Tem um Minuto - manipulação Workplace Interrupções com tato e empatia

“. Vá em frente com a sua vida, os seus planos ... Não perca tempo, parando antes das interrupções começaram &";
Richard L. Evans

De todos os desafios de produtividade descritos para mim, se destaca como o mais difícil de enfrentar e resolver. Se o trabalho a partir de casa ou empreendedor executivo sala de reuniões, as interrupções por colegas de trabalho e relatórios equipe no topo da lista de quebradores de produtividade e drenos de tempo. There &'; s apenas algo sobre um colega de trabalho que está na sua porta, com aquele olhar desesperado em sua cara que faz com que seja difícil de mandá-los embora.

No momento em que uma interrupção ocorre, o partido interromper tem tipicamente chegaram a um estado de desamparo ou pânico. Eles &'; re tão focado no que é que eles precisam que eles don &'; t perceber que você tem prazos e prioridades também. Eles só podem ver uma árvore na floresta, e ele &'; s no FOGO! Isto é tipicamente quando eu digo para mim mesmo, “ Mas, que sobre esse relatório que &'; s devido por 2:00? Oh bem, &'; s só desta vez. O patrão vai ter que entender. Direito &";?

Ao contrário da crença popular, apenas 20% das interrupções (no telefone, em pessoa, via chat, ou por e-mail) são verdadeiras emergências. Com um pouco de compaixão e boa comunicação, os outros 80% podem ser adiadas para um tempo que funciona dentro de sua programação.

Os fatores chave para lidar com interrupções são assegurar o solicitante sabe que &'; re sendo ouvida e que eles têm alguma forma de obter as suas necessidades satisfeitas. Isso nem sempre significa que você é a solução para o problema. Na verdade, às vezes você simplesmente pode &';. T ser

Aqui estão alguns exemplos bastante indolor de maneiras de se comunicar com os outros para ajudar a minimizar as interrupções, mantendo um relacionamento agradável e percepção positiva. Tenha em mente que estas conversas são hipotéticos e assumir que a interrupção não é uma questão crítica.

1. Reconhecer a necessidade e determinar a urgência da interrupção
• Sam, parece que esta questão realmente precisa ser resolvido
• No momento, eu &';. M no meio trabalhando para completar o relatório de participação para Sally
• Isto é algo que pode esperar até um pouco mais tarde
&bull?; Ótimo, vamos &';. S plano conversando em torno de 2:00 esta tarde para que possamos discutir como posso ajudá-lo

2. Se ele &'; s seu chefe, reconhecem sua necessidade e certificar-se de que ele /ela sabe o que a interrupção está puxando você para longe de
• Sally, posso dizer que esta é uma questão muito importante
• Agora, eu &'; estou trabalhando em terminar o relatório de freqüência que você precisava antes do meio dia
• Você gostaria que eu adiar o relatório até 1:30 e chegar a seu escritório imediatamente? Ou, vou completar o primeiro relatório e vir vê-lo depois?

3. Deixe povos saber quando você &';. Re trabalhando em algo de particular importância
• Sam, eu entendo a sua necessidade é importante; no entanto, I &'; m no meio de uma atualização crítica para um cliente que só pode &'; t esperar
• I &'; ll necessidade de voltar para você em cerca de 3:00 ou assim, depois que eu &'; ve resolvido este problema

4.. Negociar o que você vai fazer por eles, quando e o que &';. Vai precisar para lidar por conta própria
• Sam, eu posso te dar o Tempo de Uso Log por 2:30 esta tarde, mas você &'; ll precisa verificar com Maria para o Formulário de Grupo de Distribuição. Ela pode obtê-lo a você muito mais rapidamente do que eu

OR, se alguém pode fornecer a mesma solução /informação que você pode de maneira mais oportuna

• Sam, infelizmente, I &'; m que vai ser amarrado durante toda a tarde com este impulso software. Mark também tem acesso ao Tempo de Uso Log. Você pode querer verificar com ele para ver se ele pode obtê-lo para você mais rapidamente do que I.

É claro que os exemplos acima pode &'; t cobrir todos os cenários que vão ocorrer. A essência básica é certificar-se que o solicitante se sente ouvido e reconhecido, que eles entendem o que &'; está acontecendo para você no momento, e que crie medidas claras de como (ou se) você vai ajudá-los. Tato e gestão de relacionamento são fundamentais neste tipo de interação, porque, como eles dizem, você nunca sabe quando as tabelas serão transformados Restaurant  .;