Novas maneiras de atender - Estratégias para equipes virtuais e Alternativas a cara-a-cara Reuniões

Não há dúvida sobre isso - as reuniões têm-se uma boa quantidade de nosso tempo em uma base semanal. Pense por um minuto sobre o tempo que gasto em reuniões no ano passado - se eram reuniões one-on-one ou uma reunião do grupo em uma sala de conferências. Uau, isso é um monte de tempo gasto reunião! Foi tudo necessário? E quanto tempo foi gasto viajar de e para essas reuniões? Será que alguns deles têm sido tão eficaz sem que todos no mesmo lugar físico?

Faça todas as reuniões precisam ser encontros face-a-face? Essa é uma pergunta pessoas não perguntam com freqüência suficiente. Não é como 'novo' ou um conceito radical como parece à primeira vista. Não é um telefone chamar um tipo de reunião virtual? Mas estamos tão acostumados a face-a-face que a nossa reação natural é pensar que é necessário atender. Mas é sempre necessário? E há uma maneira melhor de usar tanto o tempo eo dinheiro gasto apenas ir e vir destas reuniões

Agora, não me interpretem mal?; Não estou sugerindo que você use conferências telefónicas, reuniões de web e videoconferência para substituir totalmente encontros face-a-face. Há algumas vezes, e certas questões, que precisam ser discutidas em pessoa. Eu só estou pedindo que você pensar em alternativas e considerar as suas opções:

> > > Teleconferência

Ahhh - o bom chamada de conferência de idade. Como muitas vezes as pessoas ignoram este método comprovado e tentou de conhecer virtualmente. Muitas vezes, alguém vai querer discutir algumas questões sobre um projecto comigo e eles vão querer conhecer, geralmente na cidade. Agora, se você já convertidas em uma cidade, você sabe que você pode facilmente perder 2 horas de seu dia à direita. Na maioria das vezes essas reuniões podem facilmente ser realizada como uma chamada de conferência velho liso. Eles são acessíveis e fáceis de configurar.

Na verdade, se você tem 2 linhas de telefone em seu escritório em casa a maioria dos telefones hoje vai deixar você rapidamente configurar uma chamada de conferência com 2 outras pessoas sem a necessidade de um operador ou serviço para configurar a chamada

>. > > Mensagens Instantâneas

Uma solução gratuita que permite texto em tempo real, voz ou vídeo-conferência é de mensagens instantâneas. Programas como o Yahoo Messenger, MSN Messenger ou AOL Instant Messenger são populares e fáceis de aprender a usar. Todos esses programas também oferecem a possibilidade de compartilhar arquivos e fotos e exigem nada mais do que um microfone e uma webcam barata

>. ≫ > Conferência online

Há uma série de serviços que permitem que você facilmente configurar conferência baseado na web. Eles oferecem espaço para reuniões on-line que permite que você compartilhe de uma apresentação de slides com as pessoas que você convidar para a reunião.

Outras características como polling em tempo real para o gabarito e compartilhamento de documentos completo (qualquer arquivo em seu sistema, não apenas slide shows ) fazem desta uma maneira ideal para ter uma reunião e colaborar sem tempo de viagem ou despesas.

Alguns desses serviços também irá lidar com a parte de voz da reunião, mas eu acho isso muitas vezes degrada a qualidade da reunião. Eu costumo achar que é melhor usar uma chamada normal conferência para lidar com a parte de voz e deixar o documento /apresentação de slides compartilhamento e pesquisa para o serviço de reunião online. Alguns desses serviços cobram em uma base per-user /por minuto (mas ainda são tipicamente mais baratos, em seguida, toda a viagem)

>. ≫ > Vídeo-conferência

Se você freqüentemente precisa para se encontrar com as mesmas pessoas nos mesmos locais remotos pode valer a pena investir em mais oi-end equipamento de videoconferência. A qualidade deste equipamento tem realmente subido nos últimos anos enquanto o preço de ambos os equipamentos e a largura de banda necessária para usá-lo caiu.

Você não precisa mesmo de dedicar um quarto inteiro para o seu vídeo-conferência . Polycom torna um modelo portátil que pesa menos de 10 libras e vem como um sistema integrado, unidade de tudo-em-um que oferece "ir a qualquer lugar" conveniência.

Você pode salvar centenas de horas e milhares de dólares usando vídeo conferência no lugar de face-a-face reuniões em algumas ocasiões.

Estas são apenas algumas alternativas simples e realistas para face-a-face reuniões, há muitos mais. A chave é pensar sobre o tipo de coisas que estão sendo discutidas. Se eles são questões sensíveis ou é a primeira reunião de uma nova equipe é provavelmente melhor para se encontrarem cara-a-cara, mas se o ponto de encontro é debater, discutir idéias, ou trabalhar e editar um relatório de grupo ou documento, existem maneiras de fazer isso sem o tempo ea despesa de todos comungando em uma localização central para a reunião desperdiçado.

Então, pense sobre o tipo de reuniões que geralmente têm e considerar se alguns deles podem não ser tão eficaz utilizando um método alternativo de atender toda a distância. Então, pense sobre como você vai gastar o tempo que você salvou Restaurant  !;