Organize seu negócio

A tarefa de arquivamento papelada é muitas vezes o mais odiado e evitado em qualquer escritório. O mesmo é verdade sobre a nossa caixa de entrada de e-mail! A boa notícia é que não é tão difícil como muitas pessoas pensam para estabelecer e manter o seu arquivamento quando você tem um sistema.

Se você começar o seu dia, sentado em sua escrivaninha desarrumada ou uma caixa de entrada cheia com e-mails sem resposta, você prepare-se para um aumento do nível de estresse e falta de produtividade desde o início do seu dia. Para a maioria das pessoas (incluindo nós mesmos), nossas vidas pessoais já estão preenchidos com o estresse o suficiente; acrescentando-lhe não motiva-nos para obter ocupado na nossa lista de to-dos. Você merece começar o seu dia revigorado e confiante para que você possa ser produtivo e fazer progresso em completar suas tarefas

Um organizada espaço de trabalho —. Tanto físicos quanto virtuais — lhe dará confiança e um senso de empoderamento, ao passo que um desordenados mesa ou caixa de entrada pode fazer você se sentir letárgico e confuso e vai zap sua energia criativa!

Então, agora você pode se perguntar como uma pilha de papel desorganizado pode causar estresse. A resposta simples é não apenas a procrastinação; estes pedaços de papel e não respondidas e-mails são realmente decisões adiadas. Cada pedaço de papel ou e-mail na pilha é um lembrete de algo que você precisa para apoiar, o que inevitavelmente forçar para cada vez que você ver. Se você não fizer nada, então esse pequeno montículo de papel que você &';. Ve criar irá crescer em montanhas de stress, deixando você sentir sobrecarregado e inseguro por onde começar

Com o compromisso de superar essa situação, você precisa saber onde começar e em que a trabalhar. O primeiro passo é entender como simples pode ser. Você sabia que existem apenas três tipos de arquivos que você precisa? Um sistema de classificação eficaz tem apenas três tipos de arquivos: ação, de referência e de arquivo. Let &';! S dar uma olhada em três tipos, e lembre-se estas são aplicáveis ​​a sua caixa de entrada também

Ação Arquivos

Seu arquivo ação é tudo sobre os projectos em que você está trabalhando, quais são os arquivos que você acessa com freqüência. Certifique-se esses arquivos estão perto de seu escritório e você tem acesso fácil para se referir a eles assim que você pode arquivá-las novamente depois de terem sido usados. Muitos de nós salvar esses tipos de arquivos eletrônicos em nosso ambiente de trabalho, devido ao medo da perda; mas uma vez que você colocá-los no lugar em um sistema organizacional, você pode deixar de ir ao medo!

No que diz respeito ao seu email, esses arquivos de ação podem ser marcados ou sinalizada com a data de conclusão apropriada como a data de vencimento. Como assim, você pode definir o lembrete para a ação a um tempo de antecedência, quando você é capaz de completar a tarefa em um tempo razoável, sem perder a data de vencimento.

Arquivos de referência

Referência arquivos não são acessados ​​tão frequentemente como arquivos de ação, mas eles ainda são arquivos importantes para que você precisa para pendurar. Estes tipos de arquivos não precisam ser necessariamente em seu escritório, mas eles não devem ser muito longe para fácil acesso.

A caixa de entrada de e-mail podem ser configurados em subpastas marcadas com fácil de reconhecer ou nomes de referência permitindo você "file" os e-mails que você gostaria de ter disponível para consulta futura.

Arquivos arquivar

Os arquivos arquivados são arquivos que não são necessários com alguma regularidade (ou mesmo em tudo ). Esses arquivos podem ser armazenados em uma área de armazenamento ou em qualquer outro lugar onde eles estarão seguros.

A maioria dos aplicativos de software de e-mail vem com um recurso de auto-arquivo. Você só precisa ter certeza de que você ativá-lo e aplicar as configurações corretas para a sua situação específica.

Todos os três tipos de arquivos são importantes para você e seu escritório para manter-se organizado e no topo de tarefas a serem concluídas. Mas o que sobre o compartilhamento de informações com outras pessoas? Com hoje &'; s tecnologia que temos a capacidade de compartilhar arquivos eletrônicos e arquivos físicos com bastante facilidade. Uma das recentes recursos tecnológicos de apoio à organização mais é o compartilhamento de arquivos em nuvem. Os benefícios, é claro, são numerosas. O investimento é dependente das necessidades específicas do indivíduo ou organização que deseje implementar o uso de um sistema de compartilhamento de arquivos em nuvem; e sim, há mesmo alguns "contras" no que respeita à partilha de ficheiros electrónicos.

Para o seu negócio, você precisa realmente considerar o quanto valor um sistema de arquivamento compartilhado vai trazer e como isso irá aumentar a sua eficácia como bem como a sua eficiência. O compartilhamento de arquivos em nuvem não é tão diferente de sua biblioteca de recursos negócio físico. O valor que ele traz dependerá de quanto esforço e achei que você colocar na configuração original e layout. Pense: quanto tempo você tem desperdiçado procurando arquivos específicos ou material negócio? É fácil imaginar o quanto mais produtivo todos os membros de sua equipe poderia ser se eles poderiam rapidamente e facilmente acessar os arquivos que precisam. Este é um daqueles momentos em que o investimento inicial de tempo e recursos é necessário para o sistema ou ferramenta organizacional para realmente ser benéfico. Lembre-se de "Falhar em planejar é planejar falhar", e nunca é mais verdadeiro do que no caso em apreço

Além disso, uma empresa vai achar que o trabalho em equipe é reforçada quando os recursos são facilmente compartilhados entre todos os membros da equipe; e quando o trabalho em equipe melhora, o mesmo acontece com a saída de toda a equipe —. que resulta com um aumento de eficácia e uma melhor linha de fundo financeiramente

Finalmente, uma excelente maneira de garantir o sucesso de seu novo sistema de arquivamento organizacional é obter o maior número possível de pessoas a bordo, com a implementação, tendo todos fornecer seus pensamentos sobre a forma como o processo tem de ser, quais os requisitos específicos de qualquer membro da equipe pode ter, e permitindo que todos possam testar e fornecer feedback ao longo do caminho.

Ter um negócio isn organizada &'; t apenas uma necessidade para as empresas da Fortune 500; é uma necessidade para o empresário apenas começando bem. O seu sucesso final depende de quão bem organizado você está no início; Quanto mais organizado você for, mais você está motivado para concluir as tarefas em tempo hábil, o que resulta em maior sucesso.

Até a próxima vez, abraçar a sua sabedoria interior.

Namaste,
Karen
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