Socorro! My Time é completamente incontrolável!

Eu conheci recentemente com um cliente em Denver Água para seu 1-on-1 “ In the Trenches &"; nomeação para se organizar. Quando eu cheguei, ele declarou: “ Eu seria completamente organizado se ele não eram &'; t para outras pessoas. Como é, meu dia é tão incontrolável que eu nunca tenho tempo suficiente para fazer as coisas &"; Parece familiar?

Muitas pessoas colocar a culpa de forças externas em algum grau. It &'; s fácil de fazer e compreensível. Interrupções são muito frustrante, especialmente quando você tem uma boa lista de afazeres colocado para fora para o dia. O truque é descobrir como ganhar uma aparência de controle em um ambiente incontrolável

Aqui estão três de Bob &'; s situações difíceis e as soluções que tinham subido com:.
1. Situação: Bob é o gerente dos grupos de serviços artísticos e de reprodução. Ele toma decisões de compra principais para a sua organização sobre a impressão, fotocopiadoras, soluções de armazenamento, etc. Assim, ele tem fornecedores parando sem aviso prévio para demonstrar seus produtos. Uma vez que eles fizeram a longa viagem lá fora, ele se sentiu mal transformá-los longe. As demonstrações de produtos não programadas jogou sua agenda para um loop.

Solução: Ele vai fazer melhor uso do seu pessoal de apoio administrativo que corre a loja repro. Ao invés de inaugurando fornecedores para seu escritório, a qualquer momento, eles vão rastrear fornecedores. Na chegada, a equipe vai sair Bob &'; novo livro cronograma nomeação mensal s, onde Bob bloqueou a um meio-dia, duas vezes por mês para as nomeações. Desde que ele ganhou &'; t sabe o vendedor mesmo parado por, ele concordou em parar de se sentir culpado por transformá-los longe. Uma política afirmando “ Não walk-in nomeações &"; irá mantê-lo de ser pessoal. Os vendedores ainda terá a oportunidade de demonstrar seus produtos, mas será em Bob &'; s de conveniência, em vez do contrário.

2. Situação: Tal como o artista mestre de sua organização, ele recebe “ de última hora &"; solicitações de colegas de trabalho para “ rapidamente &"; elaborar uma ilustração ou imagem para um documento, sinal, ou brochura. As pessoas tendem a pensar que “ F2, Poof &"; aqui &'; s seu desenho, não percebendo quanto tempo vai para o processo criativo. Bob deve meditar muitas vezes em um projeto para os dias até que ele &'; s inspirou para criar a ilustração perfeita. Assim, ele fica até mais tarde e pode &'; t sono durante a noite, forçando para fora sobre o prazo. A obra de arte que produz muitas vezes não é a qualidade que poderia ter sido, se tivesse tido o bom tempo para se dedicar ao projeto.

Solução: Nos 22 anos Bob trabalhou para esta empresa, ele nunca publicou um “ lead-time &"; política. Semelhante a um calendário editorial para uma revista, nós trabalhamos um agendamento. Se o seu projeto é devido à (w) data, você precisa de seu trabalho artístico por (x) data, e eu preciso (y) tempo para completar este tipo de trabalho, por isso vai ser devido por (z) se (w) é a acontecer. As pessoas simplesmente não tinha percebido a complexidade de seu trabalho antes e quanto tempo ele realmente teve. Bob foi capaz de tirar a pressão de si mesmo através da publicação e apontando para a política quando as pessoas vieram com prazos irrealistas. Bob poderia fazer exceções à política quando necessário, mas ele não estava mais em outros &'; beck e chamada.

3. Situação: Colegas ia a pé para a direita em Bob &'; s escritório em momentos inoportunos, certo quando ele estava tendo um “ " criativo e; momento e precisava de um pouco de privacidade e tempo para pensar. Quando eles começaram a falar sem ser reconhecido, Bob iria perder seu pensamento e sua energia criativa. Ele acabou frustrado e sendo rude com colegas de trabalho.

Solução: Bob tinha uma porta que ele poderia fechar, mas ele sentiu que era rude para fazê-lo. Então, nós temos um relógio do tipo de varejo que disse: “ estar de volta ao &"; com os ponteiros do relógio e uma caixa de arquivo de suspensão para as pessoas a cair fora solicitações. Usado com moderação, esta tem sido uma ferramenta inestimável para Bob. Quando ele está bem no meio de uma importante, projeto criativo e prefere não ser interrompido a partir de sua “ fluxo, &"; ele simplesmente trava o relógio na porta, define as mãos para uma meia hora ou assim, e fecha a porta. Pessoas don &'; t bater, porque don &'; t sabe que ele &'; s no interior. Quando ele terminou, ele imediatamente remove o sinal e abre a porta. Mesmo as pessoas que descobriram seu sistema don &'; t aproveitar e bater, porque sabem que ele usa o sistema de forma justa e em breve disponível novamente.

Conclusão: Eu raramente encontrada circunstâncias que são 100% completamente incontrolável. Pode ajudar a manter um registro de tempo de uma semana para determinar quem está interrompendo você, em que momentos, e para que itens. Com esta informação, você pode voltar atrás e dar um olhar neutro em que os sistemas que você pode ser capaz de colocar em prática para ganhar algum controle. Se você gostaria de uma forma Log Tempo e direções, I &'; ll ser feliz em enviar-lhe um documento do Word para ajudá-lo nessa atividade.

Dicas e armadilhas do tempo

• Parar de chatear os seus filhos sobre como se preparar para a escola de manhã! Eu cresci cansado de lembrar Meagan (6 anos) para fazer certas coisas todas as manhãs. Então nos sentamos e listou todas as tarefas, não importa quão pequena, que são necessários para levá-la para fora da porta todas as manhãs. Nós viemos com 20 coisas! Não admira que eu me senti como um disco quebrado. Por isso, fizemos uma lista de verificação, e agora Meagan pode obter-se completamente pronto para a escola com nenhuma ajuda de mim! Se você &'; d como uma cópia da nossa lista de verificação puro, sinta-se livre para me e-mail. I &'; ll enviar-lhe um documento do Word via anexo de email.

• Mantenha somente aquelas coisas que você toca ou uso diário em cima de sua mesa. Qualquer coisa que isn &'; t usado com freqüência devia o &'; t ser fora bagunçando suas superfícies. Quando você terminar de usar um item, colocá-lo de volta imediatamente

• Compre um arquivo vertical para manter uma pasta de arquivo por membro de sua família. Obter cada pessoa a concordar em colocar papéis importantes para outros membros da família para a pasta apropriada. Isto irá manter várias pilhas de formação e à procura de um item do won &'; t requerem uma pesquisa de toda a casa. Quando o e-mail chegar, coloque cada pessoa &'; s de correio na pasta correta. As crianças podem esvaziar deslizamentos de permissão ou trabalhos escolares que você precisa para ver em sua pasta. Você pode colocar mensagens telefônicas nas pastas também Restaurant  .;