Se seus funcionários foram todos tomar duas horas de almoço, você não iria abordá-lo?

Nestes tempos econômicos difíceis, estamos todos à procura de oportunidades para poupar custos e aumentar a produtividade. As empresas têm uma enorme oportunidade para aumentar a produtividade olhando-os no rosto que, infelizmente, passou praticamente despercebido.

O que é essa oportunidade? A produtividade recuperado vem de hábitos de e-mail alterados. Você acha que estou brincando? A empresa de pesquisa Basex recentemente estimou o custo de sobrecarga de informação para a economia mundial $ 900.000.000.000 anualmente. Hábitos de manipulação de e-mail estão entre os principais infratores

Você já parou para observar ou considerar o que sua organização &';. S cultura e-mail é? Como seus funcionários usá-lo? Como eles conseguem isso? Como é que eles enviá-lo? Como é que eles salvá-lo? Os hábitos adoptarem, sejam eles positivos ou negativos, pode ser contagiosa e de repente o seu negócio tem sua própria cultura e-mail.

Hábitos? Contagioso? Quando você considerar quantas impressões estas mensagens têm tudo em cada pessoa em sua organização diária, você pode entender rapidamente como práticas de email pode tornar-se cultural e penetrante.

Aqui é apenas um exemplo de como um e-mail cultura pode evoluir. Um chefe percebe que ele precisa chamar uma reunião urgente com três de seus gestores. Ele envia um e-mail convocação da reunião para começar nos próximos 15 minutos. Dois dos três ver o e-mail e responder. A terceira, que estava trabalhando em um projeto importante, não teve o seu e-mail aberto, perdeu a reunião, e irritou seu chefe.

O número três tem só agora soube que ele nunca pode transformar seu e-mail fora por medo de perder algo importante. Mas ele doesn &'; t parar aqui. Ele rola ladeira abaixo. Os três gestores já foram dadas “ permissão &"; para usar e-mail como um sistema de entrega urgente. Eles usá-lo em seus departamentos, e muito rapidamente, toda a organização está infectado com este vírus. Ninguém pode desligar o seu e-mail, por medo de perder algo vital. Funcionários se tornam escravos do “ brinnng &"; ou o flash de uma mensagem de e-mail recém-chegado e parar a qualquer momento o trabalho produtivo algo vem, mesmo que &'; s apenas spam

E que &';. é apenas um exemplo. Pense nas práticas de copiar dez pessoas extras, apenas para que ninguém, mesmo aqueles apenas remotamente interessado no assunto, é desperdiçada. Ou como sobre o uso de e-mail como uma sala de bate-papo com vários destinatários para tentar diálogo? Ou sobre como usá-lo para criticar alguém &'; s desempenho? Uma pessoa faz isso, outros fazê-lo. A cultura é mudado. Produtividade é solapada. Sua linha de fundo é impactado negativamente.

E-mail pode ser extremamente caro se não for utilizada de forma eficaz. Quando você considerar o tempo médio de recuperação de qualquer interrupção é cerca de 4 minutos, você pode imaginar o custo para sua organização quando as pessoas olham para cima cada vez que um e-mail é recebido. Faça as contas. Se você parar o que você &'; re fazendo cada vez que você receber um e-mail para receber (apenas) 30 e-mails em um dia, que é igual a 120 minutos de tempo de recuperação — duas horas de resíduos! E que doesn &'; t inclui o tempo gasto entregar o e-mail. Agora multiplique isso por todos os funcionários, todos os dias, e você pode ver como a produtividade ea lucratividade pode seriamente começar a cair.

O impacto composto pode ser surpreendente. Recuperando uma hora diária para um departamento 20 pessoa permite um ganho de produtividade líquido de 100 horas por semana! Recuperando mesmo uma meia hora diária por trabalhador permite um ganho líquido de 50 horas por semana. Em ambos os casos, pelo menos um quadro de funcionários completo pode ser recuperado -. E que é para um pequeno escritório 20 pessoa

Enquanto os remédios são simples de entender, eles podem ser um desafio para infundir porque eles exigem mudança de hábitos, e mudar a cultura. Mas o retorno pode ser enorme. Aqui estão algumas das ações que podem trazer a sua organização os maiores retornos.

Shift para checar e-mails com pouca freqüência. Para combater instantaneamente essa perda de produtividade, dar a todos em sua organização “ permissão &"; para desligar auto-receber e verificar apenas a 5 vezes por dia – à chegada, no meio da manhã, depois do almoço, no meio da tarde, e meia hora antes do final do dia. Ou, tê-los agendar entregas de e-mail a cada 90 a 120 minutos. Esta prática muda o número de interrupções de contínuo com apenas 5-8 diariamente, em essência, encurtando o tempo de recuperação para apenas cerca de 30 minutos diários – uma poupança de 90 minutos adicionado de volta para sua linha de fundo. As pessoas com menos frequência verificar suas caixas de entrada, o mais produtivo que pode ser. Esta mudança só poderia ser responsável por uma hora ou mais de produtividade recuperada por trabalhador por dia.

Proibir urgentes e-mails. NUNCA use e-mail com urgência. Se há um assunto urgente ou você precisa de uma resposta em menos de 3 horas, incentivar cada funcionário para pegar o telefone ou a pé no corredor. E honrar essa prática se. Um e-mail urgente do chefe vai ensinar os trabalhadores que não podem encerrar as suas e-mail e deve verificar constantemente. Esta “ aprendendo &"; essencialmente repõe as interrupções contínuas que você está tentando conquistar.

Pegue o telefone. Quanto mais e-mails que são enviados, mais e-mails um empregado receberá. E-mail destina-se a compartilhar informações, não ao diálogo. Se cada trabalhador considera o efeito bumerangue de cada e-mail que ele ou ela envia, menos e-mails serão enviados. Pegar o telefone para ter um diálogo ainda é uma prática comercial muito eficaz.

Se você pode infundir apenas estes três hábito muda entre todos os seus colegas de trabalho, você verá uma notável melhora na produtividade.

Às vezes, é não apenas redução de custos. Em vez disso, se você pode recuperar a produtividade que foi perdido por causa de uma pandemia perto de produtividade hábitos solapamento de e-mail nas organizações, você &'; ll vê-lo em sua linha de fundo. Considere o impacto da obtenção de 10% -20% mais de cada trabalhador? Agora que &'; S que vai re-energizar a economia Restaurant  .;