Accounting Software Solutions Coisas para pensar antes de você comprar!

Como você se prepara para compilar sua análise de necessidades para as suas novas soluções de software de contabilidade ou sistema de ERP, você, sem dúvida, completamente identificado seus processos de negócios. Mas existem três áreas de vinda importância que você pode ter esquecido, mas ganhou &'; t quer ignorar. Estes são gerenciamento de workflow, gerenciamento de dados e gerenciamento de documentos.  
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Gestão Documental
Olhe para qualquer lista de temas quentes em tecnologia ao longo dos últimos cinco anos e você certamente vai ver o gerenciamento de documentos, ou o “ escritório sem papel &";. Enquanto há dez anos os usuários usada para zombam dessa noção, a maioria das empresas já adoptadas ou estão desenvolvendo planos de gestão de documentos. Como você rever produtos, verificar como eles acomodar gerenciamento de documentos. Como são documentos digitalizados ? Como estão os arquivos anexados para as transações ? Como eles são criptografadas e armazenadas ? Que funcionalidade está incluído com o sistema eo que precisa ser realizado com uma solução de gerenciamento de documentos de terceiros O que scanners são usados ​​ Quais são os de hardware (scanners) e necessidades de investimento software

Workflow Management
Como o escritório sem papel materializa, não será menos documentos que fluem fisicamente de mesa em mesa para revisão e /ou aprovação assinatura mão. A aprovação será feita por via electrónica, ea concepção de que o processo de aprovação é referido como gestão de fluxo de trabalho. Sistemas agora incluem a capacidade de projetar processos de aprovação, bem como a flexibilidade para incluir o mais simples ao complexo. Se ele &'; sa folha de tempo, um orçamento, ou uma despesa, o processo de revisão e aprovação precisa ser baseado em um fluxo de trabalho automatizado de documentos eletrônicos e alertas que acomoda o seu nível de complexidade. Certifique-se de rever seus próprios processos internos aqui também, envolvendo todos os membros da equipe que estão no comando das autorizações. It &'; sa grande processo de aprendizagem que pode levar a melhores práticas de negócios, bem como uma maior eficiência ! Art
segurança de dados com todas essas informações e dados em movimento em torno do escritório, it &'; s imperativo para se certificar de que &'; s seguro. Além das leis federais, como HIPPA, o maioria dos estados promulgaram leis de segurança de dados adicionais. As penalidades para violar regras de segurança pode chegar a US $ 500.000, para não mencionar a confiança do cliente aleijado, ou mesmo comprometer a sua informação pessoal. Por isso, o uso de criptografia de arquivos, o uso de portais para externo acesso e transferência de arquivos e gestão cuidadosa dos documentos anexos é crítica. Pergunte aos seus potenciais fornecedores o que eles recomendam para segurança de dados, quais ferramentas estão incluídas no seu sistema para facilitar este processo, e que medidas adicionais que eles recomendam para além de que para assegurar seus dados é seguro Restaurant .
Se você &'; re já em um escritório sem papel, a concepção de um sistema de gestão documental, ou apenas resignado com o fato de que “ um dia &"; estas questões de segurança de dados irá afetá-lo (que dia é hoje, gente), rever o modo como os sistemas de abordar essas áreas vai deixar você bem posicionada em frente.  
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