5 Passos para uma reunião produtiva

Diz-se que em um dia médio nos Estados Unidos, haverá 17 milhões de reuniões. (Isso faz você se perguntar como tudo o que já é feito!) A reunião é duas ou mais pessoas se reúnem para trocar informações. O que poderia ser mais simples? No entanto, é um dos maiores desperdiçadores de tempo institucionais que sofremos.

Um exercício informativo é calcular o custo horário da reunião. Uma pessoa que ganha $ 50.000 por ano representa um custo salarial por hora para a organização de US $ 25 (sem a adição de benefícios, despesas gerais, e potencial de lucro). Se dez pessoas neste nível salarial atender durante uma hora, o custo é de US $ 250 para a hora. Então olha para o que foi realizado. Valeu a pena $ 250? Às vezes, “ sim &" ;. Um monte de vezes, “ não &" ;.

Eu criei cinco passos que ajudarão você a melhorar a produtividade de suas reuniões. Mesmo se você não é responsável pela condução da reunião, trazer essas sugestões para a pessoa que é responsável.

1. Pergunte, “ É necessário &"?; Nós sempre realizar a reunião porque sempre realizou a reunião. O que aconteceria se não acontecer? E se nós não nos encontramos com tanta frequência? Que tal se nós nos encontramos uma vez por mês em vez de a cada semana?

2. Faça a pergunta, “ Am I &" necessário?; Agora eu não quero dizer isso no sentido filosófico profundo, mas, sim, “ eu recebo alguma coisa fora da reunião &"?; e “ eu contribui em nada para a reunião &"?; Se as respostas a essas duas perguntas são ambos “ não &" ;, tentar evitar participar da reunião. Ou, talvez apenas a primeira metade do encontro é relevante para você. Neste caso, ver se há uma maneira de se desculpou partir da segunda metade do encontro.

3. Prepare uma agenda. Assim como é uma boa prática para preparar um diário “ para fazer a lista &"; para nos ajudar a se focar cada dia, devemos ter uma agenda escrita para o nosso encontro. Comunicá-los com antecedência para aqueles que estarão presentes. Deixe-os saber o que está a ser discutido. Dê-lhes uma chance de se preparar. Não realizar reuniões por “ &" ;. emboscada

4. Definir os tempos. Tenha uma hora de início e cumpri-lo. Definir hora para cada item a ser discutido para que um item não domina toda a reunião não deixando tempo para discutir os outros itens. Tenha uma hora de término e cumpri-lo.

5. Comprometer-se a ação. Reuniões devem produzir resultados. Resolve a um curso de ação. Temos discutido o assunto, por isso agora? Atribuir a responsabilidade pelas tarefas a indivíduos específicos, com prazos e responsabilizá-las.

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