Principais Trinta Melhores Práticas para agendar seu dia e definir compromissos

1. Determine se você realmente precisa se encontrar pessoalmente. Quantas vezes você assistiu a uma reunião e se perguntou: "Por que estou aqui?" Esperançosamente, você começou a proteger o seu tempo de cada pessoa que quer um pedaço dele. Se meus clientes querem se encontrar na pessoa, eu cobrar uma taxa de consultoria. Para chamadas telefónicas, sem nenhum custo. Noventa por cento das vezes, uma chamada de conferência será suficiente. Tempo extra de viagem e despesas estão envolvidos quando da reunião em pessoa, para evitá-lo, a menos que são necessários o diálogo ea brainstorming.

2. Tenha pedidos de reunião e respostas ir para o seu delegado, não para você. Não percorrer todas as respostas; é por isso que você tem um assistente (se você). Em Ferramentas, Opções, Delegados, selecione "Enviar solicitações de reunião e confirmações só aos meus delegados, não a mim." Brilliant.

3. Criar um calendário particular para deixar compromissos que você não quer que os outros vejam. Estamos todos acostumados a enviar e-mail, pastas onde arquivamos e-mail. A maioria das pessoas, no entanto, nunca criou uma pasta de calendário. A pasta do calendário é um novo calendário. Para criar um, siga a mesma broca para a criação de uma pasta de e-mail (botão direito do mouse no Calendário na lista de pastas e selecione Nova Pasta). No entanto, certifique-se a pasta contém "itens de calendário" na caixa drop-down. Dê ao seu novo calendário um nome como "Horário de Verão dos miúdos" ou "calendário pessoal de Laura." Eu mantive a par de actividades de Verão dos meus filhos em um, por isso o meu marido saberia onde sua agenda foi impactado por dever de condução.

4. Ou, verificar os seus compromissos como privada, quando você não quer que os outros a ler o texto. Sim você pode! A caixa de privada é um pouco pequena caixa, no lado inferior direito da sua tela (Outlook 2003) quando você criar um novo compromisso. Pessoas que compartilham seu calendário ainda verá um bloco e que está disponível, mas eles não podem ler o texto nomeação.

5. Use a caixa de Categoria para indicar o projeto, equipe, ou comitê. Toda vez que você agendar uma consulta ou aceitar um convite de reunião, indicar o projecto está relacionado com na caixa Categoria. Use o Mestre Lista de Categoria para adicionar seus rótulos. "Tag" cada encontro com uma ou várias categorias. Em seguida, no menu View, selecione Organizar por, Vista actual, por categoria. Então você pode ver todas as reuniões, passadas e presentes, você teve com um determinado grupo, pessoa, projeto, comissão, etc.

6. Use os Contatos para Localizar Reuniões. Não consegue encontrar um próximo encontro com alguém que você sabe que você agendada? Cansado de procurar o seu calendário manualmente para encontrá-lo? Em vez disso, entrar nos hábitos de usar a caixa de Contatos no canto inferior esquerdo de cada nomeação, para indicar quem você está cumprindo com (pode haver várias pessoas). Para localizar todas as futuras reuniões com uma pessoa em particular, vá para o cartão endereço do contato, selecione a guia Atividades e na caixa drop-down, selecione Tarefas Próximos /Compromissos. As pessoas devem ser carregados em sua lista de contatos pessoais (e não apenas o livro de endereços global da sua empresa) para que isso funcione. Se um convite de reunião é usado, esse recurso é automática, e você não precisa selecionar os nomes.

7. Como uma cortesia para seus colegas de trabalho, envie um convite de reunião em vez de um e-mail quando você gostaria de se conectar. Ao invés de e-mail colegas e perguntando: "Qual é a sua agenda hoje? Será que podemos ficar juntos por 30 minutos?" tomar um minuto para agendar um convite de reunião. Enquanto em seu Calendário, selecione Ações, Nova solicitação de reunião, guia Agendamento, Adicionar Outros, Adicionar do Catálogo de Endereços, e selecione os participantes. Verifique a sua disponibilidade no calendário (isso pressupõe que você tenha sido concedido o acesso aos seus calendários) e encontrar um tempo aberto (ou selecione AUTOPICK para deixar Outlook encontrar a próxima data /hora disponível). Envie o pedido de reunião. Quando os convidados recebem, eles podem simplesmente clicar em Aceitar, e Outlook move a nomeação para seus calendários para eles. Isso economiza o tempo do destinatário e também evita que você tentar coordenar vários calendários manualmente.

