Reuniões que trabalham

"A reunião é um lugar onde as pessoas tomam minutos e horas de resíduos." Esta declaração é verdadeira de suas reuniões? Aqui estão quatro dicas para condução de reuniões que são mais produtivas e não perca horas:

1. Tem um propósito para reuniões
"Nós sempre satisfazer todas as quinta-feira, 4" não é uma razão suficiente para atender. Você deve ser capaz de indicar a finalidade para a reunião em uma frase sucinta. Faça esta frase sua "declaração de abertura" na reunião e escrevê-lo no topo da sua agenda. Alguns exemplos: "Vamos decidir como pilotar nossa nova política de horário flexível." "Vamos elaborar o plano de projeto de alto nível para a atualização do software." "Vamos rever os dados do inquérito e decidir os próximos passos." Se não há um propósito ou se esse efeito poderia ser melhor alcançados através de diferentes meios, não se encontram.

2. Possui uma Agenda
A agenda deve incluir quem vai lidar com o que tópico e quanto tempo ele deve tomar. Enviar a agenda antes da reunião para que os participantes irão saber o que /como se preparar eo que se espera deles. Uma vez que você tem uma agenda, cumpri-lo.

3. Atenha-se ao Tempo Ganhe o máximo proveito do tempo de todos, começando e terminando a reunião na hora. Se as pessoas tendem a vir tarde, começar na hora de qualquer maneira e não repetir tudo cada vez que alguém vem em atraso; finalmente, as pessoas vão se acostumar a aparecer na hora certa. Ter alguém controlar o tempo durante a reunião para que todos se mantém dentro de seu tempo alocado e não há tempo para percorrer toda a agenda.

4. Definir as regras básicas
Se o grupo se reunirá muitas vezes ou por um longo período de tempo, é importante passar os primeiros minutos da primeira reunião com o grupo desenvolver regras básicas para as coisas tais como o uso de laptops /telefones /enviar e-mail durante as reuniões. As pessoas estão mais propensos a manter uns aos outros e eles próprios responsáveis ​​perante as regras do jogo, se eles ajudaram a desenvolvê-las. Escrevê-los em um flipchart e publicá-las na sala de reunião ou na folha de agenda para a próxima reunião. Lembrar as pessoas dos mesmos no início da próxima sessão.

Se você seguir estas dicas, as suas reuniões se tornará mais produtivo. Você vai atingir o objectivo declarado na agenda, respeitando o tempo das pessoas.

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