Você quer isso Quando? Como bater proativamente prazos apertados

&'; ve todos tratados com isso muitas vezes – o projeto fica por trás ea pressão está ligado. Ou algo muda na organização – um problema de alimentação, um sistema está em baixo, a fabricação é interrompido (você sabe o que seus crises são), e de repente algo precisa ser corrigido, agora. Ou seu chefe lhe dá um projecto prioritário que é devido em três dias (ou três horas)
estou descrevendo situações estressantes –. E o estresse é causado pelo apertado (ou impossível?) Prazo. Mesmo a palavra é assustador – depois de tudo o que inclui a palavra “. &" mortos;
Embora possa haver uma série de coisas que podem impedir alguns desses prazos (ou reduzir significativamente os problemas que eles causam), que é principalmente para um dia diferente. Hoje eu quero discutir estratégias que podemos usar quando nos encontramos de frente para o prazo final – como podemos lidar com isso de forma mais eficaz, e, assim, reduzir nosso estresse e construir a nossa confiança? Afinal, fazer essas duas coisas em si vai nos melhores resultados.
Então, como podemos lidar com prazos mais eficaz?
Respire. Quando chega o fim do prazo, a sua pressão arterial sobe e sua capacidade de pensar com clareza provavelmente vai na outra direção. Pare por um segundo e respire fundo. Esse momento vai ajudá-lo fisiologicamente e psicologicamente. Tomar um fôlego.
Entender o contexto. Em alguns casos (na linha de produção é para baixo), o contexto pode ser completamente óbvia. Muitos prazos que aparecem são muito menos clara. Quando alguém nos informa sobre a situação, muitas vezes eles don &'; t nos ajudar a ver o retrato grande (ou supor que nós conhecemos). Muitas vezes, com a sua perspectiva o prazo não pode ser tão sinistro, ou você pode ser capaz de gerenciar o trabalho de forma diferente quando você realmente sabe como este “ problema &"; se encaixa nessa foto maior.
(Really) entender as expectativas dos clientes. Então você tem o prazo, mas você sabe o que as pessoas precisam de você e a solução? Você sabe mesmo o que será utilizando esse resultado? Aproveite o tempo para perguntar o que as pessoas precisam e por quê. Fazendo isso vai ajudá-lo a definir o que realmente precisa ser feito, contra o que se poderia supor é necessária.
Negociar, conforme apropriado. Uma vez que você realmente entender o contexto e as suas expectativas que você pode decidir que precisa de negociar o prazo ou as expectativas, ou talvez, armado com informações que você percebe que a negociação isn &'; t apropriado ou mesmo uma opção. Pelo menos agora você sabe!
Lembre-se do banquinho de três pernas. Costuma-se dizer que você pode &'; t ter algo (um relatório, produto ou projeto) rápido, barato e com a melhor qualidade. Todo mundo quer todos os três, mas na maioria dos casos, você só pode obter dois dos três. Então, se é necessária velocidade (devido ao prazo final), pense sobre seus compromissos entre qualidade e custo. Essa percepção também pode ajudá-lo a compreender e negociar as expectativas também.
Pense 80/20. 80% do valor vem de 20% do esforço. 80% dos resultados vêm de 20% do trabalho. Estas são apenas duas aplicações da regra 80/20 que pode ajudá-lo a entender melhor como atacar o seu prazo. Quando você está sob restrições de tempo, reconhecer que você terá de se concentrar nas partes mais importantes do projeto ou o resultado. Verifique se o trabalho que estão fazendo oferece o maior retorno para seus esforços.
Re-priorizar em torno dele. O prazo é real, o que significa outro trabalho terá que ser re-priorizado. Tome pelo menos um pouco de tempo para re-priorizar tudo no papel. Este exercício irá liberar sua mente para se concentrar no que é mais importante agora, em vez de continuar a ser a pensar em todas as outras coisas que você terá que fazer mais tarde.
Reflita depois. Após o prazo for aprovada, certifique-se de aprender com a experiência. Você pode determinar mudanças nos processos ou a sua rotina que possam reduzir o número de futuros prazos apertados; mas, além disso refletir sobre suas respostas e as escolhas que você fez como você trabalhou para cumprir o prazo. É bastante provável que você vai aprender algo que irá torná-lo mais eficaz no futuro. Se você don &'; t ter o tempo para refletir, essas lições nunca pode ser aprendido ou aplicado
Isto dá-lhe oito idéias para lidar proativamente com prazos.. Qualquer um deles vai ajudar; tomados em conjunto que você tem uma estratégia global para obter mais do trabalho feito para a direita no impossivelmente curto espaço de tempo disponível
Algumas Considerações Finais Para Líderes
Antes de eu ir – se você levar, gerenciar ou supervisionar os outros, há duas coisas adicionais Espero que você vai fazer.
1. Compartilhe essas idéias com sua equipe. Você aren &'; t o único que enfrenta prazos! Ajudá-los a aprender algumas novas estratégias provavelmente vai ajudar a sua produtividade. (E, portanto, todos &'; s sucesso) muito
2. Lembre-se que você pode ser a fonte de alguns dos prazos! Pense sobre (e até mesmo pedir-lhes para seu feedback) quantas vezes você é a fonte dos prazos. Talvez a melhor coisa que você pode fazer é ter certeza que você aren &'; t a causa do estresse, frustração e mesmo prazo Restaurant  .;