8. Se alguém enviar um e-mail querendo encontrar, convertê-lo em um compromisso. Se seus colegas não entendem o recurso de reunião e insistem em enviar e-mails para compromissos, você pode rapidamente transformar um e-mail em um item de calendário. Botão direito do mouse sobre o e-mail, selecione Mover para pasta e, em seguida, Calendar. Uma nova janela é aberta automaticamente nomeação, contendo seu e-mail e quaisquer anexos. Preencha a data, hora e detalhes e, em seguida, salvar e fechar. A mensagem é movida da caixa de entrada para o calendário automaticamente. Sem copiar e colar mais manual!

9. Use etiquetas para rapidamente "ver" o layout de sua agenda para o dia. Clique com o botão direito do mouse em qualquer compromisso em seu calendário. Select Label. Selecione Editar Marcadores. Mude o texto para exibir as cores como você gostaria. Escolha cores de forma consistente com sua equipe (curso, vários locais, formação, pessoal, férias, reunião, conferência de vídeo, etc.) para que você possa ver rapidamente onde os membros da equipe estão trabalhando eo que eles estão fazendo.

10 . Bloco de tempo para trabalhar. Às vezes você pode querer realmente agendar uma entrevista para o trabalho. Para proteger a sua vez de outros, agendar uma tarefa no seu calendário (Outlook 2003). Com a visão de painel de tarefas no calendário exibição, clique em uma tarefa que você gostaria de completar. Segure o botão esquerdo do rato enquanto arrasta-lo ao seu calendário e solte. Uma janela irá aparecer Nomeação, inserindo automaticamente a tarefa para a parte de texto do item de compromisso. Preencha o tempo que você quer trabalhar na tarefa no seu calendário. Alterar o Show Time como campo para Tentative, se desejado. Salvar e fechar. A tarefa ainda será mantido em seu painel de tarefas, mas agora você bloqueou o tempo em sua agenda para trabalhar nele. NOTA: NÃO colocar as coisas que você precisa fazer no seu calendário (que é o que as tarefas são para), porque se você não concluí-lo, você terá que movê-lo manualmente (não é assim com tarefas)

11. . Mantenha o seu calendário atualizado. É frustrante quando seus colegas estão tentando configurar compromissos, e parece que você está aberto, por isso, eles enviam uma solicitação de reunião para um grupo grande. Você responde: "Desculpe, eu tenho um conflito naquele dia /hora", ao que eles respondem por batendo suas cabeças sobre a mesa em frustração, perguntando: "Então por que você não tê-lo em seu calendário?" Verdadeiramente, se uma organização está indo para usar previsivelmente agendamento compartilhado para coordenar reuniões, você deve manter seu atual. É bom usar um método tradicional em papel, bem como, mas se você programar algo em seu calendário "outro", certifique-se de atualizar seu um eletrônico em intervalos regulares também.

12. Incluir o tempo de viagem em um único compromisso e colocar o horário da reunião real no assunto. Se a sua reunião começa às 11:30, mas que vai levá-lo trinta minutos de carro até lá e quinze minutos para sair do prédio para seu carro, bloquear seu calendário a partir das 11:00 (para que outros não podem agendar com vocês). Em seguida, escreva @ 11: 30 na linha de assunto, para você saber o horário da reunião real

13.. Não aceite um convite de reunião se o solicitante não se pode afirmar em uma frase o motivo exato que você está encontrando. Por exemplo: viajantes - Para o nosso departamento de alterações na política de subsídio de férias viajantes - Para vender gestão no plano de nossa divisão para automatizar o processamento de folha de pagamento viajantes - Para debater a melhor forma de resolver o défice orçamental da associação.. .
- Determinar metas de vendas realistas para cada região para o próximo ano.
- Para discutir as habilidades críticas necessárias para o desempenho bem-sucedido como um primeiro nível supervisor

