Email Eficiência: A regra 'tocá-lo uma vez' - Como é que trabalhar para você

&'; ve todos ouviram do &'; tocá-lo uma vez &';? governar – onde os associados soberbo com mesas aparentemente vazias dizer que eles devem a sua serenidade para nunca permitindo que a papelada para tocar sua mesa mais de uma vez. Alguma vez você já tentou fazê-lo por si mesmo e encontrou-se em melhor situação, se não pior

Da mesma forma, se você disse a todos em seu escritório que eles poderiam ter um desejo, quantas delas optaria por &';? Um 30 horas dia &' ;, um &'; oito dias semana &' ;, ou algum outro dispositivo para empinar tudo o que precisa ser feito no tempo disponível

Então, muitos de nós têm tanta coisa acontecendo que o maior? fonte de estresse para a maioria de nós é o grande volume de tarefas e informações que sentimos que temos que enfiar cada dia. Todos nós precisamos de mais tempo todos os dias, como olhamos para o nosso abaulamento &'; a fazer &'; listas e saber como nós &';. ll nunca chegar ao fundo deles

Bem, em primeiro lugar, temos de aceitar que, às vezes, ele apenas isn &'; t vai ser feito – o dia permanece 1.440 minutos de duração, e ele simplesmente doesn &'; t somar. Então, em vez de bater-se acima sobre esse fato matemático absoluto, temos de concentrar-se na definição de objectivos realistas, priorizando nossas tarefas e trabalhar em coisas mais importantes.

Eu poderia escrever uma coluna inteira em priorizar sua lista de coisas a fazer e apenas arranhar a superfície, mas que isn &'; t que este artigo é sobre. Em vez disso, vamos apenas concentrar-se em uma dica simples que pode dar-lhe alguns minutos extras a cada dia, ou até mesmo de hora em hora

Você já ouviu falar de um &';! In-bin &' ;?

Independentemente de você &'; re no negócio ou não, todo mundo tem uma in-bin. Pode ser a sua caixa de entrada de e-mail, correio de entrada, você trabalhar e' ve sido atribuído, ou coisas caiu em sua mesa em que um associado meu chama &'; workstation roleta &' ;. O que sempre formar in é para você, todos nós temos que processar este material

O problema é que se você tomar o &';. Tocá-lo uma vez &'; abordagem para o seu in-bin, então você poderia gastar metade do seu dia a manipulação entradas aleatórios que não são nem urgentes, nem mesmo importante. Por esse motivo, penso que &'; s &' um; regra &'; que foi feito para ser quebrado. Tornar a vida mais fácil para si mesmo e, em vez disso, tente alterar isso para …!

Toque em cada item de não mais do que duas vezes

Here &'; s um exemplo. Um e-mail chega na sua caixa de entrada. Você lê-lo, e depois ter de decidir o que você &'; re vai fazer sobre isso. Se você seguir o &'; one touch &'; governar servilmente, então você é obrigado a lidar com isso e então aí, independentemente de ele exige que você atenção imediata. Então, em vez disso, determinar o quão importante e /ou urgente é, e obtê-lo fora de sua mesa – em um arquivo, pasta, tente, o que funciona melhor para você. Ele precisa estar em algum lugar fora do seu caminho, mas não tão fora do caminho que você pode &'; t encontrá-lo ou esquecê-la. Depois que você &'; ve arquivados e processados ​​todos estes insumos de forma adequada, você pode priorizá-los e trabalhar com eles em estrita ordem de prioridade

A única exceção para provar esta regra é se a entrada irá levá-lo a menos de 2 minutos. lidar, como uma resposta de e-mail rápido ou um pedido para enviar por fax um documento. Em seguida, ele vai ser mais eficiente para lidar com isso e aí então

Então, de volta com nossos artigos em-bin que sabemos que nos levará mais do que um par de minutos para lidar com o – o que vamos fazer com eles? Em primeiro lugar, você tem que perguntar &'; eu preciso esta &'?; Se você don &'; t precisa dele, em seguida, lixo-lo, caso contrário, apenas tumultua sua vida

Para qualquer item que sobrevive deste abate, em seguida, você precisa decidir o quanto é importante, que precisa ser feito com ele, e quando. de; e atribuir-lhe uma prioridade adequada a partir daí você um conjunto de arquivos para este tanto para documentos impressos e para e-mail.

Quando você buscar seu e-mail, você analisá-lo e, em seguida, colocá-lo de volta para a caixa de correio US Post Office? Claro que não! Então, por que insistem em deixar email revisto em nossas caixas de entrada? Verificá-lo, se você don &'; t precisam, lixo ele, se você faz e que &'; s rápido, responder e arquivo ou lixo, se você precisar dele e ele pode tomar um tempo, registrá-la no local apropriado para a ação posterior. Você poderia rotular pastas de e-mail com títulos como &'; Ação - Prioridade, &'; &'; Ação - Não é urgente, &'; &'; &' ;, Pendente &'; &' ;, Archive &' e; &' ;. Referência Você também pode optar por criar arquivos para projectos específicos ou grupos de clientes que você está trabalhando com. Também é uma boa idéia ter seus arquivos de papel espelhar seus arquivos eletrônicos para facilidade de uso.

Outra forma de ampliar o tempo disponível é parar de deixar seu e-mail aberta em seu desktop e verificando-lo constantemente. Há apenas uma década, todos nós conseguimos fazer negócios sem e-mail a todos e, mesmo agora, o serviço postal dos Estados Unidos oferece apenas uma vez por dia. Por que deixar seu e-mail governar sua vida de vigília? Tente única verificando seu email primeira coisa na parte da manhã, depois do almoço e no final do dia. It &'; s sua conta de e-mail; você &';! re não a sua pessoa

O maior desafio é a priorizar essas várias entradas, mas, se você dá a si mesmo permissão para tocar cada item duas vezes antes de começar realmente a trabalhar nele, eu honestamente acredito que você vai se sentir como você &' ; ve-se dado o dom de alguns preciosos minutos extras a cada dia. O que você vai fazer com o seu
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