Desafio Executivo # 5: "Simplesmente não há horas suficientes no dia para fazer tudo."

Você encontra-se freqüentemente ficando para trás em suas tarefas, mesmo que você trabalhar 12, 14, ou até 16 horas por dia? Você acha que, no final do dia, você ainda haven &'; t terminado a sua lista de afazeres? A verdade é que aprender a gerir o seu tempo pode fazer ou quebrar o seu sucesso como um executivo.

Let &'; s enfrentá-lo: Há apenas 24 horas em um dia. Você pode &'; t “ o &"; mais tempo a menos que você inventar uma máquina do tempo. (E se você descobrir isso, eu &'; d gosta de investir.) Mas mesmo que você pode &'; t criar o tempo, você pode usar seu tempo de forma mais produtiva. Os executivos mais bem sucedidos fazer.

Aqui estão alguns passos para obter mais controle do relógio:

< b> Reconhecer o valor do seu tempo
bilionário John Paul Getty era um fumante de charutos de série até que ele percebeu que um dia -. baseado no que ele faria por hora - ele estava gastando o equivalente a US $ 50.000 por ano de fumar. Isso não era &'; t $ 50.000 em charutos; foi de US $ 50.000 em seu tempo!

Essa certeza traz para casa a frase, “ o tempo é dinheiro, &"; doesn &'; t it? De fato, pensar sobre as palavras que usamos para falar sobre o tempo. Nós passar
-lo, resíduos
-lo, e salvar
it – assim como dinheiro. Se você pensou em cada minuto do seu dia como sendo a pena, digamos, US $ 10, não iria o &'; t você olhar para aquele minuto de maneira diferente? Comece a apreciar o verdadeiro “ value &"; do seu tempo, e você vai começar a gastar seus minutos de forma mais sensata, resíduos
menos deles, e salvar
-se um monte de tempo.

Log seu tempo
Peço aos meus clientes de coaching para se tornar mais consciente de como eles gastam o seu tempo criando um registro que &';. s dispostos em incrementos de 15 minutos a partir do momento em que acorda até a hora de irem dormir. Você pode fazê-lo em um formato de tabela, ou você pode criá-lo no Excel. A chave é ser metódico e disciplinado sobre ele, levando o log ao redor com você, e lembrando-se de anotar o que você é “ verdadeiramente &"; fazendo cada segmento durante o dia de 15 minutos. Comece em uma manhã de segunda-feira e fazer isso durante uma semana inteira.

Here &'; s uma amostra log:

From………………………To………………………Activity

6:00………………………6:15…………………….Check e-mails a partir de Londres office

6:15………………………6:30…………………….Go para swim

6:30………………………6:45…………………….Get pronto para o trabalho

Etc.

21:30……………………21:45…………………..Read Finanças Report

21:45……………………22:00…………………..Put crianças na cama

Uma vez que você &'; ve criou um log por uma semana inteira, sentar-se com várias cores diferentes de marcadores, e atribuir uma cor a cada parte fundamental de sua vida. Por exemplo, você pode usar uma cor para o tempo da família, outro para o trabalho do cliente, e outras cores para o tempo gasto no trabalho administrativo, tempo de silêncio pessoal, desenvolvimento pessoal – o que quer que são as atividades-chave. Então, vá através de seu log, destacando cada segmento de 15 minutos com a cor apropriada.

No final, você terá uma clara “ com código de cores imagem &"; de como você gasta seu tempo. Quais as áreas de sua vida e atividades recebido mais atenção? Ao revisar os logs, pergunte a si mesmo estas perguntas:

1. Qual é o seu maior “ ah-ha &"; como resultado de registar o seu tempo?

2. O que você agrada mais quando você olha como você gasta seu tempo?

3. Que má administração do tempo os hábitos que você descobre?

4. Das cores você queria
para ver o mais (por exemplo, o tempo cliente, tempo da família, etc.), o que o impediu de passar o tempo nestas áreas-chave?

5. Agora que você ver onde você realmente gastar o seu tempo, o que &'; s o # 1 coisa que você quer mudar?

revisão não-Valor Agregado Atividades.
Muitos executivos descobrem que gastar tanto quanto 40% de seus dias em não-valor- atividades adicionais, como gerenciamento de e-mail ou telefonemas sem importância. Se isso &'; s você, também, tente estas estratégias:

1. Definir prioridades, e guardá-los impiedosamente
Quando alguém lhe pede para ajudá-los com alguma coisa, pergunte-se: “. Se eu fizer isso, vai levar tempo longe de minhas principais prioridades para o dia &"?; Se assim for, pergunte se você pode ajudar mais tarde.

2. Entenda o seu biorritmo.
Observe quando você tem quedas de energia durante o dia, e um plano para trabalhar em suas principais prioridades quando você tem mais energia.

3. Delegado, delegado, delegado.
Maioria dos meus clientes acham que podem delegar a maioria das tarefas administrativas para outros funcionários.

4. Planeje tempo foco dedicado.
Dê-se diretrizes de tempo específicos para a gestão de e-mail e /ou outras tarefas, e cumpri-lo. Deixe sua equipe saber que você vai trabalhar em e-mail entre, digamos, 8: 30-9: 00 am todas as manhãs, ou que você vai fechar sua porta e trabalhar sem interrupção a partir de 2: 00-4: 00 diariamente.

5. Obter software ativado por voz, e ditar seus e-mails.
Minha produtividade praticamente dobra quando eu ditar em meu computador em vez de digitar meus e-mails.

6. Instale um grande relógio em seu mural
tempo pode deslizar para a direita por se você don &';. T ficar ciente de quanto passes, enquanto trabalhava em uma tarefa.

7. Seja implacável sobre as reuniões.
Peça para ver uma agenda antes do tempo para certificar-se de que você realmente precisa para participar de uma reunião. Se sua equipe está perdendo tempo em reuniões, remover cadeiras de sala de reuniões. Se as pessoas têm de ficar, eu garanto reuniões vai ser curto, doce, e produtiva!

8. No final de cada dia, anote as suas três principais prioridades para o dia seguinte.
Quando você chega na parte da manhã, fazer mais nada até que você realizou sua tarefa # 1. Você vai começar o dia com um sentimento de realização que vai levá-lo para terminar suas outras prioridades.

9. Fazer uso do tempo ocioso.
Um dos meus clientes marcar uma reunião semanal regular com seu chefe em os EUA durante a sua viagem de 20 minutos de carro para o escritório todas as manhãs quinta-feira. Como você pode usar o tempo quando você &'; re esperando em algum lugar ou preso no trânsito Bangkok?

Boas habilidades de gerenciamento de tempo pode realmente lhe poupar tempo e dinheiro - por que não começar o seu “ plano de poupança &"; hoje Restaurant ?.