14.. Enviar materiais de leitura longas, pelo menos, 48 ​​horas de antecedência. Os participantes expressam sua frustração com o desperdício de tempo em reuniões de revisão materiais que foram apenas entregues. Eles não têm tempo suficiente para digerir a informação e formular perguntas. Eles poderiam ter revisado o documento enquanto espera no consultório do médico ontem. Não desperdice o tempo de todo mundo, forçando-os a se sentar lá e ler junto como kindergarteners - seu tempo é muito caro

15.. Se a atualização de uma reunião já agendada, enviar uma atualização para o compromisso existente. Se você já configurou uma reunião e convidou os participantes, enviando um e-mail sobre as forças de reunião-los seja para copiar e colar as informações adicionais para a reunião ou ter dois blocos de reuniões para o mesmo lado evento a lado em seus calendários, forçando-os a abrir dois itens para obter informações completas. Se você precisa adicionar informações, enviar uma atualização de reunião. Para entrar em contato com os participantes da reunião com um lembrete ou outra mensagem, abra o pedido de reunião original, clique no menu Ações e selecione "Nova Mensagem para os participantes."

16. Evite pedido de reunião respostas. Se você estiver enviando uma solicitação de reunião para um grupo grande e não precisa ou quer respostas, no novo pedido de reunião aberta, no menu Ações, desmarque a linha de solicitação Respostas. Para tornar este o padrão. Ferramentas, Opções, Opções do E-mail, opções de acompanhamento, "Excluir de voto e de reuniões em branco respostas após processamento." Ou criar uma regra (em Ferramentas, Regras e Alertas, iniciar a partir de uma regra em branco) para apagar automaticamente as mensagens com as respostas certas palavras na linha de assunto.

17. Programe um tempo para a preparação e ação. Dependendo do seu nível de envolvimento com a reunião, você precisa de tempo para ficar pronto. Você pode precisar para começar seus dias de preparação antes de se você precisa para criar um relatório ou fazer uma apresentação. Quando você aceita uma reunião, ir imediatamente para o seu calendário e bloquear pelo menos 15 minutos adicionais separadamente para tempo de preparação, um bio pausa, bebidas refrescantes, e tempo de transferência - e adicionar mais, conforme necessário para a preparação mental e avaliação. Não ande para a reunião "frio". Da mesma forma, bloquear tempo no final da reunião para avaliar os itens de ação, ativá-los em seu sistema de gerenciamento de tempo, se você não pode completá-los naquele momento, e se organizar.

18. Termine reuniões antes da parte superior ou inferior da hora. Se você é o único agendar a reunião, não use as configurações do Outlook padrão de hora ou blocos de meia hora. Se uma reunião for 1:00 - 02:00, imediatamente seguido por outro 2:00 - 03:00, você vai se atrasar por padrão no seu 02:00. Então use: 45 vezes de início e fim, para dar tempo de transição

19: 15 ou.. Limitar os participantes para as reuniões. Mais não é melhor. Pense em quem realmente precisa estar lá. Não se preocupe com "ferir os sentimentos de alguém" se eles não estão incluídos. Se você simplesmente deseja manter uma parte interessada ou jogador no circuito, selecioná-los como "opcional", em vez de "necessário." Sempre assumir que seus superiores tenho coisas para fazer que são muito melhores usos de seu tempo do que sentado em sua reunião. Pense sobre quanto dinheiro as pessoas são pagas, e perguntar se vale a pena a sua reunião de uma hora do seu salário PLUS o que de outra forma poderia ter feito se não estivesse preso em sua reunião. Apenas convidar as pessoas se eles têm uma contribuição direta para fazer ao objectivo reunião e as decisões desejados não seria capaz de ser feito sem eles. Se a sua presença é necessária apenas por dez minutos, dar-lhes os primeiros dez minutos, e, em seguida, permitir que eles se afastar graciosamente. Impedindo que outras pessoas que não são convidados informados pode ser feito com um resumo rápido e-mail ou a inclusão na lista de distribuição de quaisquer notas de reuniões ou minutos.

