Dois Passos para organizar seus arquivos de computador

Ao seguir dois passos simples, mas pensativo, seus arquivos de computador vai estar sempre à mão.

Assim como com os nossos arquivos de papel, queremos capaz de encontrar, recuperar e guardar documentos eletrônicos rápida e facilmente . Embora a maioria dos computadores têm funções de pesquisa bastante eficazes, que ainda isn &';. T tão eficaz como simplesmente saber onde seus arquivos são

Seu sistema de arquivamento digital deve espelhar seu sistema de arquivamento de papel. Conceitualmente, colocar as coisas fora é a mesma, quer se trate &'; s no mundo físico de papel ou no mundo virtual do computador. Faz sentido, então, usar a categoria de nomes de arquivos e estruturas que você &' mesmo; ve criado para o seu papel no mundo da informática. Quanto mais você usa as mesmas estruturas e estilos de pasta, mais fácil será encontrar e colocar as coisas fora em ambos os lugares.

Idealmente, você quer usar os mesmos nomes de categoria em seu computador como você faz para o seu papel . Comece por criar uma estrutura de arquivos — categorias, pastas, subpastas — que é baseado em seu sistema de arquivamento de papel. Em seguida, abra uma nova janela no seu computador e arraste suas pastas e arquivos existentes para a nova estrutura recém-criada.

Identifique seus arquivos metodicamente. Depósito de papel não é exatamente a mesma coisa que o computador, no entanto, porque seus papéis don &'; t cada necessidade nomes individuais — mas os arquivos em seu computador fazer. Que &'; s por isso que &'; s tão importante ter estratégias eficazes de nomenclatura para os seus documentos. Você quer ter certeza de que você nomear seus documentos para que, como você abre um arquivo cheio de pastas, você don &'; t tem que pesquisar e tentar determinar qual é o documento real que você &';. Re procurando

A maioria dos computadores agora permitem que você nomear as coisas com uma muito longa cadeia de caracteres. Então, ter coisas no nome do arquivo como uma descrição do que o arquivo é de cerca, o número da versão, a data em que foi criado, que o criou — todas essas coisas geralmente pode caber no próprio nome do arquivo. Quando essas coisas são no nome do arquivo que você pode abrir muito rapidamente uma pasta cheia de arquivos e muito simples e fácil encontrar o que você &'; re procurando, sem ter que abrir e fechar cada arquivo individual. Esta pode ser uma grande poupança de tempo. Se você &'; ve sempre abriu uma pasta cheia de documentos e você tinha que abrir e fechar cada documento de forma a encontrar o que você &'; re procurando, você sabe o que é um desperdício de tempo que é

Criar. uma convenção de nomenclatura para os seus documentos que você pode seguir daqui para frente. Use essa estrutura para todos os arquivos que você cria; dessa forma todos os seus novos documentos serão organizados de uma forma que faz com que seja muito mais fácil de achá-los e recuperá-los mais tarde. Quando você tiver tempo você pode voltar para seus arquivos mais antigos e renomear os e integrá-los em seu novo sistema de arquivamento.

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