X-Gap: Usando Planejamento Estratégico para fechar a Execução do Projeto Gap

Equipas e organizações estão constantemente atormentado por erros de execução do projeto e fracassos. Estas falhas criar um espaço de execução - uma lacuna entre o que um indivíduo e /ou equipe pretende fazer eo que eles realmente fazem em seu lugar. Assim como a retenção degrada rapidamente após a aprendizagem, o mesmo acontece com a execução do projeto após o planejamento estratégico. Então, o que pode ser feito?

Em 1885, Hermann Ebbinghaus, um psicólogo alemão, famosamente demonstrou uma teoria concluindo que as pessoas começam a esquecer o que eles aprendem logo que aprendê-la. Em seu estudo "esquecendo curva", ele demonstrou que os seres humanos se esqueça metade do que eles aprendem dentro de uma hora de aprendê-la, e no dia seguinte, eles se esqueceram de um total de dois terços da nova informação. Desde estudo Ebbinghaus ', os psicólogos descobriram que existem muitas maneiras de melhorar a retenção e memória; no entanto, se a memória não é tão frágil, o que é seu impacto na execução de projetos e planejamento estratégico - recebendo as coisas que você e sua equipe deve fazer?

Planejamento Estratégico: A execução Gap Reunião

O planejamento estratégico é uma forma de aprendizado em equipe. Quando abordado de forma colaborativa, o planejamento é um processo de criação de conhecimento e resolução de problemas. E planejamento estratégico pode criar muito mais detalhe que é difícil de gerir e, portanto, executar. Execução Grande projeto requer 100% de retenção no processo de aprendizagem da equipe. Sem um nível tão perfeita de retenção, a execução do projeto vai vacilar; no entanto, assim como existem técnicas para melhorar a retenção indivíduo depois de saber, existem técnicas para melhorar a execução do projeto da equipe após o planejamento estratégico. Uma dessas técnicas é a execução Gap Reunião, ou X-Gap.

Em princípio, o X-Gap é simples. Obter a equipe juntos em intervalos regulares durante a fase de execução do projeto, abordar o progresso de cada tarefa individual que deve ser realizada, e tomar medidas antes que o progresso fica para trás. Em "teambuilding: Comprovada estratégias para melhorar o desempenho da equipe," reconhecido como o trabalho com autoridade sobre os fundamentos do edifício da equipe, os autores observam a importância de intervenções regulares dentro das equipes para evitar regressão como o do esquecimento Curva Ebbinghaus. Além disso, eles observam que a regressão é mais eficaz quando as intervenções regulares interrompido são realizadas para se concentrar em tarefas como uma equipe em vez de em uma base one-on-one supervisor-to-subordinado. Soa como uma simples técnica de planejamento estratégico; no entanto, na prática, segurando um efetivo X-Gap requer disciplina.

Um dos maiores desafios para liderar um X-Gap é o controle da discussão e mantê-lo na tarefa. Fundamentalmente, o X-Gap é um método de planejamento estratégico transparente de aplicação de pressão dos pares para melhorar o desempenho a execução do projeto. Assim, os participantes têm uma tendência para fornecer desculpas e abrir discussões prolongadas para distrair o grupo de responsabilização individual. Líderes X-Gap deve lutar contra essa tendência.

Liderando um efetivo X-Gap requer um compromisso de quatro princípios básicos - foco, resolução, ação e frequência.

O princípio número um: Foco

Em primeiro lugar, as reuniões X-Gap deve ser curto e focado apenas nas tarefas necessárias. Esta técnica de planejamento estratégico não é uma oportunidade para a discussão aberta, resolução de problemas complexos ou a troca de informações gerais. Ele tem apenas um item na ordem do dia - a revisão de todas as tarefas vencidas e em aberto dentro do plano. Em um X-Gap, o líder convoca a reunião sobre o tempo e recursos em tarefas-a tarefa por meio do projeto pedindo a cada proprietário da tarefa de relatar os seus progressos.
As respostas devem ser sucinto. As tarefas concluídas e as tarefas em andamento, mas ainda não devidos são simplesmente quer "concluída", "no caminho certo", ou "verde". Tarefas que estão em andamento, mas têm alguma incerteza sobre a capacidade para completá-los como planejado são "amarelo". Finalmente, as tarefas que estão vencidos ou ter encontrado algum obstáculo fundamental que deve ser abordado é "crítica" ou "vermelho". As duas últimas classificações são o alvo da reunião de planejamento estratégico X-Gap. O objetivo do líder X-Gap é identificar e isolar os "amarelos" e as tarefas da categoria "vermelhos" para uma revisão posterior