20. Confirmar tudo. Eu tenho mostrado muitas vezes para uma reunião ea outra pessoa "esqueceu". Você gostaria de pensar que os adultos são todos responsáveis ​​e vai fazer o que eles dizem que vão fazer, mas é sempre melhor sair correndo um e-mail rápido. "Olhando para a frente para vê-lo em (data) às (hora) em (local). Deixe-me saber se alguma coisa vem à tona." Eu não fazer as pessoas confirmam que as coisas estão corretas; Peço-lhes que me avise se há uma mudança. Também certifique-se que você obter direcções e mapeá-la para fora com bastante antecedência de tentar correr para fora da porta. Eu olho para o meu calendário para o próximo dia antes de eu deixar o trabalho e ter certeza que estou pronto para rolar em tudo. Confirme com os participantes, também, quando é a sua reunião. Abra o pedido de reunião original, selecione Ações e depois em Nova mensagem aos participantes.

21. Jornal sua reunião observa. Muitas pessoas não sabem como usar o recurso de diário no Outlook ou até mesmo o que é para! Se você já acidentalmente clicou-lo, você vai ter uma caixa de pop-up que pergunta se você tiver certeza de que quer ligar o Journal. A maioria das pessoas surtar e clique NO. Da próxima vez, clique em sim. Abra uma nova entrada de diário, digitar suas notas de reuniões, colocadas no dia /hora da reunião, indicar no campo Contatos que estava na reunião, e selecione uma categoria para o nome da reunião ou projeto. Quando a seleccionar Contato e clique na guia Atividades, você vai ser capaz de ver as entradas de diário (notas) de todas as reuniões que você já teve com essa pessoa. Você também pode puxar para cima as entradas de diário por categoria para rever notas de reuniões, tanto para trás como você gostaria. Ou dar as suas notas para o seu assistente, tê-lo digite-os no campo de texto da convocatória original, salvar e enviar uma mensagem aos participantes (em Ações).

22. Evite encontros às sextas-feiras. Muitos departamentos e equipes de apenas decidir como uma política informal para agendar reuniões de segunda a quinta, se possível. Muitas pessoas tentam tomar fins de semana prolongados ou pato fora cedo, fazendo programação e reprogramação um pesadelo sobre estes dias, mais você vai acabar com um monte de no-shows. Eu tento deixar sextas-feiras abertas para compromissos pessoais. Acho que se eu colocar uma consulta médica em entre reuniões de negócios, algo sempre acontece a descarrilar um ou o outro. É difícil conseguir minha mente comutado entre diferentes reinos também.

23. Sempre enviar ou solicitar uma agenda e incluí-lo na parte de texto da nomeação ou incluir como um anexo. A agenda de base deve incluir uma declaração de propósito (ver # 13), quaisquer considerações logísticas, as decisões a serem tomadas, uma lista dos temas a discutir (em ordem de prioridade), que é responsável por esse item, e quanto tempo você está atribuição para cada um. Pergunte aos participantes se eles têm quaisquer alterações aos itens da agenda para que você saiba com antecedência da reunião, para que você possa fazer ajustes, se necessário. Uma vez que você entrar na reunião, siga a agenda de forma diligente, para que você possa garantir que todos os pontos estão cobertos, as decisões são tomadas, eo objetivo é alcançado.

24. Não deixe Outlook escolher o comprimento de sua reunião. O padrão é uma hora, de modo que é quanto tempo as pessoas normalmente agendar reuniões! Em vez disso, corresponder à duração da reunião para o efeito. Caso você tenha feito uma agenda (veja # 23), e que determinou você só vai precisar de quarenta minutos, em seguida, agendar para isso. O tempo vai expandir-se para encher a quantidade de tempo disponível. Se você prometeu pessoas você vai estar fora de lá, as pessoas tendem a trabalhar em direção a esse objetivo. Se houver tempo de folga, mais socialização terá naturalmente lugar e uma hora vai definitivamente se acostumar. Algumas pessoas tentam construir em "tampão" tempo - não caverna a este hábito. Eu propositadamente sob-horário e anunciar a meta no início, então todo mundo está se movendo ativamente para a frente.

