Fazendo Regras do Microsoft Outlook trabalhar para você

Microsoft Outlook pode ser uma ferramenta de produtividade extremamente útil quando você está priorizando o seu tempo gasto em e-mail. Mas se você don &'; t saber sobre Outlook &'; s muitas funções que você não pode usá-lo para o seu maior potencial. Este artigo é parte de uma série de artigos que irá guiá-lo como começar a organizar o seu Microsoft Outlook.

Use e-mail como uma ferramenta para ajudá-lo na gestão e processamento de projetos importantes em sua vida e obra. Infelizmente nós recebemos centenas ou mesmo milhares de e-mails que inundam em sua caixa postal. Com este volume que &'; s difícil às vezes para usar com sucesso e processo de e-mail. Microsoft Outlook Assistente de regras ajuda a gerenciar seus e-mails recebidos. Você pode usar regras para classificar automaticamente, priorizar e reduzir o fluxo de seu e-mail.

Por que você deve usar as regras durante a organização do Microsoft Outlook

Se você tem uma tonelada de e-mail que passar por usando Assistente de regras é como ter um assistente pessoal ajudá-lo a organizar Microsoft Outlook. Assistente de regras pode ser utilizado num certo número de maneiras diferentes. As regras podem ser usadas para classificar e-mails em diferentes pastas com base numa variedade de coisas. Por exemplo, que enviou o e-mail, o tipo de mensagem ou linha de assunto, mesmo se você é CC &'; d ou o destinatário principal no e-mail. Use-o para sinalizar mensagens que você recebe de pessoas específicas ou ter um conjunto de alarme para quando alguém lhe e-mails específicos. Você pode até mesmo planejar com antecedência com uma regra que vai atrasar o envio de uma mensagem.

Esta é a maneira super útil Eu sugiro usar Regras. Direto de todos os e-newsletters que você recebe em uma pasta para ser lido. Comece criando uma pasta de Acção intitulado “ .Leia &"; e, em seguida, utilize as instruções a seguir para desenvolver a sua regra de que irá direcionar seus múltiplos e-newsletters lá. Reduzir o fluxo de e-mail na sua caixa de entrada com esta regra útil. O próximo passo importante é programar um intervalo de tempo a cada semana para classificar através desta pasta e ler o que está lá. Use essa pasta para ajudá-lo a organizar o seu tempo e caixa de entrada. Don &'; t usá-lo para criar um esconderijo para e-mails para coletar a poeira do cyber! Você está recebendo um boletim eletrônico que você don &'; t ler semana após semana? Considere unsubscribing. Seja honesto com você mesmo sobre o que e-mail é importante para você eo que isn &'; t ele vai ajudar você enquanto se organiza Microsoft Outlook. Se você está olhando para a exclusão e, em seguida, um e-mail reoccurring a cada semana ou mês que isn &'; t pertinentes que você está perdendo tempo

Como usar as regras do Microsoft Outlook

Criar uma regra:
! Você estará dirigindo seu e-mail em uma pasta específica, de modo antes de começar a criar a pasta, ou confirmar que ele já existe no Outlook.
1. Selecione Ferramentas, depois em Regras e Alertas, seguido de Nova Regra
2. Selecione Iniciar A partir de uma regra em branco Sims 3. Destaque, verificar mensagens depois de enviar e clique em Avançar página 4. Verifique fora com palavras específicas no assunto. Em seguida, clique em palavras específicas e decidir sobre uma palavra-chave diferente para a regra, por exemplo, “ &" ;. boletim informativo Clique em Adicionar, OK, Next &';. &Rsquo;
5. Desmarque mover uma cópia para a pasta especificada. Em seguida, clique na pasta especificada e escolher a partir da lista. Clique em Concluir.

A ponta curta

Demasiada de uma coisa boa é um problema real. Don &'; t overuse Rule Wizard. Se você mais fazê-lo com o Assistente, criando um grande número de pastas essa ferramenta se torne um impedimento. Torna-se uma perda de tempo, em vez de ser seu assistente pessoal útil!

Organizar Microsoft Outlook usando regras para filtrar de forma mais eficaz de classificação e seu e-mail agora significa que você vai perder menos tempo, energia e dinheiro mais tarde!
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