Ficar à frente da SOBRECARGA PAPERWORK

ficar à frente da papelada SOBRECARGA
por
Bill Cottringer

“ Mantendo-se com a sobrecarga de informação é como tentar saborear a água de uma mangueira de incêndio. &";
~ Anonymous.

Então, você acha que está sobrecarregado com a papelada em seu trabalho? Meu primeiro trabalho profissional foi um conselheiro em uma prisão de segurança máxima em Kentucky em 1970. Eu tinha uma carga de trabalho de cerca de 1.500 presos, sempre tentando manter-se (mas não sucedendo muito bem) com interminável relatórios diários, semanais e mensais sobre todos os tipos de coisas de visitação e de permissão escrita listas de boas-time Comentários com relatórios pré-condicional.

Nada na minha educação ou formação poderia ter me preparado adequadamente para lidar com o volume enorme de papelada necessária neste trabalho. E lembre-se, não há computadores naquela época. Tudo foi escrita mão longa e /ou transcrita e, em seguida, datilografadas e editadas.

O primeiro par de meses que eu passei a maior parte do meu tempo tentando ficar mesmo com a carga de trabalho — não ter qualquer tempo de sobra para a papelada — e reclamando sobre isso sem parar. Depois de algum tempo, um conselheiro velho e mais sábio me puxou de lado e aconselhou-me que se eu iria salvar alguns do tempo eu desperdicei reclamando sobre a papelada, eu teria mais tempo para fazê-lo. Então, eu tenho ocupado ser inteligente para conseguir essa montanha ornery da sobrecarga de papelada feito mais rápido e menos doloroso com listas de verificação simples que eu poderia preencher com as duas mãos e combinar três diferentes formas em um. Logo eu estava preenchendo todos os armários e eles foram me pedindo para abrandar

Ao longo dos anos a minha exigências burocráticas haven &';. T obtido qualquer mais fácil, mas há algumas coisas que eu &'; ve aprenderam a manter a sobrecarga de obter o melhor de mim. Aqui estão sete dicas práticas para descarregar um pouco da sobrecarga e manter o monstro papelada de obter o melhor de você:

1. Obviamente computadores ajudar, mas se você não for cuidadoso eles também podem criar mais trabalho e tornar-se a cauda que está abanando o cachorro em todo o lugar. Use a tecnologia de computador para simplificar a sobrecarga papelada, não torná-lo mais complicado.

2. Perceba que a multitarefa é um mito. Ao tentar multi-tarefa com a papelada, tudo o que você acaba fazendo é cinco coisas mal. Tome difícil, alta papelada prioridade para um lugar calmo onde você pode dar-lhe o seu foco completa sem interrupções irritantes ou pior ainda, outras pessoas &'; s prioridades. Terminar uma coisa de cada vez de acordo com uma lista de prioridades de baixo custo. E considerar sempre perguntando duas boas perguntas: (a) Qual é o custo de fazer isso? (b) O que será que vai dar?

3. Concordar ou não, a realidade é que as montanhas de papelada só obter maior com reclamando, preocupante, frustração, estresse e outros pensamentos e sentimentos negativos. Por mais difícil que possa ser, pesar o valor de se aproximar da montanha antes de você com uma atitude mais positiva e depois vê-lo ficar menor. Tal abordagem positiva, pode-fazer tem uma maneira de expandir o tempo e liberando energia para fazer mais em menos tempo.

4. Desacelerar e fazer certo da primeira vez; que leva muito tempo para voltar atrás e corrigir erros apressados. Lembre-se que lenta e constante fica mais feito do que inconsistente hiper-drive correria em jorros. O objetivo é usar o tempo de forma inteligente como um aliado em vez de tentar atacá-la como um inimigo de controlar.

5. Regularmente agendar pedaços significativos de tempo para baixo quando você pode se dedicar a atenção necessária para o mundano papelada chata, tediosa que tem uma maneira de se acumulando em sua mesa. Caso contrário, o won &'; t nunca ter feito apenas olhando para ele desejando que iria embora

6.. Avaliar continuamente a sua produtividade real sobre as prioridades, aberta e honestamente. Essas coisas podem obter facilmente derrotada por outras pessoas e' s prioridades se você deixá-los. A um padrão contra o qual julgar a prioridade de fazer qualquer coisa é, quanto valor para a empresa I contribuirá através do preenchimento deste

7. A maioria papelada envolve repetição desnecessária ou redundância que podem e devem ser eliminadas. Procure por desperdício e duplicação e mesclar o dobro de trabalho em um pedaço de papel. Destinam-se a obter o dobro feita em metade do tempo. Pessoalmente eu ver toda a montanha da sobrecarga de informação como um problema muito grave que está implorando para nós para resolver e simplificar.

Tente algumas destas sugestões e observar a si mesmo se o dobro do feito na metade do tempo. < . br>