25. Para mais reunião, permitir intervalos suficientes. Dê uma pausa de pelo menos um intervalo para cada hora e 15 minutos, no máximo. Deixe os participantes sabem à partida o que esperar. Se você continuar divagando, e eles não tem certeza de quando vai ter uma bio pausa, eles só vai começar a levantar-se aleatoriamente e esgueirando-se. Se você indicar claramente no início, "Nós vamos nos encontrar a partir de agora até às 10:00, e depois vamos quebrar até 10:10", etc. Também é cortesia comum que se você está encontrando mais de uma hora de almoço para fornecer alimentos.

26. Seja atencioso com aqueles em outros fusos horários. Se você estiver no fuso horário do Pacífico, e alguns de seus participantes da reunião estão chamando do leste, uma reunião 02:00 coloca-los em tempo de partida. Perceba que as pessoas podem ter compromissos de acolhimento de crianças no final do dia; uma reunião à tarde (ou vice-versa para início da manhã na costa oeste) pode folks severamente inconveniência e reduzir as chances de atendimento.

27. Encontrar um equilíbrio em quando para agendar uma reunião. Se você agendar uma reunião muito longe, você vai ter um monte de cancelamentos e pedidos de reescalonamento medida que se aproxima - ou você só vai ficar superada por alguém mais acima. Se você esperar para agendar uma reunião até o último minuto, é difícil encontrar um bloco de tempo quando a maioria das pessoas estão prontamente disponíveis. Portanto, é melhor para agendar em torno de um a três semanas de antecedência. Qualquer coisa mais cedo do que isso, ou mais do que isso é repleta de desafios e conflitos de agendamento.

28. Deixe o líder reunião sei, logo que você está ciente de um conflito com uma reunião agendada. Se você tem uma mudança em seu calendário, mas não quero "balançar o barco", você incomodar mais pessoas quanto mais você esperar. É preciso esforço para trabalhar programações em torno compromissos, de modo a logo como você sabe, levantar a bandeira. A cadeira pode determinar se eles podem fazer isso sem você ou se a reunião deve ser movido.

29. Exibir várias janelas do Outlook ao mesmo tempo. Talvez você deseja ver o seu calendário enquanto olha para um e-mail. Enquanto em sua caixa de entrada, botão direito do mouse em seu calendário (quer na lista de pastas ou o ícone) e selecione "Abrir em uma nova janela." Outlook irá abrir o seu calendário em uma janela separada, que você pode redimensionar e mover-se para onde for mais conveniente para você, enquanto ainda está sendo capaz de voltar para a caixa de entrada. Isto é especialmente útil se você tem um monitor grande ou dois monitores.

30. Personalize o seu calendário com as suas preferências. Não fique satisfeito com os layouts de calendário padrão - faça-lhe seus próprios! Por exemplo, você pode adicionar automaticamente feriados ao seu calendário. No menu Ferramentas, clique em Opções, em seguida, Opções de calendário e, em seguida, clique em Adicionar feriados. Os fins de semana também são compactados por padrão. Se você quer mostrar sábado e domingo como caixas separadas, clique direito no calendário e selecione Outras configurações. Desmarque a caixa que diz Comprimir Dias fim de semana. Enquanto estiver lá, alterar a configuração padrão para os intervalos de tempo de 30 minutos para 5, 6, 10, 15 ou 60 slots de minuto (eu uso 15). Agendar com freqüência com pessoas em outro fuso horário? Evitar confusão, exibindo outra zona. No menu Ferramentas, selecione Opções. Na guia Preferências, clique em Opções de calendário, Fuso Horário, e "mostra um adicional de fuso horário" caixa de seleção. Selecione o fuso horário desejado e OK sair de lá.

Faça-lhe um dia produtivo! . (TM) Art