O e Don'ts dos Encontros de Negócios

Quando devidamente planejada e executada, as reuniões podem ser uma maneira eficiente de compartilhar informações ou resolver problemas. Quando reuniões são desorganizados, agendada sem razão, com demasiada frequência, ou não com freqüência suficiente, eles se tornam um desperdício de tempo e energia, e são uma frustração para todos. As reuniões podem ser uma ferramenta muito útil para a produtividade de uma organização. O sucesso de uma reunião depende de como ela é conduzida. Aqui estão algumas coisas a considerar, o que fazer eo que não fazer durante a programação e gestão de uma reunião.

Não temos uma reunião, se não há nenhuma razão para ter um.

Não tem uma reunião, se há um tópico para discutir.

Muitas organizações têm reuniões em uma base regular (uma vez por semana, bi-mensal, etc.), o que é certo se há alguma coisa para falar na reunião. Se a reunião está agendada, mas não tem um ponto, ele acaba perdendo tempo, não só durante a reunião, mas no tempo que leva para que todos possam se preparar. Se você tem reuniões regulares, e você sabe que uma semana é particularmente lenta e não haverá nada para discutir, cancelá-la e reunir quando você tem um problema que precisa de atenção.

Não incluir as pessoas que não estão envolvidos no tema.

Faça convidar aqueles que têm um contributo valioso ou precisam estar envolvidos.

Tenha cuidado com quem você convidar para a reunião. Considerar a matéria e envolver quem quiser têm contribuições importantes a fazer, ou será que precisa de saber sobre isso no futuro. Se houver participantes que não têm ligação com o assunto, você está desperdiçando seu tempo. Além disso, se você não for cuidadoso sobre quem você convidar, você pode excluir as pessoas que podem precisar de ser incluído. Pode haver membros da equipe que não podem estar trabalhando com ele em o ser tempo, mas pode precisar participar de compreendê-lo mais tarde. Se é um novo projeto, você pode querer convidar aqueles com mais informações. Pode haver pessoas que não estão diretamente associados com o projeto, mas são mais bem informados sobre o assunto. Neste caso, eles podem fornecer informações úteis que outros não podem.

Não vá em despreparados.

Não têm uma agenda a seguir e uma estrutura básica para a reunião.

Toda reunião deve ter um plano básico. Você precisa saber o que precisa ser tratada e realizado durante uma reunião, e como você está indo para fazê-lo. A agenda tem de especificar o que deve ser apresentada na reunião, e quando. A estrutura da reunião é como ele está organizado. Se esta é uma reunião onde todos precisam participar, determinar a melhor maneira de fazê-lo (dar tempo para perguntas, indo ao redor da sala para cada pessoa por feedback, etc.). Se o objetivo do encontro é debater, pensar sobre como você deseja gerar idéias. Toda reunião precisa de uma agenda e estrutura, mas como cada um é usado será diferente com base na reunião.

Não suponha que alguém vai executá-lo.

têm um facilitador.

Uma vez que uma agenda é definida, deve haver alguém que garante que ele é seguido. Uma reunião pode ter um plano, mas os participantes têm suas próprias agendas, e uma reunião pode facilmente ir fora da pista quando ninguém está aderindo ao plano. Se você não pode facilitar, encontrar alguém que vai olhar para o relógio, siga o cronograma, e manter todos na pista.

Não seja egoísta com o tempo.

Respeite outros horários.

As reuniões são eficazes quando utilizados de forma responsável. Programar o tempo suficiente para se concentrar sobre o assunto em questão, mas não usar o tempo de forma egoísta. Outros membros de sua equipe provavelmente tem outras questões que são tão ou talvez mais importante do que o atual, e precisam de tempo para fazer o seu próprio trabalho. Além disso, quando as reuniões são muito longos, os participantes perdem o interesse. Se torna-se claro que você não tem tempo suficiente para resolver o problema na reunião, agendar outra. O intervalo entre as reuniões permitirá que os participantes voltar revigorado e aberto a novas informações.

Não possui a reunião.

Faça dar oportunidades para entrada e discussão dentro do tempo determinado.

O tema da reunião não é o único objetivo. O objetivo é compartilhar essa informação. Isso não vai ser feito se uma pessoa está fazendo toda a conversa. Sempre que haja tempo para o feedback, perguntas e discussão. Se você não tem esses elementos, o encontro se torna uma palestra.

As reuniões mais produtivas são as que mais têm pensado colocar neles. O tópico, os participantes, ea estrutura são todos os componentes essenciais. Com a devida atenção e planejamento, você pode tirar o máximo proveito de sua reunião, e os funcionários que frequentam Restaurant  .;