Assuma o controle de seu projeto com Phase One - Conceito e Viabilidade - Parte 1

No mês passado discutimos a diferença entre um Ciclo de Vida "Business" e um ciclo de vida "Gerenciamento de Projetos" e trabalhando com a teoria de que cada projeto é um projeto dentro de outro projeto; o único projeto que somos responsáveis ​​e responsabilizados pelas é o nosso pedaço atribuído do projeto maior. Esta peça /projecto é agora sua prioridade número um

A partir de "Gerenciamento de Projetos pelos números..." Sabemos que há quatro fases do ciclo de vida para a gestão do projecto:.

Phase One - Conceito /Viabilidade
Phase Two - Organização /Calendário
Fase Três - Execução
Fase Quatro - Revisão /Auditoria

Quando o seu chefe te chama para o escritório e lhe diz que você tem seis meses e um milhão de dólares para fazer isso e aquilo, você realmente precisa ter certeza de que você pode fazê-lo, antes de concordar em ter sucesso.

Este é o lugar onde Phase One - Conceito /Viabilidade começa o seu Project Management Lifecycle e prepará-lo para ter sucesso; e se a sua peça for bem-sucedido, então você tem feito tudo o que você pode, possivelmente, para o sucesso do projeto maior

Vamos rever as tarefas na Fase Um - Conceito /Viabilidade

• Projeto Cliente Definição
• Functional Review Team
• Kick-off Meeting
• Plano de Comunicação
• Objetivo Definição
• Definição Documento de Projeto
• Plano de Gerenciamento de Projetos
• Equipe do Projeto Tempo e Estimativas de Custo +/- 50%
• Acordo para prosseguir com Projeto Cliente

Este mês vamos discutir os cinco primeiros das tarefas, começando com:

Definição do Projeto Cliente

Quem é o meu projeto cliente? Get que respondeu, e você terá a Cadeia de acordo estabelecido e aumentou suas chances de sucesso em 90%.

As probabilidades são que você pode descobrir que as políticas organizacionais têm impulsionado o tempo eo custo do projeto, eo objetivos são apenas visionário e sem muitos detalhes.

Quando você e seus membros da equipe funcionais definir os objetivos que você entendê-los e, em seguida, calcular o tempo eo custo com base na experiência sobre o assunto da equipe, mais frequentemente do que não, não vai haver uma discrepância que precisa ser discutido e compreendido pelas equipes de gerência sênior nível e comitês.

Nós todos sabemos que é preciso haver um pouco de estadista em cada Gerente de Projeto, mas trazendo tempo, custo e objetivas mudanças e questões para o mais antigo da gestão deve ser deixada para os políticos profissionais muito bem pagos, e em nosso caso, este é o nosso cliente do projeto
Lembre-se, o cliente do projeto é dono do seu projeto; você possui o trabalho que você concorda que você e sua equipe pode fazer.

Equipa de Avaliação Funcional

Como você compartilhar os membros da equipe com outros projetos, muito bem sabendo que você não tem qualquer autoridade formal real ( a capacidade de disparar e suborno) sobre eles, é imperativo que você gasta o tempo necessário com cada pessoa afectada na sua equipa de forma a obter-se um morno e distorcido que o indivíduo vai seguir, embora com todas as tarefas atribuídas.

Para ser um membro da equipe produtiva, cada pessoa precisa ter o tempo disponível necessário exigido deles por seu projeto, juntamente com a unidade, desejo, habilidades e experiência sobre o assunto.

Reúna-se com todos em sua equipe antes de qualquer tomada de compromisso, se apenas para conhecê-los um pouco e se seu projeto é virtual, pelo menos pegar um telefone e chamá-los. Deixando esta muito importante componente da gestão do projecto para uma introdução e-mail está pedindo para ter problemas.
O tempo que você gasta na frente com os membros individuais da equipe vai voltar dez vezes durante a fase de execução, quando você precisar deles mais .

Kick-off Meeting

A reunião de lançamento é o lugar onde você pode finalmente discutir o que você sabe (ou pensa que sabe) sobre o seu projeto com qualquer e todas as partes do seu projeto.

Convide seu cliente do projeto, os membros da equipe, chefe e qualquer outra pessoa que você pode pensar que pode contribuir para a compreensão e definição do seu projeto.

A reunião de lançamento também estabelece como o Project Manager e permite-lhe estabelecer a "Cadeia de acordo" do seu projeto como este é o momento perfeito para quaisquer mal-entendidos (o que levará a entendimentos) dos papéis e responsabilidades de todos daqui para frente.

Sempre que possível esta reunião deve ser um-em-um, para reservar uma sala de conferência e fazer uma apresentação. Se o projeto for virtual, em seguida, uma chamada de conferência está em ordem, mas apenas o envio de um pacote de slides e esperando que todos interpreta da mesma forma, é totalmente inadequada.

Você quer que todos sejam participantes e fazendo perguntas para que abertura e clareza governar o projeto. A reunião de lançamento é a comunicação em grupo momento começa realmente.

Plano de Comunicação

Como todos os envolvidos em seu projeto vai se comunicar com você, e uns aos outros, precisa ser estabelecido até frente no início do seu projeto.

A publicado plano de comunicação sobre a forma como você espera que todos se comuniquem deve ser apresentado na reunião de kick-off e, em seguida, transportado ao longo do projeto.

Má comunicação é a razão número um que os projetos falham, assim que começar tudo no papel na frente permite a discussão e negociação necessário para a comunicação aberta.

Objetivo Definição

Como você pode trazer o tempo e as estimativas de custos de volta para seu cliente do projeto se os objectivos não foram definidos (e acordou-a) por todos os envolvidos? Você não pode!

Seu trabalho como Gerente de Projeto é para gerenciar o processo de definição objetiva, apresentação e acordo. Para conseguir isso, você e seu cliente do projeto tem que ser na mesma página com os objectivos.

Se definição objetiva com o seu cliente Project não é possível, em seguida, perguntar a sua equipe o que eles acham que os objectivos dizer, como pode ser visto dentro de suas áreas de especialização. Em seguida, construir uma apresentação e levá-la de volta para o seu cliente do projeto para um acordo.

Em Conclusão. . .

No próximo mês vamos discutir as quatro tarefas finais da Fase Um. - Conceito /Viabilidade e re-estabelecer a absoluta necessidade de acordo entre você e seu cliente do projeto antes de prosseguir para o planejamento detalhado

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