Princípio número dois:. Resolução

O segundo princípio básico do X-Gap é tomar medidas para resolver a incerteza, ambiguidade e quaisquer outros obstáculos. Uma vez que as lacunas de execução de projetos são expostos, o líder deve tomar decisões e, possivelmente, realocar recursos a fim de fechar essas lacunas. Alguma explicação e discussão é geralmente necessário. Portanto, os líderes X-Gap deve permanecer em guarda contra improdutivas, discussões desmedidos. Os responsáveis ​​pela tarefa alvo de discussão deve sucintamente explicar a questão para a equipe e afirmar o que eles acreditam que eles precisam, a fim de realizar a tarefa - para fechar a lacuna. Esta necessidade é normalmente referida como um pedido de recursos ou de uma decisão do líder.

Neste ponto, as equipes tendem a querer ter uma discussão aberta sobre o assunto; No entanto, o líder X-Gap deve conter essa discussão de planejamento estratégico para apenas alguns minutos. Se a equipe está autorizado a tomar muito tempo, em seguida, haverá menos tempo para lidar com outras tarefas "amarelos" "vermelho" e. Como regra geral, qualquer tarefa que exige mais de dois minutos para explicar e discutir deve ser adiada para uma discussão em separado que tem lugar após a reunião X-Gap. Os líderes devem manter a reunião X-Gap focado e movimentação suave para que todas as tarefas relevantes dentro do plano são abordados

Princípio número três: Ação.

X- reuniões Gap deve identificar ações específicas que devem ocorrer durante a fase de execução do projeto, a menos que todas as tarefas sejam concluídas ou em tarefas como o planejado. Os líderes devem ter o cuidado de indicarem claramente as ações que devem ocorrer como resultado do processo de avaliação de tarefas, ou indiquem como e quando as decisões ou outras resoluções terá lugar e quem é responsável por elas. Eles devem determinar se ou não forem necessários recursos adicionais, que irá adquiri-los e até quando. E se nova deliberação é necessário para alcançar uma decisão, os líderes devem decidir quando isso acontecerá e que os membros da equipe será uma parte da discussão. Planejamento estratégico bem sucedido em reuniões X-Gap nunca deve concluir sem clareza sobre os próximos passos a tomar.

Princípio Number Four: Frequência

Finalmente, reuniões X-Gap deve ser um evento de planejamento estratégico recorrente que se alinha com a equipe ou o ritmo de execução do projeto global da organização. Se a equipe possui um X-Gap cada manhã às 10 horas, por exemplo, a equipe vai ser mais capaz de antecipar, participar mais plenamente, e preparar mais profundamente.

A preparação é a chave para uma reunião X-Gap bem sucedido e sessão de planejamento estratégico. Os membros da equipe relatório ao X-Gap em sua época pré-designado e lugar com os status de suas tarefas no plano. Isto significa estar preparado para responder ao seu estado geral, bem como fornecendo uma descrição sucinta de um estatuto que é "amarelo" ou "vermelho". Os participantes devem estar preparados para responder à pergunta: "O que você acredita é necessária para seguir em frente" Claro, há muitas vezes determinadas dependências fora do controle de um membro da equipe que podem ser a causa subjacente. Assim, o objetivo do X-Gap é expor essas questões de execução do projeto e resolvê-los adequadamente como uma equipe. Uma boa preparação também significa que os indivíduos podem substituir os outros não possa participar na X-Gap, fornecendo um status de suas tarefas e discutir o que é necessário para avançar.

Uma reunião de planejamento estratégico X-Gap deve ser conduzido. Como professor leva uma sala de aula e utiliza técnicas para ajudar os alunos a melhorar a retenção, um líder deve utilizar técnicas como o X-Gap para melhorar a execução do projeto Restaurant  .;