios domésticos de geração de renda (18,8 milhões para 20,3 milhões), com o resto sendo constituído por famílias telecommuter corporativos.

É a história de seu escritório um de eficiência e produtividade, ou é uma história triste de perda
e confusão? Se o seu escritório está em um estado de caos, há quatro áreas-chave de seu escritório que você pode melhorar agora e ter o seu negócio para o próximo nível.

Time Management

Desenvolva um tempo sistema de gestão para que o tempo precioso não é desperdiçado andando em círculos, porque você don &'; t sabe por onde começar. A gestão do tempo não é sobre como trabalhar mais rápido – é a prática de passar mais tempo nas coisas certas.

Em primeiro lugar, você precisa ser capaz de reconhecer o que é importante para você, e compreender a diferença entre importante e urgente

tarefas importantes:.
Ajude-nos a alcançar metas de longo prazo, ou ter outro significado a longo prazo

tarefas urgentes:.
Que precisam de atenção imediata para evitar uma crise, mas não são necessariamente importante no longo prazo

Faça o seguinte cinco. estratégias de gestão de tempo em hábitos e você começará a ver o seu aumento de produtividade ea diminuição caos.

1. Defina suas prioridades – Escreva suas metas, e don &'; t ser vago. Seja muito específico com o que você quiser, quando quiser, e os passos que você precisa fazer para chegar lá. Quebre a sua meta até pedaços gerenciáveis, e dar-se tarefas específicas para atingir cada etapa.

2. Faça listas - Limite o seu diário lista de afazeres para 6 itens ou menos. Se a lista for muito longa, você vai se sentir derrotado quando você não conseguir completá-la. Priorize os itens da sua lista e tentar dedicar 80% do seu tempo e energia nas tarefas importantes. Naturalmente, haverá alguns dias que nada é feito importante, porque os itens urgentes dominar.

3. Eliminar as distrações – Pessoas, telefones, a desordem, a fome, e-mails, o nome dele; eles podem comer até dias úteis inteiros. Esteja ciente de que suas distrações são e aprender para filtrá-los. Cuidar de detalhes necessários antes de se sentar para começar um projeto, e lembre-se a regra urgente vs. importante.

4. Programe um tempo para o planejamento – Desenvolva o hábito de planejamento para amanhã, na noite anterior. Dedique alguns minutos para limpar sua área de trabalho, fazer a sua lista de coisas a fazer, antecipando todas as tarefas que não se completaram, e se preparar mentalmente para o dia seguinte. Seu subconsciente vai ajudar a organizar os seus pensamentos enquanto você dorme. Para citar Alan Lakein, autor de How to Get controle de seu tempo e sua vida, “ Na falta de plano está planejando falhar &";.

Um sistema de arquivamento

The Wall Street Journal ( março de 1997) relata os resíduos médios executivos norte-americanos 6 semanas por ano procurando informações equivocada de desarrumado mesas e arquivos. Isto equivale a 5 horas por semana ou uma hora por dia. No $ 60.000 /ano em salários, que é quase $ 8.000 /ano em desperdício de tempo no trabalho.

Você precisa ser capaz loja e recuperar documentos de forma eficiente. Isso inclui arquivos de papel e computador. Cada empresa tem necessidades próprias de arquivamento, e cada empresário tem seu próprio estilo de trabalho, de modo a desenvolver um sistema apropriado para suas necessidades empresariais. Você deve ser capaz de colocar suas mãos em qualquer documento, ou peça de informação em 30 segundos ou menos.

Você vai precisar de um sistema para gerenciar arquivos de trabalho, bem como arquivos permanentes. Os arquivos permanentes devem ser rotulados com um sistema de recuperação específico em mente, como por categorias, alfabética, numérica ou qualquer sistema é apropriado para suas necessidades. Escolha luminárias e armários que melhor acomodar seus arquivos, bem como as necessidades de armazenamento particular, para itens especiais, tais como fotografias ou plantas.

A apresentação perfeita e sistema de gerenciamento de papel somente irá atendê-lo se ele é mantido de forma regular base. Programe um tempo cada semana para gerenciar arquivos, tanto em papel e electrónico. Tente desenvolver o hábito de lidar com qualquer documento apenas uma vez – ou seja, lidar com isso quando você recebê-lo, em seguida, registrá-la imediatamente. Aplique o mesmo princípio para a sua gestão de E-mail.

A
Escrituração Sistema

As boas práticas de contabilidade são essenciais para uma série de razões. Você vai precisar de informação exata para as demonstrações financeiras, que são necessários para empréstimos de negócio ou linhas de crédito. Quando você pode acompanhar todas as suas deduções, você pode pagar menos impostos. Você será capaz de prever suas tendências de negócios quando você tem registros precisos, e se você decidir vender o seu negócio, você vai precisar de informações precisas, a fim de determinar o verdadeiro valor do negócio.

QuickBooks e Quicken a partir de Intuit, oferecer uma ampla gama de programas de contabilidade para quase todo o negócio. Microsoft Money é outra ótima opção. Estes programas são fáceis de usar e, ao final do ano, todos os seus dados estão prontos para fazer o download para fins de imposto de renda. Outra opção a considerar é um serviço de contabilidade para cuidar de detalhes que você pode não ter tempo para. Você pode ter um negócio ativo vibrante, mas se você don &'; t manter-se atualizado e registros precisos você pode estar perdendo dinheiro e nem sequer sabem disso

Controle de Clutter

Como é perturbador. -lo a sentar-se em sua mesa para encontrar os restos de ontem &'; s almoço, revistas, montanhas de papel e nenhum senso de por onde começar? It &'; s não só perturbador, mas também caro, em termos de seu precioso tempo a ser desperdiçado, porque você não está na tarefa enquanto baralhar pilhas, ou limpar a casa apenas para chegar ao desktop.

-se de sua mesa configurado de modo que há um lugar designado para tudo. Arquivos de trabalho pode ser acessível, sem ser espalhados por toda parte. Mantenha os cartões de visita em um arquivo de cartão, ou um Rolodex então eles são arrumados e fácil de encontrar, ou melhor ainda, digitalizá-los com um scanner de cartões que irá capturar todas as informações e sincronizá-lo com o seu programa favorito de gerenciamento de contatos. Classificar seu e-mail todos os dias ao lado da lixeira e trituradora. Jogue fora o lixo antes que ele se transforma em desordem. Don &'; t deixar seu escritório ser uma terra de despejo.

O seu escritório é tão importante para a saúde do seu negócio. Don &'; t deixar um escritório desorganizado impedi-lo de o crescimento e sucesso que você merece. Quando o seu escritório é eficiente e organizado, você será mais produtivo com seu tempo, e você vai reduzir o nível de estresse em sua vida. Você vai ter orgulho de trazer clientes para o seu escritório para reuniões e consultas, porque vai refletir seus elevados padrões profissionais e uma operação funcionar sem problemas Restaurant  .;