10 dicas para criar e executar reuniões eficazes

Quantas vezes você já pensou em ou ouvido dizer &hellip ;. Oh não, não outra reunião! ... Ou … que &'; s para esta reunião, é certeza de ser uma outra perda de tempo!

Aqui estão algumas sugestões práticas sobre como criar e executar reuniões formais eficazes que não funcionam e podem ajudar na mudança de atitude das pessoas para reuniões, e mais importante ainda o seu comportamento quando eles assistem.

1. Agendar reuniões com antecedência, sempre que possível, pelo menos, uma semana antes e no momento do dia que melhor combina com todos os envolvidos.

2. As reuniões são melhor programada em momentos em que as pessoas envolvidas estão no seu mais alerta e produtivo, por isso sábio concordar sobre o que é o melhor momento para atender a todos que estarão envolvidos para maximizar os resultados positivos, se o acordo é difícil alcançar os melhores tempos são tradicionalmente entre as horas de 08:30 e 11:30

3. O presidente deve assegurar que há uma agenda que é circular três dias antes da reunião, isso deve incluir quem está a assistir, o que deve ser discutido e as informações que precisa é ser fornecido ou preparado para a reunião.

4. Durante a vara reunião para a agenda eo tempo alocado quadro, no entanto, se você terminar os pontos da ordem de início don &'; t estender a duração da reunião - dar a todos uma marca de início, que lhes permitam voltar para outras funções importantes
.

5. O presidente deve divulgar as actas escritas da reunião no prazo de vinte e quatro horas de reunião, observando claramente quem é responsável pelas medidas acordadas ação eo prazo para conclusão dessas etapas da ação, além de detalhes eo calendário da próxima reunião, se ela é necessária.

6. Em uma reunião de negócios, o presidente deve estimar com antecedência o custo de funcionamento da reunião, ou seja: os salários e sobre os custos de todos os que estão envolvidos na reunião. A 'o que este encontro está a custar-nos' declaração deve ser incluído no topo da agenda, por exemplo: "as nossas pessoas custa para esta reunião hora é de US $ 1.750,00. Igualmente uma figura devem ser incluídos indicando que um resultado positivo da reunião irá gerar para o ex renda de negócio:. 'Proteger um adicional de US $ 50.000 em novos negócios'

7. Incluir na reunião apenas as pessoas que têm necessidade de participar e que podem fazer uma contribuição valiosa, pois isso economiza o tempo valioso de pessoas que simplesmente precisa ter uma cópia da acta e os resultados, a fim de ser mantida atualização sobre o que está acontecendo.

8. Comece e termine reuniões sobre o tempo, independentemente de cada um ser no atendimento.

9. Faça pausas estiramento 5-10 minutos a cada hora para as reuniões que vão mais de uma hora, mas garantir que as pessoas não desviar-se para o local da reunião ou tornar-se preocupado com a tomar e responder a mensagens de telefone.

10. Todos os participantes da reunião devem ter seu diário, laptop ou uma impressão da agenda semanal /mensal, para que eles possam diarise as etapas da ação necessários e datas para que eles têm para agir sobre após a reunião.

O presidente nomeado é responsável por:

• A condução da reunião e os envolvidos
• Mantendo para agendar
• Preparação de minutos e concordou acompanhar itens de ação

Plus - É uma boa idéia para girar o papel do presidente a cada poucas reuniões, pois isso dá a todos uma experiência valiosa sobre a execução de uma reunião, assim como a compra no valor do processo de reunião eficaz

Alguns pontos-chave sobre a condução da reunião

• A participação é essencial, tanto na pessoa e na mente

• Comece cada reunião com um feedback mesa redonda rápida sobre os sucessos individuais para a semana ou período desde a reunião anterior, o que dá a reunião um começo positivo e fica todo mundo pensando em bons resultados

• Evite comentários pessoais e ataques

• Sempre respeite cada outras idéias e opiniões

• Se você acha que, diga-o - mas com sua mente na unidade, em vez de
neutro

• Apenas uma conversa em um momento

• Nós nascemos com dois ouvidos e uma boca - escutar duas vezes tanto como nós falamos, dessa forma reuniões irá duas vezes mais rápido

• No final da reunião permitir que cerca de cinco minutos de tempo de calma para que todos possam documentar e planejar as etapas da ação que eles precisam para tomar após a reunião

• Reconhecer e celebrar todo o sucesso, bem como as experiências de aprendizagem a partir de uma falha

• Concentre toda a atenção sobre o propósito da reunião e os resultados finais desejados e resultados

• Lembre-se sempre que o riso é o canário na mina de carvão de comércio, de modo a manter o equilíbrio na reunião - toda atividade empresarial é destinado a ser gratificante, divertido e agradável

Finalmente aqui é uma idéia que realmente funciona na direita! circunstâncias

Poupe tempo valioso executando Stand Up Reuniões

As reuniões regulares com a sua equipe e colegas de trabalho pode ser executado em até metade do tempo normal, se todo mundo fica durante a reunião.

Antes da reunião simplesmente remover todas as cadeiras de sua sala de reunião e ter todos levantar-se em torno da mesa na sala de reuniões e ver o quanto mais rápido as suas reuniões vão. Esta abordagem é ideal para reuniões diárias ou semanais da equipe que normalmente deve ser concluído em 15 a 20 minutos, mas muitas vezes se arrastam além do tempo previsto

Escrito por Keith
Pronto.