Gerenciando Interno Email Overload

Nós enviar e receber dezenas de e-mails relacionados ao trabalho todos os dias. Mensagens – muitas vezes aqueles que são comunicações internas – lotam nossas caixas de entrada e nosso tempo. Mas quantos desses e-mails recebidos são verdadeiramente necessários e importantes? Quando é que a quantidade de leitura passou e respondendo aos colegas &'; e-mails se tornar contraproducente? Essas questões vieram à tona como as empresas começaram a explorar novas formas de melhorar a eficiência e para aliviar seus funcionários de inundações diárias de mensagens redundantes. Neste post vou discutir um CEO &'; s mudanças radicais para a comunicação interna na sua empresa – além de algumas pequenas maneiras que você pode melhorar as técnicas de e-mail entre seus próprios colegas.

E-mail tornou-se uma parte tão indispensável de comunicação interna que é difícil imaginar abandoná-lo inteiramente. No entanto, um CEO fez exatamente isso: no mês passado, Thierry Breton, CEO da Atos, uma empresa de serviços de tecnologia da informação, anunciou a implementação de uma proibição interna de toda a empresa para começar este ano. Isso não é pouca coisa, como a Atos tem 80.000 funcionários abrangendo 42 países.

O anúncio causou uma celeuma, tanto dentro da empresa e dos meios de comunicação, ainda Breton defendeu fortemente a sua decisão durante uma entrevista com a BBC, em dezembro. Ele explicou que as razões para a proibição e-mail interno foi a “ melhorar a qualidade das condições de trabalho e" para todos os 80.000 funcionários, que são regularmente inundados com e-mails. Outra preocupação era com a qualidade de sua empresa, que estava gastando “ muito tempo com e-mails internos e não o tempo suficiente sobre a gestão &"; Além disso, e-mails externos ainda será uma forma primária de comunicação com os clientes.

O que, então, são as alternativas para a comunicação interna eficiente, especialmente dentro de uma empresa onde os funcionários se estender por vários continentes e fusos horários? Breton citou uma série de ferramentas que Atos começou a incorporar e vai continuar a implementar ao longo dos próximos meses, que o próprio Breton usa agora inteiramente por e-mail interno. As opções incluem mensagens instantâneas, redes internas sociais (como Yammer, sobre o qual você pode ler mais em um post anterior), computação em nuvem e micro blogging. Entre meus favoritos são opções de sites de compartilhamento de documentos, que cortam fora os anexos de email e fornecer um fórum online onde colegas podem enviar comentários e perguntas sobre documentos.

A maioria das empresas não estão prontos para eliminar e-mails internos. Mesmo Breton prevê que será de 10 a 15 anos antes de todos os negócios adotar tais métodos. Em vez disso, aqui estão algumas sugestões sobre como cortar para baixo seus próprios e-mails – e sinta-se livre para compartilhá-los com colegas

- Comece com uma linha de assunto ainda concisa descritivo. Se a linha de assunto diz claramente o seu propósito, ele irá ajudá-lo a reduzir o texto no corpo do e-mail

- Antes de “. Responder a Todos &"; CC ou outros no e-mail, verifique se todos os destinatários realmente precisa ver o e-mail. Demora um tempo para ler através de cadeias de e-mail longas e é um uso ineficiente do tempo, se a conversa não é relevante para o destinatário

- Se você está prestes a responder a um e-mail com simples “. Agradecimentos, &" ; refletir primeiro sobre quem você está enviando-o para. Algumas pessoas apreciam um e-mail de conclusão de gratidão; outros acham que é desnecessário e um desperdício de tempo e espaço

-. Reler e editar e-mails antes de enviá-los. E-mails de trabalho deve ser conciso e direto ao ponto, e cada vez que você ler você vai descobrir mais palavras para eliminar. Isto é especialmente importante para os e-mails enviados para um dispositivo móvel.

Se você tem alguns pontos a discutir, quebrar seu e-mail em pontos de bala. Este organiza seus pensamentos de forma clara, e seu destinatário irá apreciar ler alguns pontos de bala em vez de parágrafos prolixos Restaurant  .;